П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.
Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.
Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.
Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.
Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени
Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.
Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.
Зачем вести учет рабочего времени
Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:
- Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
- Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
- Определять время окончания работы.
- Выявлять прогульщиков.
- Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.
На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.
Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:
- человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
- форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.
Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.
Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.
Методы контроля рабочего времени
Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.
Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:
- выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
- телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
- скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
- содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
- присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.
Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.
Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:
- итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
- промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
- периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
- избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.
Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.
Способы контролировать рабочее время
Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.
Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.
Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.
Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.
Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.
Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.
IT-решения для контроля рабочего времени
Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.
Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.
Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.
Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:
- нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
- работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
- сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
- сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.
Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.
Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.
Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени
При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.
Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.
Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.
Особые случаи контроля рабочего времени
Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.
Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.
В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.
Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.
Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.
Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.
Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.
«Проглоти лягушку»
Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.
Техника «Workstation Popcorn»
Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.
«Должен, следует, хочу»
Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:
- Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
- Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
- Что я хочу сделать для собственного удовольствия?
Focus@Will
Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы focus@will , созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.
«Не прерывайте цепочку»
Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей . Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.
«Биологический пик»
В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.
Методика «Flowtime»
LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:
- Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
- Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
- Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
- Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.
Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.
Теги: Добавить метки
Жизнь в больших городах ставит трудные задачи: необходимо приспосабливаться к меняющимся условиям труда, ускоренному темпу, напряжённому графику. Из-за этого буквально каждый сотрудник испытывает стресс на рабочем месте. Это негативно влияет на концентрацию и способность быстро принимать решения. Ситуацию во многом определяет и микроклимат в коллективе, от которого наполовину зависит психологическое состояние человека на работе.
Открыв англо-русский словарь, то увидим, что слово «stress» переводится как «нажим, напряжение или давление». Действительно, во время рабочего стресса мы внутренне напряжены и порой ощущаем, что на нас буквально давят события и обязательства. Однако обойтись без этого состояния нельзя. Оно символизирует естественную реакцию организма на трудную ситуацию, которая нас активизирует для преодоления негативных эмоций.
Причины профессионального стресса
Существует много причин, по которым у человека возникает стресс во время трудового дня. Чаще всего это перегрузка, тяжёлый график или наоборот, большое количество свободного времени. Также сильно влияют отношения с коллегами и начальством, физические условия (вряд ли постоянный шум или душное помещение поспособствуют отличной работоспособности и хорошему самочувствию).
на рабочем месте, часто кроется в нашем образе жизни. Плохое питание, недосыпание, замкнутость и угрюмость, общий негативный настрой - эти и другие факторы являются распространенными причинами потери контроля над собой.
В профессиональной деятельности нас одолевают страхи, особенно когда мы только недавно вышли на работу и ещё не полностью влились в коллектив. Прежде всего это боязнь быть уволенным, допустить ошибку при выполнении важного поручения, страх быть непонятым и просто мысли о невозможности справиться с работой. Как видим, природа профессионального стресса многолика, и его преодоление требует работы над собой.
Признаки стресса
Поскольку причины стресса кроются во многих факторах, то и признаки отличаются разнообразием. Из физических проявлений встречаются:
- боль в голове;
- головокружение;
- зубная боль;
- повышенное сердцебиение;
- усталость;
- бессонница.
Психологически человек ощущает:
- беспокойство;
- гнев;
- страх;
- навязчивые состояния тревоги;
- раздражительность;
- бессилие.
Сотруднику присущи частые смены настроения, повышенная чувствительность или замедленная реакция, апатия. Поведение человека при стрессе может быть непредсказуемым: он или переедает или ничего не ест, принимает алкоголь или выкуривать сигарету за сигаретой. Желательно не оставлять такого человека одного, а обеспечить ему моральную поддержку. В такие моменты она необходима человеку.
Роль здорового микроклимата
Здоровый микроклимат в коллективе — основное условие для отсутствия стресса
При хорошем общении сотрудник становится увереннее в себе, он чувствует поддержку, поэтому быстрее находит в себе силы для сосредоточения на важном деле. Социальная изоляция и отстранённость от коллектива совсем не приводят к хорошим результатам. Иногда даже просто важно выговориться, а если держать всё в себе, то стресс может перейти в затяжную депрессию. Достаточно начать хотя бы радоваться пустякам, например, случайному комплименту на работе.
Определите для себя, что у вас вызывает напряжение, постарайтесь не взваливать на себя кучу обязанностей, которые вам непосильны. Расставьте приоритеты. Будьте дружелюбнее с коллегами, даже если раньше они вам казались неприятными людьми. Рано или поздно всё равно придётся искать точки соприкосновения, почему бы это не сделать сейчас? В итоге вы легче преодолеете напряжение на работе, почувствуете прилив сил.
Распределяйте время и объём работы
Если с микроклиматом всё в порядке, а вы чувствуете себя подавленным и не можете сосредоточиться на работе, обратите внимание как вы планируете свой день. Чёткое распределение времени поможет вам лучше разобраться в том, что нужно выполнить сегодня, а что лучше отложить на завтра. Выполняйте все задания руководства поочерёдно. В конце концов никогда не зазорно попросить помощи у коллег, возможно потребуется перераспределить обязанности, это избавит вас от необходимости заниматься рутинными делами в одиночку.
Когда объём поручаемой вам работы превышает ваши возможности, тогда стоит осмелиться и сказать «нет», спокойно аргументируя отказ. Иначе качество труда заметно пострадает и закономерно последует неприятный разговор с руководством. Взявшись за рабочее задание, найдите время для кратковременного отдыха.
Правильная организация рабочего процесса
Правильная организация рабочего места с учетом анатомии
Внимательный подход к организации труда поможет посмотреть на работу по новому. Вы почувствуете, что влияете на обстоятельства, взяв под контроль даже небольшое рабочее пространство. В конце дня уберите с рабочего стола лишние бумаги, документы, инструменты, мусор. Вы увидите как оно преобразиться. Кому-то легче, когда на столе так называемый «творческий беспорядок», однако не все из нас писатели и художники, верно?
Каждый вечер планируйте следующий день, расставляя приоритеты каждому делу. Обязательно соблюдайте обеденные перерывы, это время законно даётся для отдыха, и его нужно использовать сполна. Одна выпитая чашка чая или кофе в компании коллег по работе может в корне поменять настроение на оставшуюся часть дня.
Важно то, чем вы занимаетесь после работы. Далеко не все позволяют тратить это время на себя из-за напряжённого графика, однако прогулка по улице или кратковременное занятие спортом значительно улучшит ваше состояние. Физические упражнения - прямая дорога к отличному самочувствию и победе над стрессом. Помните, преодоление стресса требует правильного питания и полноценного отдыха.
Меняйте отношение к реальности
Позитивное мышление защитит от стресса в любой обстановке
Говоря словами известного канадского врача , стрессом называется то, как человек воспринимает случившееся. Уже древние философы утверждали, что мы реагируем не на события, а на наши мысли о них. Поэтому важно поменять в первую очередь отношение к ситуации, поверить, что вы справитесь с трудностями. Нужно научиться управлять стрессом и понять, что случившееся - лишь определённый этап личностного роста, который положительно повлияет на нашу дальнейшую жизнь.
Мыслите позитивно, откажитесь от категорий «всё или ничего», которые нас приучают к психологии неудачника. Для этого научитесь получать удовольствие от процесса, концентрируйтесь на положительном итоговом результате. Оптимизм и знание о том, как достичь нужного результата на работе - это ключ к тому, чтобы ощутить прилив сил, преодолеть стресс и другие психологические проблемы.
Старайтесь управлять эмоциями. Попробуйте мыслить в другом ракурсе - сосредоточтесь не на стрессе, а на решении проблемы, которая привела к нервному напряжению. Чем лучше у вас эмоциональный самоконтроль, тем легче вы справитесь с профессиональным стрессом. Больше смейтесь и игнорируйте негативные моменты. Это разрядит атмосферу в коллективе и улучшит обстановку на рабочем месте.Но злоупотреблять смехом не стоит. Не шутите над коллегами и над руководством, чтобы не получить колкости в свой адрес.
Эмоциональный самоконтроль: основные моменты
Чтобы развить эмоциональный самоконтроль во время работы, важно помнить, что он включает в себя четыре компонента:
- Самосознание. Человек осознаёт свои эмоции и то, насколько они влияют на принятие решений.
- Самоуправление. Это контроль эмоций и поведения, способность приспосабливаться к меняющимся ситуациям.
- Общественное сознание. Человек умеет осознавать, понимать и реагировать на эмоции окружающих. Такое сознание формирует отношения в коллективе, комфортное нахождение среди других людей.
- Управление отношениями. Показатель того, насколько хорошо вы находите общий язык с другими людьми в различных обстоятельствах, насколько экологично справляетесь с конфликтами.
Итоги
Победить стресс на рабочем месте возможно самостоятельно при помощи осознанного отношения к распорядку дня, распределению сил. Здоровые отношения в коллективе и помощь психолога даст необходимую в этот момент поддержку.
Научитесь самостоятельно решать вопросы, проявлять инициативу и честно выстраивать отношения с руководством и коллегами. Учитесь спокойно и гибко относиться к постоянно меняющемуся положению дел.
Рабочие процессы SharePoint - готовых рабочих мини приложения, которые ускорить и автоматизировать широкий набор бизнес-процессов. Рабочие процессы варьируются от сбор подписей, отзывы и утверждения для документа или план для отслеживания текущее состояние повседневных процедуры. Чтобы сэкономить время и силы и перенести единообразия и эффективности для задачи, которые можно выполнять регулярно предназначены рабочие процессы SharePoint.
Что такое рабочие процессы SharePoint?
Всем наверняка известно, что такое блок-схема. Это графическая схема процесса, из которой ясно, что происходит на каждом его этапе.
Рабочий процесс SharePoint напоминает автоматизированную блок-схему, которая снижает трудозатраты и исключает догадки и случайности в стандартных рабочих процессах.
Например, рассмотрим процесс утверждения документа, представленный на рисунке. При выполнении вручную он требует постоянных проверок, отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, причем заниматься этим пришлось бы лично вам или вашим коллегам. Таким образом, вам пришлось бы выполнять много лишней работы и, что даже важнее, постоянно отвлекаться.
Однако при использовании рабочего процесса утверждения документов SharePoint для запуска процесса, все, проверку и отслеживания и вывести напоминание и пересылка выполняется рабочий процесс, автоматически. Если кто-то отстает от завершения задачи или некоторые другие толку возникает, большая часть включены рабочие процессы создания уведомления сообщить о нем. В группе неавторизованного заблаговременное контролировать процесс, так как рабочего процесса SharePoint, процесс всегда заблаговременное отслеживающих сам.
Запустить рабочий процесс SharePoint легко. Выберите нужный тип рабочего процесса, укажите подходящие параметры, а остальное сделает рабочий процесс. При этом рабочий процесс в любой момент можно отменить или завершить.
Какие процессы можно автоматизировать с помощью рабочих процессов SharePoint?
Каждый тип рабочего процесса включены act как шаблон. Добавление версии рабочего процесса для одного списка или библиотеки или для целого семейства сайтов укажите параметры и для этой версии необходимые изменения с помощью формы запуска . Эти параметры и параметры включают кто рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задачи, как может запускаться рабочий процесс, кем и когда, инструкциям, чтобы включить в уведомления о задаче и т. д.
Важно: По умолчанию рабочие процессы "Утверждение", "Сбор отзывов" и "Сбор подписей" не активированы и не отображаются в списке Выберите шаблон рабочего процесса в форме связи. Чтобы их можно было использовать, администратор сайта должен активировать их на уровне семейства сайтов.
Существует пять типов готовых рабочих процессов.
Утверждение (направление документа или элемента для утверждения или отклонения)
Сбора отзывов (направление документа или элемента для отзывов)
Сбор подписей (направление документа, книги или формы для получения цифровой подписи)
Трехэтапный рабочий процесс (отслеживание проблемы, проекта или задачи трех этапов или фаз)
Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Может использоваться для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов - поддержки проблемы, потенциальных покупателей и задачи проекта, например.
С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс рассчитан на работу с шаблоном списка "Отслеживание вопросов", но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец "Выбор" с тремя или более значениями.
Утверждение публикации (автоматизация маршрутизации контента для проверки и утверждения)
У кого будет возможность добавлять и запускать рабочие процессы SharePoint?
Чтобы добавить или запустить процесс, пользователь должен иметь нужные разрешения на работу со списком, библиотекой или семейством веб-сайтов, для которых выполняется процесс.
Добавление рабочего процесса По умолчанию необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы Добавить рабочего процесса. (По умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется).
Запуск рабочего процесса
Кроме того по умолчанию, необходимо разрешение на изменение элементов для запуска
рабочего процесса, который уже добавлены. (Группы "Участники" и группы владельцев имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; группы "" посетители "" Нет).
Кроме того владельцы можете настроить определенные рабочие процессы, чтобы можно было запущено только
члены группы владельцев.
Как добавить и запустить рабочий процесс SharePoint?
На указанной ниже схеме приводится общее представление стандартных этапов планирования, добавления, запуска и изменения рабочих процессов SharePoint. Далее каждый этап рассматривается более подробно.
Планирование Когда вы используете форму запуска, чтобы добавить вашу версию рабочего процесса, вам следует знать, какие параметры нужны и какие сведения должны быть доступны.
Добавление Чтобы добавить нужную версию рабочего процесса для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, введите данные в форму запуска.
Запуск Запустите рабочий процесс для любого документа или элемента списка или библиотеки вручную или в автоматическом режиме. (При запуске вручную имеется возможность изменить параметры формы связи рабочего процесса в сокращенной версии формы запуска .) При запуске рабочего процесса создаются задачи, выполняется рассылка уведомлений и начинается отслеживание действий и событий.
Отслеживание Когда процесс запущен, на странице состояния процесса можно просмотреть завершенные задачи и выполненные действия. При необходимости на этой странице можно настроить текущие и будущие задачи, а также отменить процесс или завершить его выполнение.
Обзор По окончании процесса на странице состояния процесса можно просмотреть историю его выполнения. На этой же странице можно создавать статистические отчеты по общей эффективности рабочего процесса.
Изменение Если процесс работает не совсем так, как хотелось бы, можно открыть форму связи, через которую этот процесс был создан, и внести в нее необходимые изменения.
Можно ли самостоятельно создавать рабочие процессы SharePoint?
Если готовый рабочий процесс недостаточно гибок для ваших задач, то вы можете настроить его с помощью такого инструмента, как SharePoint Designer 2013. Вы также можете создавать свои рабочие процессы "с нуля".
Используя конструктор рабочих процессов, пользователь создает правила, которые связывают условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках и библиотеках запускают действия в рабочем процессе.
Например, можно создать рабочий процесс, который будет запускать дополнительный процесс утверждения при условии, что стоимость элемента превышает определенное пороговое значение.
Вы также можете задать рабочий процесс для набора связанных документов. Например, если ваш рабочий процесс связан с библиотекой документов или он отфильтрован по типу содержимого документа, то появится группа контекстных действий для набора документов. Функция "Набор документов" дает возможность работать с группой документов как с одним объектом, чтобы действия рабочего процесса для набора документов выполнялись для всех его элементов.
Работа в офисе,
коворкиг, или фриланс. Для каких
компаний эффективен тот или иной вид деятельности? Давайте разбираться!
Как организовать рабочий процесс?
Организация рабочего процесса должна напрямую зависеть от специфики
работы компании. Если речь
идет о небольшом
филиале банка, то, конечно, нужен офис и строго
нормированный день. Но то,
что хорошо банковскому работнику, не подходит
для дизайнеров, художников и всех
остальных представителей креативного класса.
Работа в офисе
– это классический и, на данный
момент, все еще самый распространенный метод организации рабочего процесса. О нем
говорить нет надобности.
Фриланс подразумевает привлечение людей для выполнения проектов, без оформления в штат.
Для компании
фрилансер экономически выгоднее рядового сотрудника, так как ему не нужно
платить ежемесячный оклад и отчислять
с него
налоги. С другой
стороны, многие компании с подозрением
относятся к привлечению
фрилансеров, поскольку боятся их «безответственности».
Промежуточное место между работой в офисе
и фрилансом
занимает коворкинг. Этот вариант
работы хорош для тех, кто работает небольшими группами, или удаленно, но имеет
необходимость периодически встречаться с коллегами
и обмениваться
данными.
Фриланс и коворкинг
в теории
походят для всех профессий. Однако на практике
мы видим,
что приживаются эти способы организации в компаниях,
где необходимо привлекать дизайнеров, художников, креативщиков, архитекторов, web-разработчиков. И это
понятно! Люди таких
профессий не любят
работать по строгому графику и в скучном
офисе.
К чему привел перфекционизм в начале
21 века?
В начале 21 века
в России
в моду
стали входить «белые воротнички». Для них
карьера – это фетиш. Офис воспринимался
как место, где сбываются все мечты, где можно реализовать себя и много
добиться. Карьера – это лестница в небо.
Полное погружение в работу
и отказ
от личной
жизни стали причиной массовой усталости. И начиная
с 2010 годов,
люди стали отходить от привычной
модели организации – работы в офисе,
появилась мода на креативность,
которая трактует свои порядки. Теперь работать в офисе
– это немодно!
Замечу, что первые коворкинги в России
стали появляться в 1999–2000 гг,
например, Миллениум Хаус на Трубной
улице. В этих
офисах предлагались в аренду
полностью оборудованные рабочие места, необходимая офисная техника и средства
коммуникации. Рассчитан данный формат был на представительства
западных компаний, которые только начинают свою деятельность. Но такие
офисные пространства очень быстро обзавелись долгосрочными арендаторами. И идея
аренды отдельных рабочих мест была забыта до недавнего
времени.
Но как я уже
говорил, работа в офисе
все еще является самым распространенным способом организации рабочего процесса. Однако многие компании все чаще практикуют привлечение фрилансеров. Как правило,
не существует
фирм, которые работают только с фрилансерами,
есть и штатные
сотрудники, которые работают в офисе.
Среди российских фрилансеров проводилось исследование, в ходе
которого выяснилось, что большая часть фрилансеров сконцентрирована в Москве
(30%) и в Санкт-
Петербурге (11%). Большая часть «свободных работников» -
мужчины. Согласно статистическим данным, на начало
2011 года
в России
работало 20 тысяч
фрилансеров, сейчас их гораздо
больше.
В том же
2011 году
портал Freelancer.com разработал список аутсорс-профессий, которые являются наиболее востребованными. Особенно популярен фриланс среди дизайнеров, копирайтеров, программистов, переводчиков, оптимизаторов.
Здесь имеет смысл говорить о предпочтениях
каждого человека. Кто-то
ценит стабильность и уверенность
в завтрашнем
дне. Этот человек
устраивается в крупную
компанию, работает в офисе
и получает
ежемесячный оклад. А кто-то
живет сегодняшним днем и не считает
нужным каждый день сидеть на работе.
Ему гораздо
интереснее выполнять разовые проекты.
Подведем итоги
Организовывая процесс, необходимо исходить из специфики
работы компании.
Если несколько друзей решили открыть компанию по разработки web-сайтов,
то думаю, для начала идеальный вариант – коворинг. Ребята смогут встречаться в удобное
время в удобном
месте. А при
необходимости и фрилансеров
привлекать. В этом
случае едва ли
можно говорить о строгом
графике. Все что
необходимо обговорить – это сроки, стоимость и качество
результата.
Безусловно, структура организации очень отличается при работе в офисе,
фрилансе и коворкинге.
Работа в офисе
характеризуется наличием четкой иерархической структуры: владелец, директор, заместитель, рядовой сотрудник.
В случае с фрилансом
есть заказчик, и есть
исполнитель. Второй не является
подчиненным! То же
самое касается и коворкинга:
безусловно, есть координатор, однако команда исполнителей – равны по статусу, никто не перекладывает
работу на нижестоящего,
что очень успешно практикуется в офисе.
Как бы то
ни было,
работу нужно планировать заранее, четко распределять обязанности и контролировать
весь рабочий процесс!
Какой вариант организации рабочего процесса наиболее приемлем для Вас?
