Лекция 1. Современная технология и организация делопроизводства. Оценка современного состояния документационного обеспечения управления (ДОУ).

Курс "Организация и технология документационного обеспечения управления" состоит из двух разделов: "История организации делопроизводства России» и "Современная организация и технология документационного обеспечения управления".

Цель курса - дать студентам представление об особенностях формирования и развития систем национального делопроизводства в различные исторические периоды и ознакомить с теорией и практикой организации современного документационного обеспечения на основе научно-обоснованных принципов и методов его совершенствования.

Задачи курса:

осветить место документационное обеспечение управления в процессах управления;

ознакомить с историей развития системы государственного делопроизводства;

сформировать у студентов рациональные подходы к решению задач организации работы с документами в учреждении;

ознакомить студентов с современными типовыми структурами служб ДОУ;

изучить современные технологии документационного обеспечения управления.

Документационное обеспечение – основа технологии управления

Делопроизводство -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. .

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в ХVIIв.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется словодело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» В последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ включает следующие основные процессы:

фиксация управляющих воздействий или данных о состоянии дел Организации на официальных носителях, т.е. "документирование " или "производство документов";

своевременное предоставление информации в официальном порядке, т.е. передача документов или "документооборот ";

оперативное и долговременное хранение документов, т.е. "архивное хранение".

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, основной целью которой является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в Организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом. На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Отечественные традиции, мировой опыт, рекомендации Международного Совета архивов со всей очевидностью указывают на необходимость государственного регулирования управления документацией, а также разумного сокращения объемов документооборота в стране.

Упорядочением управленческой документации в России традиционно занималась государственная архивная служба.

Например, последнее Положение о Федеральной архивной службе России от 28.12.98 № 1562 включало следующую задачу: “развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации”.

Новый управленческий орган – Федеральное архивное агентство (см. постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) в соответствии с решениями по административной реформе функциями по управлению документацией не наделено. За ним закреплена лишь функция согласования примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти, а также перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций с указанием сроков их хранения. Как видим, из Положения выпала даже весьма абстрактная задача “развития” делопроизводства. Такое положение вносит неопределенность в перспективы дальнейшего совершенствования ДОУ на государственном уровне. Вместе с тем во всех развитых странах в той или иной форме функции по управлению документацией возложены на соответствующие государственные органы, и такая практика себя оправдывает.

России следовало бы обратить внимание наопыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

В сложившихся условиях тормозится важная работа над проектом федерального закона “О документационном обеспечении управленческой деятельности”, разработка которого велась на протяжении последних лет. Реформирование государственных структур вызывает необходимость масштабной переработки накопленной нормативно-правовой и методической базы ДОУ.

Требуется, в частности, пересмотр нормативов по документационному обеспечению, действующих на межгосударственном, государственном и межотраслевом уровнях управления, с учетом проводимых в настоящее время работ по федеральной целевой программе “Электронная Россия (2002–2010 гг.)”, ряда международных соглашений и стандартов в области информационного обмена. При этом необходимо остановить бесконтрольный рост объемов документооборота.

Объем документации, образующейся в деятельности органов государственного управления, составляет ориентировочно 250 млрд листов документов ежегодно. При этом выборочными обследованиями аппарата государственного управления установлено, что ежегодно наблюдается прирост объемов документации на 8–15%.

Следует особо отметить возросший уровень компьютеризации органов государственного управления – это дополнительный фактор, который воздействует на состояние ДОУ.

Произведенная оценка прямых затрат на документирование управленческих действий показывает значительные колебания в суммах в зависимости от сферы и уровня органов государственного управления.

Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

В настоящее время происходит перевод экономики России от преимущественно сырьевой в сторону расширения производства высокотехнологичной наукоемкой продукции, использующей наивысшие научно-технические достижения и интеллектуальный потенциал страны. В соответствии с ранее принятыми решениями Совета Безопасности (СБ) при Президенте РФ, основное внимание должно быть обращено на обеспечение конкурентоспособности отечественной продукции, особенно на внешнем рынке. Это требует соответствующего мировым стандартам документационно-информационного сопровождения продукции на всех стадиях жизненного цикла, что зафиксировано в Федеральном законе “О техническом регулировании” от 27.12.2002 № 184-ФЗ.

Комиссия по информационной безопасности СБ РФ в марте 2003 г., обратив внимание на проблему электронного документооборота, приняла решение о необходимости создания комплекса нормативно-правовых актов в этой сфере.

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;

мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;

научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;

централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;

обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;

экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;

профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

Реализация указанных задач, составляющих основу управления документацией, позволит повысить уровень качества и профессионализма в социально-экономической сфере России и получить за счет совершенствования деятельности управленческого аппарата суммарный прямой экономический эффект в объеме 13,75–14,25 млрд рублей. И эффект, значительно больший, чем прямой, –косвенный экономический эффект, отражающийся в росте валового национального продукта и конкурентоспособности российских производителей.

Разумеется, что для решения вышеназванных задач необходим специальный государственный орган уровня федеральной службы. Лучше всего для этих целей подходит орган управления архивным делом, наделенный соответствующими полномочиями.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" 2 , т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив."

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производство дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов относящихся к какому-либо делу, вопросу" 3 . Впервые в этом понят слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин "документацией обеспечение управления", который, по существу, является синониме термина "делопроизводство". Например, в названиях норматива документов "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

Более широкий термин, применяемый сегодня, - информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание создание, ведение и работу с базами данных.

Как сам процесс создания документов, так и организация работ, с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, были «Генеральный регламент», утвержденный Петром I 28 февраля 1720 года 4 , "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлен основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учет документов, регистрация, контроля, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.).

Нормативно-методические акты по делопроизводству:

Государственная система документационного обеспечения управлен ия. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой заканчивается разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.) 9 .

Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации. - М., .2005.

Новая редакция Инструкции. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности под готовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроль исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению; 4 подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой ><ми ведомственный) 10 .

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, предприятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Лекция 2. Организация службы ДОУ. Задачи и функции службы ДОУ.

Организационные формы документационного обеспечения (делопроизводства).

Служба ДОУ: назначение и место в структуре организации

Типовые структуры службы ДОУ в организациях различных уровней управления.

Функции работников службы ДОУ

Нормирование труда работников

Должностной и численный состав персонала службы ДОУ.

Регламентация деятельности службы ДОУ.

1. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения. Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Для этого, прежде всего, необходимо на организационном уровне решить следующие вопросы:

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;

Разработка организационно-функциональной структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

Разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками и их закрепление в соответствующих организационно-правовых документах;

Нормирование труда работников службы делопроизводства;

Определение численного и должностного состава службы делопроизводства;

Выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству;

Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

Повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Первый вопрос – выбор оптимальной организационной формы делопроизводства - решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. При решении этого вопроса следует исходить из того, что исторически сложилось три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает осуществление всех операций по обработке документов (от получения документов и их регистрации до отправки документов, формирования дел и их хранения) в одном подразделении - службе делопроизводства.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении и в настоящее время крайне редко используется. Децентрализованная форма делопроизводства применяется только в территориально разобщенных организациях, а также в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией.

с документами ограниченного доступа, которые необходимо отделить от документов открытого делопроизводства.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе делопроизводства, других – в подразделениях. Как правило, служба делопроизводства берет на себя получение и отправку документов, их регистрацию, организацию документооборота, контроль исполнения документов, в то время как создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение осуществляются в структурных подразделениях. Кроме того, при смешанной форме делопроизводства одна и та же технологическая операция (например, регистрация поступающих и отправляемых документов) может осуществляться в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. Документы, адресованные руководству, регистрируются в службе делопроизводства, адресованные в структурные подразделения в соответствующих подразделениях.

В большинстве организаций используется смешанная форма организации делопроизводства, реже - централизованная форма, хотя, безусловно, последняя обладает рядом преимуществ. Централизованная форма организации делопроизводства позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, оставив за другими структурными подразделениями творческую работу с документами, она дает возможность формировать единую базу данных по всем поступающим и создаваемым в организации документам, обеспечивая, таким образом, более надежный поиск документов и соответственно справочную работу по документам. Централизованная форма освобождает структурные подразделения от необходимости формировать исполненные документы в дела и хранить их, поскольку эта работа осуществляется службой делопроизводства. Кроме того, централизованная форма позволяет более эффективно и комплексно использовать средства оргтехники и компьютерной техники для выполнения делопроизводственных операций по обработке документов.

Естественно, что при централизованной форме служба делопроизводства выполняет гораздо больший объем работ, чем при смешанной форме, а это, естественно, требует большего штата работников, а поскольку все дела обрабатываются, формируются и хранятся в службе делопроизводства, то соответственно - и большего количества специальных служебных помещений, предназначенных для обработки документов, формирования и хранения текущего архива организации. В то же время следует иметь в виду, что внедрение современных компьютерных, в частности сетевых технологий обработки документов позволяет создавать единую базу данных по документам организации и при смешанной форме, делопроизводства.

Выбранная форма организации делопроизводства во многом определяет технологию работы с документами, которая закрепляется в инструкции по делопроизводству.

2. Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и хранением документов. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных технологий для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Служба делопроизводства – управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, отдел делопроизводства – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия (далее - организация), осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю организации. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа организации, ее организационной структуры, места в иерархии органов управления, объема деятельности и других особенностей. В небольших организациях функции службы делопроизводства, как правило, выполняются одним работником-секретарем.

3. Выбор конкретного наименования службы делопроизводства осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру.

В зависимости от статуса организации, ее целей, задач, количества структурных подразделений и должностных лиц служба ДОУ имеет различные наименования организационных форм, структуру, должностной состав.

Для ДОУ в организациях создают:

управление делами;

канцелярию;

общий отдел;

службу ДОУ или отдел ДОУ.

В федеральных органах исполнительной власти (министерствах, ведомствах) - это управление делами, которое, как правило, имеет сложную структуру. В него входят: секретариат, инспекция при министре, секретариат коллегии, канцелярия.

Секретариат состоит из приемной министра, секретариата министра, приемной и секретариатов заместителей министра. В секретариате готовятся документы к докладу и осуществляется организация работы с документами, поступающими на имя руководства.

Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра.

Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.

Канцелярия состоит из структурных подразделений.

В их состав входят: экспедиция, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, группа контроля, машинописное бюро или компьютерный центр обработки документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, центральный архив.

На различных предприятиях - государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - создается отдел документационного обеспечения или канцелярия. Они могут иметь структурные подразделения (сектор, группу), или ведение конкретного участка работы может быть поручено конкретным исполнителям (исполнителю).

В канцелярии или отделе ДОУ создаются подразделения, осуществляющие учет и регистрацию документов, контроль, совершенствования, работы с документами и внедрение технических средств, рассмотрение обращений граждан. В их состав могут быть включены секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

В исполнительных органах власти, местного самоуправления создают общий отдел. Структура общего отдела включает подразделения такие же, как канцелярия. Однако его структура обязательно содержит такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. В протокольном отделе готовятся проекты документов от имени руководства, анализируются документы, подготовленные в структурных подразделениях, его сотрудники осуществляют подготовку заседаний органа управления. Группа (бюро, отдел) осуществляет работу с обращениями граждан. В приемной принимают граждан, которые обращаются с предложениями, заявлениями, жалобами личного характера.

Положительным фактом следует считать включение в структуру службы ДОУ подразделения, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

В канцелярии и в общем отделе (отделе ДОУ), а также как самостоятельное подразделение может быть создан секретариат, в который входят все секретари руководителей организации.

Главное условие создания этой службы независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: “Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации ".

В министерствах и ведомствах - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро. Копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив);

На предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации документов, контролю исполнения, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению обращений граждан, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах и др.) и аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В организациях, не имеющих в структуре службы делопроизводства, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях - секретарь подразделения или другое специально назначенное лицо.

4. Служба делопроизводства решает два основных комплекса задач:

Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности решается выполнением следующих функций:

разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования документов;

контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций:

установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;

регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;

контроль за исполнением документов;

систематизация документов, обеспечение их хранения и последующего использования в управленческой деятельности;

организация работы с обращениями граждан;

обеспечение защиты документной информации.

Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов по делопроизводству (Инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и др.);

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников учреждения, их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;

постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий, используемых при работе с документами.

5. Нормативы в сфере труда разработаны на основе проведенных исследований и предназначены для многократного использования при определении конкретных затрат труда.

По своему назначению материалы, применяемые для нормирования труда служащих, делятся на:

нормативы времени – регламентированные затраты времени на выполнение единицы нормируемого вида работы или ее элемента в определенных организационно-технических условиях;

нормативы численности – регламентированная численность работников профессионально-квалификационного состава, необходимых для качественного выполнения той или иной функции в определенных организационно-технических условиях;

нормативы централизации работ – регламентированное отношение численности работников аппарата управления к общей численности служащих предприятия по функциям управления или в целом по предприятию;

нормативы управляемости – нормативы числа подчиненных (или обслуживаемых) работников;

нормативы обслуживания – регламентированная численность управляемых (или обслуживаемых) работников (подразделений), которыми в определенных организационно-технических условиях должен управлять (или обслуживать) один работник;

нормативы соотношений численности различных категорий служащих – регламентированная величина, обеспечивающая наилучшее использование нормируемых работников в соответствии с уровнем их квалификации в определенных организационно-технических условиях;

нормированные задания – установленные на основе нормативов времени объемы работ, которые должны выполнять исполнители за определенный календарный отрезок времени с соблюдением установленных требований к качеству результатов труда.

По сфере применения нормативы по труду подразделяются на межотраслевые, отраслевые и местные (применяемые на отдельном предприятии). Межотраслевые нормативы предназначены для нормирования труда работников одинаковых профессий или специальностей, занятых выполнением однородных технологических процессов на различных предприятиях. Эти нормативы разрабатываются для наиболее типичных технологических процессов на одинаковые виды работ с типовыми условиями труда и поэтому являются унифицированными.

Например, для нормирования труда делопроизводственного персонала разработаны и применяются Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (М., 1995).

Укрупненные нормативы времени рассчитаны на выполнение комплекса технологически и организационно связанных между собой трудовых приемов (операций).

Укрупненные нормативы на выполнение отдельных операций рассчитываются по формуле:

В основе нормативов лежат нормы труда, определяющие величину и структуру затрат рабочего времени и являющиеся эталоном, с которым сравниваются фактические затраты времени с целью установления их рациональности. При нормировании труда применяются:

нормы времени;

нормы выработки;

нормы обслуживания;

нормы численности;

нормы управляемости;

нормированные задания.

Если нормативы времени предназначены прежде всего для определения нормы времени на выполнение единицы работы, то нормативы обслуживания, численности предназначены, соответственно, для расчета норм обслуживания и общей численности работающих, выполняющих в течение года определенный объем работы.

При составлении нормативов времени сначала рассчитываются нормы времени на отдельные повторяющиеся операции (работы), затем определяется трудоемкость всех работ – как сумма произведений трудоемкости выполнения отдельных работ на их количество. После этого определяется численность работников.

Лекция 3. Должностной и технический состав работников службы ДОУ. Функциональные обязанности работников службы ДОУ. Нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информационно-документационного обеспечения деятельности учреждения.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

Правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;

Правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Независимо от конкретного наименования службы делопроизводства и ее структуры правовой основой ее деятельности является положение о службе и положения о ее структурных частях, а также должностные инструкции работников, обязательные для каждой организации. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы делопроизводства и работниками.

Положение о службе ДОУ - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения, его задачи, функции, права, ответственность, а также взаимоотношения с другими подразделениями и учреждениями.

Должностная инструкция - правовой акт, определяющий организационно-правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения. его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями.

Положение о службе делопроизводства и положения о ее структурных частях, если они имеются, разрабатываются ее руководителем с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и организации в целом, и утверждаются руководителем.

Одной из функций службы делопроизводства является выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в деятельности организации. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения документов и их хранения. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников.

Цель инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы. Министерства и ведомства разрабатывают инструкцию по делопроизводству на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. инструкции последовательно отражали все стадииработы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи, в архив.

Инструкция должна включать разделы: общие положения; документирование деятельности (требования к бланкам, оформлению реквизитов документов, оформлению отдельных видов документов); организация документооборота (обработка входящих и исходящих документов, регистрация документов. контроль исполнения документов); организация хранения документов (составление номенклатуры дел, формирование и оформление дел. передача дел на архивное хранение). Кроме того, в инструкцию целесообразно включить разделы, касающиеся изготовления документов с помощью компьютерной техники; хранения, учета и использования бланков, печатей, штампов: использования факсимильной техники и электронной почты; ксерокопирования и тиражирования документов и некоторые другие. В зависимости от специфики деятельности учреждения, его структуры, порядка прохождения документов, наличия обособленных участковработы, применяемых технических средств других факторов. Инструкция по делопроизводству может дополняться другими разделами, например: документирование работы коллегиальногооргана (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.); оформление писем, направляемых за рубеж и др.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями (образцы фирменных бланков; основных видов документов; классификаторы, регистрационные формы и т. д.).

К нормативно-методическим документам, регламентирующим ДОУ, можно отнести:

Перечень документов со сроками хранения (типовые и ведомственные).

Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий. На базе типовых перечней разрабатываются ведомственные перечни, включающие наиболее полное и систематическое перечисление документации организаций и предприятий их системы.

Положения о службе ДОУ разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.

Если подразделение не имеет внутренней структуры в виде секторов, отделов, групп, бюро и др., раздел "Структура" в положение не включается. Если подразделение имеет внутреннюю структуру, на каждую структурную единицу разрабатывается самостоятельное положение.

Первый пункт «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

«Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

«Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчиняется его начальнику».

В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором – ее вспомогательное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, завещающий, управляющий; порядок назначения и освобождения от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные, нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем – внутренние организационные и распорядительные.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описания, условия хранения и использования.

Раздел "Основные задачи" предназначен для формулировки целей, стоящих перед подразделением, иначе говоря, проблем, которые должно решать подразделение.

В разделе "Функции" перечисляются виды работ или виды деятельности, выполняемые подразделением исходя из стоящих перед ним задач.

Для реализации возложенных на нее функций служба делопроизводства наделяется определенным комплексом прав, а за невыполнение функций несет установленную в положении ответственность.

В разделе "Права" перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций. При составлении этого раздела нужно соблюдать те же правила, что и при составлении соответствующего раздела должностной инструкции (см. далее), но применительно подразделению.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций. Служба делопроизводства несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу документов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение указаний и поручений руководства.

В процессе выполнения функций, возложенных на службу делопроизводства, она взаимодействует с руководством учреждения, всеми функциональными подразделениями и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой делопроизводства вышестоящей организации, архивными органами, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам организации и совершенствования работы с документами. В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные связи подразделения; основные документы, создаваемые или получаемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления каком порядке и кем рассматриваются возникающие в работе подразделения разногласия.

Аналогичным образом разрабатываются положения о структурных подразделениях службы делопроизводства: положение о секретариате, положение о протокольном бюро, положение об архиве и т. д.

Наряду с положением о службе делопроизводства и положениями об отдельных ее структурных частях на каждого работника службы делопроизводства разрабатываются должностные инструкции. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы. Они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и т. п.

При разработке должностных инструкций для работников службы делопроизводства следует руководствоваться "Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям служащих", (утверждены постановлением Минтруда. России от6 июня 1996 г. N32 с последующими изменениями), а также "Рекомендациями по разработке должностных инструкций для должностей государственных служащих федеральных органов исполнительной власти" (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. №482-BK), если работники службы делопроизводства относятся к категории государственных служащих. Тарифно-квалификационные характеристики издаются также практически ежегодно в виде Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (М.: Минтруд России, 2001).

Тарифно-квалификационные характеристики охватывают основные категории работников управления - руководителей, специалистов, технических исполнителей и устанавливают круг должностных обязанностей, требования к квалификации и образованию, наличию специальных знаний и навыков.

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы делопроизводства дана в ГСДОУ: общие положения, функции работника; должностные обязанности; права работника; взаимоотношения (связи по должности); ответственность работника, оценка работы.

В случае подчинения службы делопроизводства руководителю учреждения должностные инструкции ее работников утверждает руководитель учреждения или заместитель руководителя по персоналу. Если служба делопроизводства подчиняется одному из заместителей

Лекция 4.Общие принципы и методические основы организации документооборота. Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документе зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" 1 называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонале расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность и всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

1. Автоматизация системы делопроизводства (на примере конкретной организации).

2. Анализ документационного и информационного обеспечения управления организации и разработка предложений по его совершенствованию (на конкретном примере).

3. Анализ документирования основной деятельности организации и направления ее совершенствования (на примере организаций любой организационно-правовой формы).

4. Анализ зарубежных стандартов, регламентирующих организацию и процессы управления документацией (можно в целом на примере конкретной страны, можно на примере конкретного зарубежного стандарта или группы стандартов конкретной страны).

5. Анализ критериев выбора и оценки современных автоматизированных систем ДОУ (можно на конкретном примере).

6. Анализ международных стандартов в сфере управления документами (можно в целом по системам международной стандартизации ИСО, МЭК и др., можно на примере конкретного международного стандарта или группы международных стандартов).

7. Анализ нормативных требований к документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы Российской Федерации.

8. Анализ нормативных требований к организации и документационному обеспечению прохождения государственной гражданской службы субъекта федерации (субъект по выбору).

9. Анализ организации документационного обеспечения деятельности коммерческой структуры и его совершенствование (на примере конкретной коммерческой структуры).

10. Анализ постановки документационного обеспечения деятельности учреждения, организации и направления его совершенствования (на примере конкретного государственного учреждения, организации).

11. Анализ рынка автоматизированных систем ДОУ (в России, либо за рубежом).

12. Анализ современных программных средств, используемых в процессе создания и управления документами.

13. Внутренняя регламентация организации делопроизводства в конкретной организации.

14. Вопросы документирования государственной службы российского казачества в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

15. Вопросы документирования деятельности государственного аппарата в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

16. Вопросы документирования деятельности органов местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

17. Вопросы документирования и работы с документами в законодательно-правовых актах Российской Федерации.

18. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной гражданской службе.

19. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной военной службе.

20. Вопросы документирования и работы с документами в нормативно-правовых актах Российской Федерации о государственной правоохранительной службе.

21. Вопросы документирования создания и деятельности акционерных обществ в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

22. Вопросы организации работы с документами в государственном аппарате в нормативно-правовых актах Российской Федерации.

23. Вопросы организации работы с документами в органах местного самоуправления в нормативно-правовых актах Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

24. Документационное обеспечение деятельности общественных объединений (на конкретном примере).

25. Документационное обеспечение процедуры аттестации государственного гражданского служащего РФ или субъекта федерации - по нормативно-правовым актам РФ или субъекта.

26. Документационное обеспечение управления в органах государственной власти и управления (на примере конкретной организации).

27. Документационное обеспечение управленческой деятельности в условиях применения автоматизированной технологии (на примере конкретной организации).

28. Документирование деятельности кадровой службы и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

29. Документирование прохождения государственной службы (на примере конкретного государственного органа).

30. Законодательное и нормативное регулирование делопроизводственных процессов (в различные исторические периоды).

31. Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности.

32. Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы и США (по выбору).

33. Зарождение, становление и развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

34. Зарубежный опыт автоматизации управления документированной информацией.

35. Институт президентства Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

36. Институт секретарства в государственном аппарате России XVIII – XIX вв.

37. Институт секретарства в государственном аппарате России XX – начала XXI вв.

38. Использование новых информационных технологий в информационно-документационном обеспечении управления (на конкретном примере).

39. Исследование вопросов создания «автоматизированной», «безбумажной» канцелярии (по отечественным и зарубежным публикациям).

40. Исследование организационно-правовых аспектов использования в управлении электронных документов.

41. Исследование технологических аспектов использования в управлении электронных документов.

42. Кадровая служба государственного органа и документирование прохождения государственной гражданской (правоохранительной, военной) службы Российской Федерации - по нормативно-правовым актам РФ.

43. Международная стандартизация в сфере управления документами (история вопроса, современное положение дел, эволюция процесса).

44. Международная стандартизация информационных процессов.

45. Место и роль классификаторов технико-экономической и социальной информации в документационном обеспечении управления (можно на примере организации).

46. Методика выбора автоматизированной системы ДОУ для организации (на конкретном примере).

47. Методология информационного менеджмента как инструмент построения информационно-документационной системы организации.

48. Нормативно-правовое и документационное обеспечение организации и прохождения государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации – по нормативно-правовым актам субъекта РФ.

49. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной службы в Российской империи, Российской Федерации (или другая страна по выбору) - по нормативно-правовым актам.

50. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения государственной гражданской службы (на примере конкретного государственного органа).

51. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной военной службы (на примере конкретного государственного органа).

52. Нормативно-правовое и документационное обеспечение прохождения федеральной правоохранительной службы (на примере конкретного государственного органа).

53. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного учреждения (на конкретном примере).

54. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления государственного органа (на конкретном примере).

55. Организационно-правовое и документационное обеспечение управления муниципального органа (на конкретном примере).

56. Организация государственной гражданской службы и кадрового делопроизводства в федеральном государственном органе или государственном органе субъекта федерации (на примере конкретного государственного органа).

57. Организация документационного обеспечения деятельности службы кадров и направления его совершенствования (на примере конкретной организации).

58. Организация информационно- документационного обеспечения деятельности руководителя на основе применения автоматизированных технологий.

59. Организация представительной (законодательной) власти в субъекте Российской Федерации и информационно-документационное обеспечение её деятельности (по нормативно-правовым актам).

60. Организация работы канцелярии государственного учреждения в советский период отечественной истории.

61. Организация работы канцелярии государственного учреждения России XVIII – XIX вв.

62. Организация работы канцелярии государственного учреждения России на рубеже XX – XXI вв.

63. Организация управления документацией за рубежом (по периодам, по странам и т.п.).

64. Организация управления документацией за рубежом (страна по выбору).

65. Организация управления документацией на базе информационных технологий (на примере конкретной страны, либо сообществ стран – Европейского Союза, СНГ и т.п.).

66. Отражение вопросов документационного обеспечения управления в периодических изданиях.

67. Построение современной инфраструктуры организации (на примере конкретной организации).

68. Правительство Российской Федерации (субъекта федерации) и информационно-документационное обеспечение его деятельности.

69. Проблемы автоматизации документационных процессов в отечественной и зарубежной литературе.

70. Проблемы совершенствования государственного аппарата Российской Федерации и его документационного обеспечения.

71. Разработка систем электронного документооборота организации (на конкретном примере).

72. Роль информационного обеспечения управления в реализации концепции «Электронное правительство».

73. Совершенствование документационного и информационного обеспечения управления в условиях применения современных компьютерных технологий (на конкретном примере).

74. Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере конкретной организации).

75. Сравнительный анализ автоматизированных систем ДОУ.

76. Становление и развитие системы документации (по выбору).

ДИПЛОМНАЯ работа

на тему

«Организация документооборота за рубежом»

Введение

Глава первая. Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

1.2 Система международных стандартов

1.3 Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

1.3.1 Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

1.3.2 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

1.3.3 Особенности управления документами и нормативное регулирование электронного документооборота в США

1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.3.5 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота во Франции

1.3.6 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Германии

1.3.7 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в Великобритании

1.3.8 Проблемы международного электронного документооборота

Глава вторая. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией , направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами документации, носит название «Национальный архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration) . Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами .

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления . При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий . На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности .

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

Организация рационального документооборота;

Контроль исполнения документов;

Оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

Последующее хранение документов в архиве .

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций и значительного увеличения конкурентоспособности при выборе наиболее рациональной и эффективной организации работы с документами необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну данного исследования.

Изучение вопросов, связанных с данной тематикой, носит как теоретическую, так и практическую значимость.

Результаты исследования могут быть использованы для разработки методики анализа «Организации документооборота за рубежом». Теоретическое значение заключается в том, что избранная для рассмотрения проблематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи :

1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;

2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота как на международно-правовом уровне, так и на национальном;

4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;

5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

Анализ научных статей, учебных пособий, исследований позволяет утверждать, что интерес к зарубежному опыту работы с документами растет.

В процессе подготовки курсовой работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Делопроизводитель», «Секретарь-референт».

При написании курсовой работы использовались труды российских специалистов в области документационного обеспечения управления (А.Ю. Арнд, М.Н. Костомаров, С.Л. Кузнецов, М.В. Ларин, О.А. Романов, О.И. Рысков, Н.А. Храмцовская и др.).

Особое внимание уделено стандартам ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документацией» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Глава первая

Особенности управления документацией за рубежом

1.1 Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных отношений на современном этапе привела к возрастанию значения международно-правового регулирования документооборота.

Создание специальных актов на внутригосударственном уровне не способствует развитию международных отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению основных правовых институтов и принципов правового регулирования.

В последние годы в европейских странах особое внимание общественности уделяется не только вопросам работы с архивными документами длительного срока хранения, но и управлению документами как важнейшему элементу оперативной управленческой деятельности. Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения) .

Необходима ли сегодня реформа ДОУ на общегосударственном уровне? Отечественные традиции, мировой опыт, регулирование ДОУ в странах СНГ, практическая необходимость – все это свидетельствует в пользу обновления нормативной базы делопроизводства в Российской Федерации. Каковы перспективы реформирования делопроизводства в нашей стране?

Административная реформа, осуществляемая в нашей стране, направлена на совершенствование процессов государственного управления, повышение его эффективности. Неотъемлемой частью реформы станет и документационное обеспечение государственных органов различного уровня. Сегодня ДОУ служит и инструментом эффективного управления, и важнейшим коммуникативным средством во взаимоотношениях госструктур с населением страны, структурами гражданского общества, бизнесом.

На наш взгляд, в ходе реформы на общегосударственном уровне необходимо установить единые принципы унификации и стандартизации служб и технологий ДОУ, а также документации – для лучшего взаимодействия органов государственного управления. Особую значимость государственное регулирование в области документационного обеспечения приобретает в связи с применением электронных документов и средств электронных коммуникаций. Рост объемов информации и документации в органах власти выдвигает потребность в постоянном мониторинге и управлении этими процессами со стороны государства.

Нормативная база по управлению документацией за рубежом

В качестве регулирующих актов используются международные акты, национальные законы, правительственные постановления, рекомендательные акты типа международных и национальных стандартов, договорные документы. В последнее десятилетие эти акты касаются преимущественно использования электронных документов и направлений их применения.

В США особую роль в формировании нормативной базы (управлении документацией) играет Национальное управление архивов и документации (NARA).

Согласно требованиям NARA, руководитель каждого федерального ведомства должен обеспечить управление электронными документами. Для этого следует:

назначить лицо, ответственное за применение внутриведомственной программы управления всей документацией – создаваемой, получаемой, используемой или хранящейся на электронных носителях;
интегрировать систему управления электронной документацией с другими документами и информационными ресурсами учреждения;
обеспечить соответствие системы управления документацией требованиям законодательства;
обучать пользователей, обновлять программную документацию, соблюдать установленные правила хранения документов, обеспечивать их соответствие действующим стандартам.

Представляет интерес Закон США “О сокращении работы с документами” (1980 г.), который по неизвестным причинам не находит отражения в отечественных разработках. Суть его заключается в создании отраслевых – ведомственных – центров информации, к которым должны обращаться любые организации при необходимости сбора каких-либо сведений, и только в том случае, если данные сведения в центрах информации отсутствуют, организации дается разрешение на самостоятельный сбор интересующей информации. Положения закона касаются информации на любых носителях.

В Великобритании действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. В официальном документе Великобритании “Модернизация государственного управления” всем государственным организациям поставлена цель – перейти на управление документацией при помощи электронных средств к 2004 г., при одновременном сохранении бумажных документов. Закон “О защите данных” (1998 г.) распространяется на документы на любых носителях.

Государственный архив Великобритании выпустил руководство, устанавливающее порядок применения этого закона при управлении документацией, и опубликовал стандарты, руководства и методики по управлению документацией на любых носителях в процессе их полного жизненного цикла – от создания до передачи на государственное хранение.

В 2002 г. Государственным архивом Великобритании были разработаны Функциональные требования к системам управления электронными документами. Британские фирмы – разработчики систем управления документацией, заинтересованные в том, чтобы их программные продукты были оценены на соответствие этим требованиям, проходят соответствующее тестирование в Национальном архиве.

В ФРГ в 2000 г. правительство приняло Общие правила работы федеральных министерств, в которых подробно представлены организационно-технологические процедуры обработки документов на бумажной основе и даны принципиальные указания по работе с электронными документами. Законодательство ФРГ наделило государственные архивные органы правом и обязанностью помогать правительственным учреждениям разного уровня в вопросах управления документацией.

Например, Закон “Об обеспечении сохранности и использовании архивных документов федерального уровня” (1988 г.) устанавливает, что федеральный архив консультирует высшие органы государственной власти, федеральные учреждения, объединения и суд в вопросах управления документацией.

В Финляндии, в соответствии с Законом об архивах (1981 г.) и постановлением О публичных архивах (1983 г.), Национальный архив и архивы провинций осуществляют руководство и инспекцию документов государственных учреждений. Национальный архив разработал и принял в форме правового акта Инструкцию по делопроизводству для государственных и иных учреждений.

Национальный архив Австралии согласно Закону об архивах (1983 г.) играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений, выпускает основные нормативные разработки по управлению документацией и архивному делу.

В марте 1995 г. Национальный архив Австралии выпустил пособие “Управление электронными документами”. В 1996 г. в Австралии впервые в мире принят Национальный стандарт по управлению документами, в котором содержатся требования по работе с традиционными документами на бумажной основе и с современными электронными документами.

Таким образом, в развитых зарубежных странах действует нормативно-методическая база управления документацией, одно из ведущих мест в формировании которой принадлежит государственным архивным организациям.

Регулирование ДОУ в странах СНГ

Показательным является и опыт наших коллег из стран СНГ. Республика Беларусь – одно из первых государств, успешно разработавших и внедривших законодательную и нормативно-методическую базу управления всей документацией, включая электронную. Закон “Об информатизации” (1995 г.), Гражданский кодекс Республики Беларусь (1998 г.), Закон “Об электронном документе” (2000 г.), государственный стандарт СТБ 1221-2000 “Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения” являются важными государственными актами в сфере ДОУ.

Отметим Закон Республики Беларусь от 06.10.94 № 3277-XII “О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь”, в котором разработка и внедрение систем управления документацией, надзор за соблюдением законодательства по ведению делопроизводства возлагаются на органы управления архивной службой и ее учреждения.

На Украине принят Закон от 13.12.01 № 288-111 “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях”. В законе постановлено уполномочить центральный орган исполнительной власти для работы в сфере архивного дела и делопроизводства. Данный орган осуществляет нормативно-правовое регулирование отношений в сфере архивного дела и делопроизводства, контролирует деятельность архивных учреждений и служб делопроизводства. Акты центрального органа исполнительной власти являются обязательными для органов государственной власти, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций независимо от их подчиненности и формы собственности, а также для граждан.

В 2003 г. принят Закон Украины “Об электронных документах и электронном документообороте”. В 2004 г. утверждены Основные правила работы архивов Украины. В них установлены правовые основы управления архивным делом и делопроизводством со стороны государственных архивных органов.

Украинскими документоведами разработан проект закона о делопроизводстве (2003 г.).

С 1994 г. начал свою деятельность Украинский государственный научно-исследовательский институт архивного дела и документоведения.

Постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 № 1153 была утверждена Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах и других органах государственной власти.

В республике Казахстан принят Закон “О национальном архивном фонде и архивах Республики Казахстан” от 22.12.98 № 326-1.

Глава 5 этого закона “Государственное регулирование управления архивным делом” к вопросам регулирования относит: обеспечение единой государственной политики в архивном деле и документообразовании; разработку проектов и реализацию государственных программ развития архивного дела и ведения документации; развитие научно-исследовательской и научно-методической деятельности в области архивоведения и документоведения.

В законе также отмечается, что указания уполномоченного органа по вопросам ведения документации обязательны для исполнения всеми физическими и юридическими лицами.

Положение о Комитете по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан (утв. постановлением Правительства Республики Казахстан от 07.05.99 № 543) ставит задачу совершенствования государственной системы делопроизводства. Для реализации этой и других задач Комитет разрабатывает проекты нормативных актов, реализует программы развития делопроизводства, стимулирует научно-исследовательские и методические работы, а также проводит государственное инспектирование за соблюдением законодательства.

Комитетом по управлению архивами и документацией был издан приказ от 12.07.00 № 44 “О нормативно-правовой и научно-методической базе развития архивного дела”, утвердивший примерный план нормативно-правового и научно-методического обеспечения архивного дела на долгосрочную перспективу. План уже реализуется.

Так, Комитетом были разработаны Требования к оформлению организационно-распорядительных документов, Типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, Типовое положение об уполномоченном государственном органе по управлению архивами и документацией.

В Кыргызской Республике Законодательным собранием был принят Закон о Национальном архивном фонде Кыргызской Республики (1999 г.), который устанавливает и регулирует организационно-правовые и экономические основы комплектования, учета, хранения и использования документов Национального архивного фонда республики и управления документацией в республике.

Статья 25 Закона “Порядок ведения делопроизводства” устанавливает, что разработка нормативно-методических документов, регламентирующих организацию и ведение делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, возлагается на республиканский орган управления архивным делом. Кроме того, все предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к работе с документами и их хранению.

Аналогичные права и обязанности присутствуют в соответствующих нормативных правовых актах некоторых других стран СНГ, регулирующих управление архивным делом и устанавливающих полномочия органов управления в области делопроизводства на государственном уровне.

Таким образом, анализ международного опыта показывает: первое – что управление документацией (ДОУ) является предметом правового регулирования и находится в фокусе внимания многих государств. Второе – как правило, эти задачи возлагаются на архивные органы.

Перспективы развития нормативной базы делопроизводства в России

России следовало бы обратить внимание на опыт зарубежных стран. Ведь сегодня, после осуществления административных преобразований, государственная функция управления документацией (ДОУ) впервые за последние три столетия выпала из поля зрения государства. Архивное агентство не может исполнять координирующие, контрольные, надзорные функции в сфере ДОУ. Другому государственному органу данная задача не поручена. Безусловно, такое положение негативно отразится на состоянии ДОУ страны.

Стоимость документирования и обработки документов в пересчете на один документ в среднем составляет примерно 50 руб. В связи с этим сокращение видового состава документов путем унификации и стандартизации на 10% позволяет рассчитывать на получение прямого экономического эффекта за счет сокращения затрат на документирование и обработку документов. Экономия составляет порядка 12,5 млрд рублей.
Регламентация функций органов государственного управления и процедур их документационного обеспечения позволяет за счет снижения затрат времени на документирование и обработку документов (в среднем с 15–20 мин до 3–4 мин) получить экономию до 40–50% всего времени, затрачиваемого на документационные процессы. Это, в свою очередь, позволит получить прямой экономический эффект в размере не менее 2,5–3,0 млрд руб.

установление единых унифицированных правил и методов ДОУ в государственных структурах независимо от их ведомственной подчиненности;
мониторинг и контроль за соблюдением правил и норм межведомственного документооборота, за процессами документообразования и объемами документооборота;
научно-методическая работа в области документационного обеспечения и внедрение наиболее рациональных методов работы с документами в органах управления и государственных организациях;
централизованная разработка типовых регламентов для решения управленческих задач государственных организаций;
обеспечение сохранности документов в органах государственного управления, формирование документальных фондов как информационных ресурсов организаций, установление сроков хранения документов, а также соблюдение законодательно установленных положений о доступе к документам органов управления и организаций;
экспертиза программных и иных информационных средств, применяемых в органах власти и государственных организациях для электронных документационных коммуникаций;
профессиональная подготовка и повышение квалификации специалистов в области ДОУ.

М.В. Ларин проф, д.и.н.

Управление федеральными документами в США

Роль Федерального архива Германии в управлении документами

Английский опыт в создании системы электроного документооборота и электронного правительства

Опыт управления электронными документами в других государствах

Отечественные традиции и мировой опыт, рекомендации Международного совета архивов со всей очевидностью указывают на важность государственного регулирования вопросов управления документацией. Не случайно это направление деятельности нашло отражение в проекте Концепции развития архивного дела до 2020 года, разработанной Федеральным архивным агентством. Было бы правильным использовать в этой ситуации и прогрессивный зарубежный опыт.

Во всех развитых странах государство осуществляет функции по управлению документацией, и такая практика себя оправдывает. Отказ от вмешательства на государственном уровне в регулирование процессов документационного обеспечения управления в итоге негативно отразится на качестве архивного фонда. Особенно актуально это положение в связи с мировой тенденцией перехода к электронному документообороту.

Установление нормативных требований, методическое руководство и контроль в области управления документами является важнейшим направлением деятельности национальных архивных органов за рубежом. Это положение со всей очевидностью было подчеркнуто в ряде основных докладов на состоявшемся в Австралии в 2012 году Международном конгрессе архивов.

Начнем данный обзор с Соединенных Штатов Америки , где управление федеральными документами возложено на National Archives and Records Administration (NARA) - федеральное учреждение, национальную архивно-документационную службу (далее – «Национальный архив США»). К основным функциям Национального архива США относится закрепленное федеральным законодательством руководство и помощь федеральным учреждениям по вопросам правильного документирования их деятельности и передачи документов на хранение или уничтожение.

Национальный архив США обязан:

Распространять стандарты, процедуры, правила в области управления документами и проведения обучения управлению документами,

Проводить исследования в области совершенствования практики и программ управления документами ;

Собирать и распространять информацию по программам обучения, технологическим разработкам и другим видам деятельности в области управления документами;

Создавать межведомственные комитеты и советы, необходимые для обмена информацией в области управления документами между федеральными учреждениями;

Постоянно обращать внимание федеральных учреждений и Конгресса США на необходимость соблюдения правильной политики в области управления документами;

Проводить обучение в области управления документами и рекомендовать федеральным учреждениям проводить обучение в области применения систем и технологий экономичного управления документами;

Инспектировать (проводить обследование) документов, программ и практики управления документами в федеральных учреждениях;

Отчитываться перед соответствующими комитетами Конгресса США и перед руководителем Административно-бюджетного управления США в январе каждого года (и, если необходимо, также в любое другое время) по результатам вышеперечисленных видов деятельности и о соблюдении федеральными учреждениями рекомендаций, разработанных по результатам инспектирования (обследования) документов и управления документами .

Свод федеральных нормативных актов США содержит акты, изданные Национальным архивом США.

В 36-м разделе (глава 12) непосредственно управлению документами посвящены:

часть 1220 «Федеральные документы. Общие положения»,

часть 1222 «Создание и хранение федеральных документов»,

часть 1228 «Передача федеральных документов»,

часть 1230 «Управление микрофильмированными документами»,

часть 1232 «Управление аудиовизуальными документами»,

часть 1234 «Управление электронными документами»,

часть 1236 «Управление особо важными документами»,

часть 1238 «Помощь по программам управления документацией в организациях».

Одним из приоритетных направлений деятельности Национального Архива является участие в формировании нормативных основ управления электронными документами в рамках электронного правительства. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы «Управление электронными документами электронного правительства».

Все федеральные ведомства и их подразделения обязаны вести делопроизводство по правилам Национального архива, а системы автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах должны соответствовать требованиям, установленным Национальным архивом. Для этих целей подготовлена Программа «Управление документами в рамках электронного правительства» (E-Government Electronic Records Management Initiative ) .

В рамках данной программы разрабатываются руководства, которыми правительственные учреждения и агентства могут использовать при управлении электронными документами и передаче электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив, с использованием различных типов данных и форматов . NARA одобрил стандарт требований Министерства обороны США к программным продуктам, используемым для управления электронными документами - DOD 5015.2-STD 2-й версии .

Данный стандарт устанавливает обязательные требования и функциональное наполнение программного обеспечения, используемого для управления документами. Национальный Архив рекомендует использовать стандарт DOD 5015.2 и сертифицированные по нему продукты в качестве основы при выборе федеральными органами управления систем электронного документооборота.

Национальный Архив разработал также «Инструментальный набор для управления электронными документами» как методическое пособие для практических работников.

В 2008 году NARA была запущена программа Архива электронных документов , которая должна помогать федеральным ведомствам в управлении документацией. Архив электронных документов позволяет обеспечить обработку, сохранение, управление и устойчивый доступ ко всем видам электронных документов, независимо от особенностей компьютерного оборудования и программного обеспечения.

В феврале 2011 года Национальный архив подготовил документ «Об управлении государственными документами в облачной среде» , который содержит детализированные положения и дает рекомендации в области управления документами «в облаках», включая вопросы, касающиеся контрактов на приобретение услуг облачных вычислений. В этом документе специально подчёркивается, что федеральные органы управления несут полную ответственность за соблюдение правил делопроизводства, вне зависимости от того, где хранятся документы.

Проблема управления документами и государственного делопроизводства в целом была поднята и на высшем государственном уровне, когда Президент США Барак Обама издал специальный Меморандум «Управление государственными документами» 28 ноября 2011 года. Меморандум адресован руководителям федеральных органов управления, и в нем со всей серьезностью поднимается вопрос о качестве управления государственными документами.

Данный Меморандум знаменует начало реформирования политики управления документами, улучшения работы и поощрения открытости и ответственности путем совершенствования делопроизводственной деятельности и принятия решений в агентствах; проведения дальнейшей идентификации и передачи в Национальный архив США (NARA ) исторических документов, имеющих постоянную ценность для будущих поколений; оказания помощи исполнительным департаментам и агентствам (упоминаемым как «агентства») при реализации задач минимизации затрат и организации более эффективных действий в сфере управления документацией.

В Меморандуме отмечается, что федеральные органы управления (агентства) должны в своей работе стремиться к двум основным целям.

Первая цель: Внедрять электронное делопроизводство с целью обеспечения прозрачности, эффективности и ответственности в органах управления. Для этого выдвинута задача всем федеральным агентствам к 2019 году перейти в максимальной степени на электронный документооборот, в том числе и для электронных документов с постоянным сроком хранения.

К 2017 году федеральные агентства должны управлять всеми документами электронной почты в электронном формате (полностью в безбумажном виде).

Вторая цель издания Меморандума: Улучшить организацию управления документами. Для этого Меморандумом предусматривается ввести механизм назначения в каждом ведомстве ответственных должностных лиц, проводить постоянное обучение персонала в сфере управления документами, разработать перечни документов и представить их в NARA .

NARA как основной исполнитель положений Меморандума должен подготовить комплекс нормативно-методических документов по выполнению директивы Президента США. С этой целью 24 августа 2012 года Административно-бюджетное управление Администрации Президента США и Национальный архив США (NARA) издали совместный Меморандум для руководителей административных управлений и агентств по управлению правительственными документами. Документ подписали Джеффри Д. Зинтс, исполняющий обязанности директора Административно-бюджетного управления США и Дэвид С. Ферреро, Архивист США, руководитель Национального архива США. В этом документе намечены основные мероприятия по реализации президентского Меморандума, распределена ответственность за исполнение его положений между NARA и федеральными органами управления, определены контрольные мероприятия и сроки их реализации.

Несомненно, пример США в сфере управления документами послужит ориентиром для других государств, решающих аналогичные задачи, и требует дальнейшего исследования и постоянного мониторинга.

Также интересен опыт Федеративной Республики Германии, где в рамках функционирования технологий электронного правительства значительное место занимают вопросы документооборота.

Высшим федеральным органом в сфере организации архивного дела в Германии является Федеральный архив (Bundesarchiv ). Его деятельность регулируется Законом о хранении и использовании архивных материалов Федерации 1988 г. или сокращенно Законом о Федеральном архиве (Bundesarchivgesetz – B АrchG ).

Федеральному архиву ФРГ отведена роль консультирующей организации для федеральных органов управления в вопросах управления документацией. Федеральный архив издает нормативно-методические материалы в этой области, которые носят рекомендательный характер, однако на практике они служат для федеральных министерств как основы для руководства в работе с документами.

В «Общем порядке работы федеральных министерств ФРГ» (GGO ) – основном нормативном документе, всесторонне регулирующем работу министерств, наряду с изложением правил делопроизводства, подчеркивается, что федеральные министерства создают предпосылки для работы с информацией в электронной форме. Для обмена информацией между федеральными министерствами существует единая электронно-коммуникационная информационная сеть.

Особенности процесса документооборота и управления документацией, учитывающие применение электронных документов, подробно изложены в Директиве по обработке и управлению документами в федеральных министерствах (Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien - RegR ), одобренной Федеральным правительством Германии 11 июля 2001 г.

Интересны подходы немецких специалистов к реализации государственной программы «электронного правительства», которая является одной из самых крупномасштабных в Европе. Программа реализуется на базе концепции «DOMEA».

«DOMEA» (Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang – Управление документами и электронное архивирование в ИТ-системах), – это рабочая концепция, которая содержит основные принципы перехода государственных организаций к электронному документообороту и требования к автоматизированным системам электронного документооборота.

В ФРГ проводится сертификация программных продуктов на соответствие сформулированным в этом документе функциональным требованиям к программному обеспечению для использования его в государственном управлении. «Требования» служат основой для разработки ведомственных спецификаций и критерием при принятии решения о покупке программного обеспечения.

В ходе сертификации системы оцениваются по степени соответствия требованиям и по удобству работы, в соответствии со специально разработанной методикой. Результаты тестирования публикует Министерство внутренних дел. Программы, удовлетворяющие требованиям, получают официальный сертификат, упрощающий их продвижение на рынке программного обеспечения для органов федерального правительства. Сертификацию по DOMEA прошло, по нашим сведениям, более 10 программных продуктов.

Однако, несмотря на наличие системы сертификации, специалисты Федерального архива отмечали наличие проблем в организации информационного взаимодействия между отдельными системами электронного документооборота.

Организация приема на хранение в Bundesarchiv электронных документов является сравнительно новой задачей. Для ее решения в составе Федерального архива создано специальное подразделение. Организация, технология работы, состав программно-технического комплекса (ПТК) по приему на хранение в Bundesarchiv электронных документов разрабатывались в архиве в течение двух лет сторонней организацией, специализирующейся на создании программных продуктов. Для хранения электронных документов выделены специальные серверные мощности. В 2009 г. объем хранимой информации составлял примерно 100 Gb .

Архив установил формат архивного хранения электронных документов – PDF -A . Это формат, который рекомендован Международным советом архивов, и который поддерживается стандартом ИСО 19005-1 2005 г. с изменениями 2007 г.

Организации, которые по договору передают электронные документы на хранение в Bundesarchiv , должны самостоятельно перевести все сдаваемые документы в формат PDF -A . Графический образ документа при этом дополняется метаданными документа в XML . Для организаций, которые не могут самостоятельно проделать эту конвертацию и миграцию, Bundesarchiv предлагает выполнить ее с помощью своего ПТК. При этом Bundesarchiv требует снятия электронных подписей с документов, передаваемых в архив. Причем ответственность за соблюдение аутентичности документов возлагается на организации, сдающие документы в архив.

В будущем предполагается передавать файлы с электронными документами из организации в архив по телекоммуникационным каналам. Однако сейчас такая передача осуществляется с помощью обособленных носителей информации (дисков).

В первые три года, на стадии эксперимента, организации передавали электронные документы непосредственно в Федеральный архив. В перспективе планируется создать Промежуточный архив электронных документов. То есть технология передачи электронных документов на архивное хранение будет такой же, как и для документов на бумажных носителях. Хотелось бы отметить, что специалисты Федерального архива стремятся в отношении электронных документов применять те же правила, которые действуют для документов на бумажной основе (формирование дел, их учет и т.п.).

Файлы электронных документов хранятся на магнитных лентах (как рабочие экземпляры) и на других типах носителей для дублирования (резервирования) информации.

О хранении баз данных. Немецкие архивисты отрицательно относятся к идее сохранения в государственных архивах баз данных со всем их содержимым и программным обеспечением. Сегодня архивисты рекомендуют сохранять периодические срезы информации баз данных (распечатки содержимого или его электронный вариант). Что касается информации сайтов – она сохраняется в Информационном центре Национальной библиотеки, которая, согласно Положению о ней, обязана сохранять такую информацию.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что немецкие специалисты на федеральном уровне подходят к решению задачи хранения электронных документов, исходя из существующих возможностей, на основе хорошо продуманных прагматических решений.

Национальный архив Великобритании придает большое значение вопросам управления документами, осуществляя методическое руководство деятельностью управляющих документами центральных государственных учреждений.

Следует заметить, что Национальный архив Англии в Кью, после прихода в архив нового менеджмента в середине прошлого десятилетия, взял курс на внедрение современных информационных технологий в практику своей работы и активно работает над проектом сохранения так называемого «цифрового наследия», откликаясь тем самым на происходящие в сфере государственного управления решительные изменения методов работы в рамках «электронного правительства». Для этого в архиве реализуется проект создания электронной части архива, предназначенной для хранения электронных документов; произведены структурные преобразования.

В руководстве архива введены должности директоров по технологиям и по информационной политике.

В подчинении директора по технологиям находятся подразделения, обеспечивающие сохранение электронных документов в архиве, включая технические службы. Директор по информационной политике отвечает за работу подразделений, которые отвечают за комплектование архива электронными документами: курирование правительственных учреждений по вопросам архивного хранения документов, оказание им помощи в экспертизе ценности документов, отборе на хранение и уничтожение делопроизводственной документации, передачу отобранной на хранение электронной документации в архив и т.п., обеспечение доступа пользователей к архивным документам в режиме on -line .

За счет новой стратегии в 2008-2009 гг. в архиве накоплено свыше 112 млн. цифровых копий документов, а сайт архива посетили с различными целями 11 млн. исследователей (пользователей) .

Главная задача архива – отбор и сохранение в архиве электронных документов правительственных учреждений. Для этого в архиве создана автоматизированная информационная система («Открытый архив. «Информационная система» – разработка НАСА США) стоимостью 3,5 млн. фунтов стерлингов. Планируется, что в архив электронные документы будут поступать по защищенным коммуникационным каналам из правительственных учреждений в оригинальных форматах. Т.е. Национальный архив предполагает хранить архивные документы в тех форматах, в каких они были созданы в правительственных учреждениях. В течение 2009 г. планировалось поступление в архив около 60 гб. (около 4 млн. документов). В соответствии с выбранной концепцией, электронные документы организованы в архиве в отдельный информационный массив. В целом на хранение будут приняты 2% общего объема электронных документов, образующихся в делопроизводстве правительственных учреждений.

В настоящее время отрабатывается технология передачи электронных документов в Национальный архив. Она включает в себя следующие этапы: отбор ЭД для передачи в архив – подготовка ЭД к передаче на основе специального программного обеспечения – передача по каналам связи (как исключение, на обособленных (съемных) носителях) – карантин, проверка качества – включение в информационный массив – создание резервной копии информационного массива – обеспечение поиска и доступа.

Одна из ключевых проблем – необходимость изменения действующей нормы: 30 летнего срока, в течение которого документы должны храниться в архивах правительственных учреждений без права доступа к ним широкой публики. В случае с архивными электронными документами ЭД предполагается передавать их в базы данных Национального архива через 3 года после их завершения в делопроизводстве. Важной частью сохраняемых в архиве электронных ресурсов является информация веб-сайтов правительственных учреждений.

В настоящее время архив принимает на хранение информацию примерно 1500 сайтов правительственных учреждений с периодичностью 3 раза в год. Этой работой занимается подразделение архива из четырех сотрудников штатного состава с годовым бюджетом 500 тыс. фунтов стерлингов.

Другой составной частью работы Национального архива является построение так называемого электронного каталога (базы данных), объединяющего всю цифровую архивную информацию. Важное место при этом занимает разработка формата описания, включающего в себя около 40 обязательных полей и словаря дескрипторов.

Стратегическая цель Правительства Великобритании – переход к документообороту в электронном виде. В настоящее время, по информации специалистов, около 95% всей документации правительственных учреждений создается в электронном виде. Однако наиболее важные документы создаются и подписываются руководителями различного ранга на бумаге.

Создана защищенная правительственная телекоммуникационная сеть, по которой осуществляется электронный документооборот между различными правительственными учреждениями. Типового решения для автоматизации делопроизводства в правительственных учреждениях не существует.

Английские специалисты указывают также на нестыковку подходов к информатизации государственного управления служб делопроизводства, архива и информационных подразделений. Существует практика привлечения к поддержке информационного обеспечения правительственных учреждений внешних организаций на основе аутсорсинга.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что тенденция широкого применения электронных документов в правительственных учреждениях Великобритании действительно имеет место. 95% электронных документов в общем объеме документооборота – значительный показатель. Обмен ими между учреждениями происходит по защищенным каналам связи, на основе закрытой информационной сети. Вместе с тем, стройная и четкая система управления жизненным циклом электронного документа от момента создания до передачи его на архивное хранение, или на уничтожение только формируется. В любом случае, английский опыт имеет важное значение для его использования в практике создания системы электронного документооборота и электронного правительства.

Национальный архив Австралии играет лидирующую роль в управлении документацией правительственных учреждений на территории Австралийского Союза и выпускает важные нормативные разработки по управлению деловой документацией; именно Национальный архив выпустил стандарт DIRKS (развитие системы управления документами).

Национальным архивом Австралии издан также стандарт делопроизводственных метаданных для государственных учреждений . Австралийский государственный стандарт по управлению документацией - AS 4390 Records Management , выпущенный в 1996 году - послужил основой для международного стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документацией» .

Международный стандарт по делопроизводственным метаданным ИСО 23081, первая часть которого выпущена в мае 2004 года , также разрабатывался при активном участии австралийских архивистов.

В Австрии начал развиваться проект, интегрирующий управление электронным документооборотом и архивами, для обеспечения корректного управления электронными документами в течение всего их жизненного цикла.

Сюда уже входят управление документооборотом в федеральных ведомствах через систему ELAK («Электронный документ») и разработанная специалистами спецификация межведомственного формата передачи электронных документов под названием EDIAKT . По сути, определен формат применимого SIP -пакета (сдаточного информационного пакета), который можно ввести в архивную систему. Первым в 2011 году эту систему стал использовать Государственный архив Австрии.

Перечень государств, которые активно работают по внедрению электронных документов, можно продолжить. Известен опыт ряда европейских стран, в частности, Польши, Чехии, Франции, скандинавских и прибалтийских государств, которые в рамках исполнения директив ЕС активно продвигают концепции электронного правительства и соответственно, электронного документооборота.

Особое внимание вопросы управления документацией за рубежом получили в ходе развития и внедрения концепции «электронного правительства». Государственные архивные органы Великобритании, США, Австрии, Канады и других стран участвуют в разработке концепций управления электронными документами в рамках электронного правительства, а Национальный архив Австралии, например, администрирует и продвигает использование государственного стандарта метаданных AGLS , разработал Тезаурус интерактивных функций австралийских государственных учреждений (AGIFT ). Национальные архивные службы стремятся регламентировать, в частности, выбор программного обеспечения для работы с электронными документами в организациях, в связи с чем проводят тестирование и разрабатывают примерные спецификации (функциональные требования) автоматизированных систем управления документами. Архивными органами отдельно исследуются и регламентируются вопросы управления базами данных, веб-документами, документами электронной почты.

В странах - членах СНГ над решением данной задачи активно работают Белоруссия, Казахстан и Украина.

Эти три страны имеют ряд общих положений при организации работы в сфере документационного обеспечения управления:

Во-первых, управление официальными документами подлежит государственному регулированию во всех сферах деятельности предприятий и организаций как государственного, так и коммерческого сектора экономики этих стран на основании соответствующего законодательства.

Во-вторых, государственное регулирование управления официальными документами во всех организациях вне зависимости от их организационно-правовой формы и формы собственности осуществляет специальный уполномоченный орган, отвечающий за архивы .

Таким образом, на основе анализа зарубежного опыта, можно сделать ряд выводов.

Тенденция распространения электронных документов в практике

государственного управления является общемировой.

Успех внедрения электронных документов и электронного

документооборота обеспечивается наличием государственной политики и ее законодательного обеспечения.

3. Анализ опыта подчеркивает необходимость участия в процессах внедрения электронного документооборота архивных служб, которые прямо заинтересованы в обеспечении контроля жизненного цикла электронных документов.

4. Очевидно, что высокий уровень организации управления электронными документами требует долговременной, систематической работы, основанной на воспитании у специалистов профессионального подхода к использованию информационных технологий.

5. Зарубежный опыт также однозначно указывает на то, что полностью отказаться от документов на бумажном носителе в современных условиях

невозможно. В течение обозримого периода времени бумажные документы и электронные документы будут сосуществовать параллельно, причем в массовом порядке. Также следует подчеркнуть, что часть документов по-прежнему будет создаваться и храниться только на бумажных носителях, которые позволяют гарантированно сохранять информацию на протяжении нескольких столетий.

В каждом федеральном учреждении должна быть программа управления документами, которая должна обеспечивать соблюдение законодательства в области управления документами, эффективный контроль над созданием и хранением документов в процессе деятельности учреждения, внедрение и соблюдение установленных Национальным архивом США стандартов, процедур и технологий по улучшению управления документами, сохранность и защиту документов, отбор и передачу на хранение или уничтожение документов временной ценности (статья 3102 44-го раздела Свода законов США).

Программа "Управление документами в рамках электронного правительства" (E-Government Electronic Records Management Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies – Managing Government Records , November 28, 2011) – [Электронный ресурс]. – http ://www .whitehouse .gov /the -press -office /2011/11/28/presidential -memorandum -managing -government -records .

Memorandum for the Heads of Executive Departments and Agencies and Independent Agencies // Executive Office of the President, Office of Management and Budget, National Archives and Records Administration. - Washington, D.C. 20408. - August 24, 2012. – 7 pp.

Казахстан - Комитет информации и архивов Министерства связи и информации Республики Казахстан.

Украина - Государственная архивная служба Украины

Бухучет и налоги