Офис-менеджер осуществляет полный контроль, прием и подсчитывание всего объема документации, а также личных заявлений, которые адресованы директору компании. После проверки и подсчета всех экземпляров данный работник должен отнести их на подпись.

Документационное обеспечение отделения

Проставление печати с гербом на всех договорах и приказах.
Осуществление работы с разнообразной документацией, которая заключается в подготовке, согласовании проекта. Офис-менеджер должен не только принимать участие в оформлении и дополнении документации, но и доводить до сведения сотрудников ее содержание, расшифровывать непонятные детали и уметь объяснять все аспекты, о которых у людей могут появиться вопросы. Также иногда данный сотрудник должен вести статистику выполнения и эффективности различных нововведений, если этого требует руководство.
Полное оформление всей входящей корреспонденции. Офис менеджер взаимодействует с письмами, сообщениями и уведомлениями. Он обязан принять и зарегистрировать информацию в полном объеме, а затем передать адресату. При необходимости он добавляет информацию в отчетную документацию, а в некоторых случаях осуществляет ее сбор и хранение, а также несет ответственность за конфиденциальность и сохранность всей поступившей документации.

Дополнительные обязанности

Отправка и гарантия получения документации по электронным и почтовым адресам, а также распоряжение и курирование курьерской доставки.
Присутствие на совещаниях с целью записывания или съемки всех происходящих на них событий, а также оформление полученных данных в наилучшем виде, их передача должностным лицам.
Оформление по предварительному приказу доверенностей на должностных лиц, разрешающих им получать определенную корреспонденцию или осуществлять другие действия.
Осуществление работ по копированию и размножению документации в печатном виде, а также контроль за сохранностью и правильным распределением всех экземпляров.
Подготовка проектов и шаблонов писем, если поступает распоряжение генерального директора. Также в обязанности офис-менеджера входит формирование и отправка различных запросов, если это необходимо и существенным образом влияет на деятельность компании.
Печать служебных материалов, а также формирование базы данных, ее распределение и расширение новыми подразделами.

Обязанности, схожие с работой секретаря

Постоянное нахождение на рабочем месте с целью своевременного приема звонков, записи всех полученных данных или перевода вызова на телефоны тех сотрудников, которым он предназначен.
Фиксирование информации, которая направлена лично генеральному директору, ее запись в цельном виде, последующее хранение и передача.
Подготовка мероприятий внутри компании по поручению генерального директора. Это касается информирования сотрудников и организации помещений, приобретения необходимых предметов для полноценного проведения совещаний или других аналогичных мероприятий, что определяет должностная инструкция офис-менеджера по продажам.

Важные и неотложные поручения

Организаторская деятельность на проектах, посвященных встречам клиентов, гостей или посетителей компании.
Заказ билетов для поездок сотрудников, бронирование гостиничных номеров, слежение за протеканием командировок, своевременное реагирование на сообщения о неудобствах в пути или возникающих осложнениях, исправление неполадок, а при необходимости оповещение о проблемах других сотрудников или генерального директора.

Действия внутри офиса

Своевременный заказ воды для возможности ее употребления всеми сотрудниками в любом количестве.
Каждый квартал следует осуществлять заказ канцелярии. Для этого офис-менеджер проводит опрос сотрудников и осмотр рабочих мест для выявления недостатков в определенных вещах, а впоследствии проводит закупку всех деталей. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.
Оформление подписки на деловые или научные издания, которые необходимы для развития компании или для конкретных сотрудников, пожелавших получать корреспонденцию на рабочем месте.
Прием и оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений, а также всех платежных документов, касающихся оплаты коммунальных счетов, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями бухгалтера.
Организация мер безопасности, касающихся как работы сотрудников, так и соответствующей техники на производстве, контроль за их соблюдением.

Офис-менеджер контролирует работу некоторых сотрудников

В обязанности офис-менеджера входит контроль за деятельностью таких сотрудников:

Водителя. При взаимодействии с данным работником офис-менеджер должен принимать и вести учет всех заявок, которые предопределяют необходимость использования машины, а также формировать график и скорость функционирования службы доставки.
Курьеров.
Уборщицы.

Обязанности офис-менеджера в качестве участника трудового коллектива

Выполнять предназначенные для него обязанности добросовестно, не отступать от внутреннего распорядка коллектива, норм трудового права, а также морально-этических принципов. Это определяют должностные инструкции офис-менеджера.
Соблюдать трудовую дисциплину и все предписания, которые составлены и озвучены руководством компании.
Своевременно и неукоснительно соблюдать все поступающие распоряжения от администрации и руководителя, который постоянно оформляет и доносит до офис-менеджера список его обязанностей и необходимые действия на каждый день, что предусматривает должностная инструкция офис-менеджера отдела продаж.
Использовать все отведенное на работу время для добросовестного труда, не отступая от собственных обязанностей.
Выполнять все задания в установленные сроки и с надлежащим качеством. Часто помимо осуществления трудовой деятельности офис-менеджер вынужден заниматься составлением отчетной документации, поэтому необходимо всегда вести учет выполненных дел и записывать их в установленном порядке, что предписывает должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика.

Важные обязанности

Заниматься уборкой в целях сохранности собственного рабочего места в чистоте и порядке. Также офис-менеджер ведет контроль за своевременной уборкой служебных помещений. Он вынужден контролировать соблюдение порядка хранения отчетной и проектной документации, при необходимости самостоятельно систематизировать все материалы. Это предопределяют должностные инструкции офис-менеджера.
Аккуратно и эффективно применять предоставленную оргтехнику, компьютеры, любые другие устройства. направляя их работу только на цели компании, не осуществляя личные дела через технику, которая предоставлена компанией. Так поступать предписывает должностная инструкция секретаря офис-менеджера.
Экономно и с пользой расходовать предоставленные материалы и другие ресурсы, применять их только для пользы фирмы и достижения высоких результатов от собственной трудовой деятельности и работы других сотрудников предприятия. Должностная инструкция офис-менеджера, образец которой показывает все предписания по работе данного сотрудника, подтверждает, что он должен не просто работать, но и приносить максимальную пользу компании.
Соблюдать и следить за выполнением норм и предписаний по охране труда, обеспечению безопасности на рабочем месте для каждого сотрудника, что определяет должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.
Не применять для осуществления публицистических или научных публикаций, выступлений сведения, которые получены в силу служебного положения, пи просмотре документов, являющихся собственностью компании. Нельзя использовать информацию, разглашение которой может повлечь за собой материальный ущерб для компании или испортить ее репутацию. Это предусматривают должностные инструкции офис-менеджера.

Права

Получать информацию, а также конфиденциальные данные для необходимых действий в рамках служебных полномочий и при руководстве начальства.
Требовать от различных сотрудников доработки или переделки документов, которые были оформлены с ошибками, содержат неверную информацию.
Осуществлять контроль и подтверждение документов в рамках собственной компетенции и назначенных руководителями полномочий.
Представлять начальству требования об улучшении условий для самостоятельной работы, а также трудовой деятельности других сотрудников. Офис-менеджер может вносить предложения не только по поводу деятельности конкретного работника или отдела, но и касательно работы всей компании.
Требовать предоставления надлежащих условий для обеспечения сохранности всех документов и возможности гарантировать конфиденциальность информации и осуществляемых действий, если их необходимо скрыть от конкурентов.
Принимать решения по поводу деятельности определенных людей в компании в рамках собственной компетенции и вверенных полномочий.
Распределять финансовые или должностные поощрения, а также применять наказания к тем сотрудникам, которые подчиняются офис-менеджеру. Для осуществления данных действий необходимо предварительное разрешение генерального директора.

Офис-менеджер обязан четко и правильно выполнять свои обязанности, осуществлять деятельность на благо компании. Всю работу он делает для того, чтобы систематизировать и упростить деятельность других сотрудников, а также донести до сведения генерального директора или его заместителя успехи или ошибки в работе других сотрудников.

Наиболее привычные российскому обывателю формы ведения бизнеса - это ООО, ЗАО и ОАО. Однако Гражданский кодекс РФ разрешает осуществлять предпринимательскую деятельность в рамках еще нескольких примечательных статусов. Один из них - товарищество на вере.

Определение понятия

Итак, бизнес в России может вестись в рамках нескольких организационно-правовых форм, одна из которых - товарищество на вере. Его статус закреплен в Гражданском кодексе, где сказано, что это объединение (между физическими лицами или организациями), которое основывается на обоюдном доверии и при этом не нуждается в однозначно строгом юридическом закреплении отношений. Наряду с обычными участниками - предпринимателями - товарищество на вере включает в себя лиц особого статуса - вкладчиков. Они возлагают на себя риск возможных убытков, которые связаны с бизнесом в рамках данной правовой формы, но не более сумм вкладов. Эти лица не участвуют в предпринимательской деятельности товарищества. Другое название вкладчиков - коммандитисты. Этим обусловлено второе официальное наименование товарищества на вере - коммандитное.

Особенности ОПФ

Вклады, предусмотренные данной правовой формой ведения бизнеса, могут быть осуществлены не только в виде денег, но и, например, посредством предоставления в пользование товариществу складов, офисов, автомобилей. Коммандитисты, таким образом, могут положительно влиять на улучшение инфраструктуры бизнеса. Эксперты отмечают, что нередки случаи, когда благодаря работе вкладчиков у товарищества появляются дополнительные инвесторы и партнеры. Вместе с тем, коммандитисты должны быть уверены в тех людях, которым они передают денежные средства. Товарищество действует на основании учредительного договора.

Подробнее о вкладчиках

Товарищество на вере - это прежде всего бизнес. Поэтому многое в работе данной правовой формы предпринимательства зависит от оборота капиталов, а значит, от непосредственной деятельности коммандитистов - вкладчиков. Последние вносят имущественные взносы, направленные на пополнение уставного капитала компании, основанной на доверии. Внесение денег коммандитистом подтверждается свидетельством, которое он получает на руки. Согласно ГК РФ, коммандитист наделен целым рядом прав. Он может получать часть выручки товарищества соотносительно доле вклада в уставном капитале. Коммандитист вправе изучать годовые отчеты и финансовые документы о деятельности фирмы. Он может передавать собственную долю в уставном капитале (полностью или частично) другим вкладчикам. В ГК РФ также сказано, что в учредительный договор товарищества на вере могут быть включены другие права коммандитиста. Некоторые эксперты считают, что подобная правовая форма ведения бизнеса особенно удобна для лиц, готовых предоставлять кредиты.

Специфика ответственности и управления

Ряд юристов полагает, что товарищество на вере - это в некотором роде промежуточный формат бизнеса. С одной стороны, оно похоже на ООО. С другой, имеет ряд признаков, характерных для полного товарищества. Один из отличительных показателей - ответственность. В коммандитном товариществе участники отвечают своим имуществом согласно уставу. Вкладчики - носители только лишь ограниченной ответственности (в рамках доли, которая инвестирована в общий капитал). В свою очередь, непосредственные предприниматели, входящие в товарищество на вере, несут полноценную имущественную ответственность. Стоит отметить, что коммандитисты не наделены правом управлять бизнесом - они лишь могут получать прибыль.

Кому удобно пользоваться

Как полагают некоторые эксперты, коммандитное товарищество, которое впервые было закреплено законом еще в 1991 году, не обладает большой популярностью в России. Однако, несмотря на это, многие предприниматели используют эту форму ведения бизнеса в силу некоторых ее преимуществ. Во-первых, товарищество на вере может быть сформировано при минимальном количестве входящих в него участников. Достаточно двух: первый будет вести бизнес, второй - являться вкладчиком. Во-вторых, товарищество на вере - универсальный, по мнению ряда юристов, инструмент. С одной стороны, он может привлечь внимание обеспеченных инвесторов, которые рады вложить деньги в прибыльный бизнес. С другой, стать участником товарищества могут люди, не обладающие большими финансовыми возможностями, но способные предложить рынку интересную, коммерчески значимую идею.

О полном товариществе

Люди, которые входят в товарищество на вере, делятся на две категории. Первые - это предприниматели, которые ведут как таковые дела. Вторые - вкладчики, которые обеспечивают работе первых финансовую поддержку. У предпринимателей есть оформленное законом наименование - «полные товарищи». Этот термин дал название одной из правовых форм ведения бизнеса - полное товарищество. Оно достаточно близко к коммандитному как с точки зрения фактической структуры, так и в плане правового регулирования. Полное товарищество и товарищество на вере, в принципе, регулируются общими или соседствующими разделами ГК РФ. Главное отличие первого от второго - в роли коммандитистов. В полном товариществе людей с этим статусом нет - вкладчиками являются сами участники, они же несут ответственность своим имуществом. Выручка и расходы полного товарищества должны распределяться между создателями этой формы бизнеса согласно их долям в капитале.

Сравнение полного товарищества и ООО

Полное товарищество, с одной стороны, имеет признаки схожести с обществом с ограниченной ответственностью, с другой, имеет принципиальные отличительные особенности. Проведем небольшой сравнительный анализ этих двух правовых форм ведения бизнеса. Во-первых, очень отличаются требования к ответственности. Участники ООО вообще не несут никаких имущественных обязательств, а предприниматели в полном товариществе делают это в полной мере. Более того, эта обязанность закрепляется за ними в течение двух лет после выхода из бизнеса, а также действует солидарный принцип: если у организации не хватит денег в капитале, то отвечать участники будут имуществом. Во-вторых, ООО может иметь любое название, которое не запрещено законом, а наименование товарищества - только имена участников (к которым может присоединяться словосочетание «и компания»). В-третьих, есть отличия в уставном капитале. Если для ООО его минимальный размер - 10 тыс. руб., то для полного товарищества величина законом не установлена. Участники определяют его сами в договоре. Один гражданин может создавать несколько ООО, но только одно полное товарищество.

Особенности регулирования

Интересно, что оба вида товариществ: полное и на вере - регулируются одними и теми же нормами ГК РФ. Требования к учредительному договору, например, одни и те же: должны быть указаны данные о величине вкладов. Как было сказано выше, в товарищество на вере входят полные товарищи - они выполняют фактически те же функции, как если бы участвовали в деятельности фирмы с созвучным правовым статусом. Главный разграничивающий две формы ведения бизнеса критерий - работа коммандитистов. В той разновидности товарищества, что на вере, вкладчик - это не принимающий активного участия в управлении бизнесом инвестор. Таким образом, здесь есть, условно говоря, «банк» и «клиент». В полном же товариществе коммандитиста нет вообще - его функции вбирают в себя участники. У «клиента» в этом случае есть свои деньги, он не обращается к «банку».

Управление в товариществе на вере и ведение дел.

Товарищество на вере

Товарищество на вере (коммандитное товарищество) – товарищество, в котором наряду с участниками, осуществляющими от имени товарищества предпринимательскую деятельность и отвечающими по обязательствам товарищества своим имуществом (полными товарищами), имеется один или несколько участников – вкладчиков (коммандитистов), которые несут риск убытков, связанных с деятельностью товарищества, в пределах сумм внесенных ими вкладов и не принимают участия в осуществлении товариществом предпринимательской деятельности (п. 1 ст. 82 ГК РФ).

Вкладчиками могут быть любые физические и юридические лица.

Лицо может быть полным товарищем только в одном товариществе на вере.

Участник полного товарищества не может быть полным товарищем в товариществе на вере.

Положение полных товарищей в товариществе на вере определяется правилами Кодекса об участниках полного товарищества.

Учредительным документом товарищества на вере является учредительный договор, который в соответствии с п. 1 ст.83 ГК РФ подписывается всеми полными товарищами.

Учредительный договор должен содержать сведения, указанные в ст.83 ГК РФ.

В товариществе на вере управление его деятельностью осуществляется только полными товарищами. Порядок управления и ведения дел полными товарищами регулируется правилами, установленными ст.ст.71 и 72 ГК РФ о полном товариществе (п.1 ст.84 ГК РФ).

Вкладчики не вправе оспаривать действия полных товарищей по управлению и ведению дел(п.2 ст.84 ГК РФ).

Пункт 1 ст.85 ГК РФ закрепляет обязанность вкладчика внести вклад в складочный капитал, что удостоверяется свидетельством об участии, выдаваемым вкладчику товариществом.

Вкладчик имеет следующие права:

1. В порядке, предусмотренном в учредительном договоре, получать часть прибыли товарищества, которая причитается на его долю в складочном капитале.

2. Знакомиться с годовыми отчетами и балансами товарищества.

3. По окончании финансового года выйти из товарищества и получить свой вклад в порядке, предусмотренном учредительным договором.

4. Передать свою долю в складочном капитале или ее часть другому вкладчику или третьему лицу. При этом передача всей доли прекращает участие данного вкладчика в товариществе (п.2 ст. 85 ГК РФ).

Ликвидация товарищества на вере. Товарищество на вере ликвидируется, если из него выбыли все вкладчики. ГК РФ предусматривает, что полные товарищи вместо ликвидации вправе преобразовать товарищество на вере в полное товарищество (п.1 ст.86 ГК РФ).

Товарищество на вере ликвидируется также по тем основаниям, по которым ликвидируется полное товарищество. Но, в отличие от полного товарищества, товарищество на вере сохраняется, если в нем остаются по крайней мере один полный товарищ и один вкладчик.

Заключение

Практически хозяйственные товарищества не создаются в Российской Федерации по целому ряду причин, которые можно легко выявить из норм главы 4 ГК РФ:

– во-первых, дополнительная (субсидиарная) имущественная ответственность участников при недостаточности имущества самого товарищества;

– во-вторых, дополнительную имущественную ответственность несут как выбывшие полные товарищи, так и вновь вступившие;

– в-третьих, полные товарищи вправе передать свою долю в складочном капитале или ее часть другому участнику товарищества либо третьему лицу, но только с согласия остальных его участников;

– в-четвертых, невозможность выхода для полного товарища из товарищества в любое время.

Кроме того, граждане и юридические лица не заинтересованы и в создании товарищества на вере, и в участии в нем в качестве вкладчиков в связи с серьезными ограничениями их прав при управлении товариществом.

Тема: «Хозяйственные общества»

Введение

Учебные вопросы:

1. Общество с ограниченной ответственностью.

2. Общество с дополнительной ответственностью.

3. Акционерное общество.

Открытие бизнеса