Сотрудника направляем в заграничную.командировку для встречи с нашими партнерами. Встреча будет 28 и 29 апреля. Вопрос в следующем. Будет ли считаться рабочим днем 30 апреля если в этот день работник будет в пути и это будет подтверждено а/б и нужно ли издать приказ на работу в выходной день? 2. Если сотрудник написал сл.записку в которой изъявил желание остаться в месте командировки на этот день (30 апреля) и билеты на обратную дорогу будут уже на 1 мая. Законодательство разрешает возместить расходы на проезд из места командировки если даты проездного документы отличаются от даты окончания командировки указанной в приказе, если получено согласие руководителя организации. Должны ли мы оплатить день в пути сотруднику как работу в выходной день, если этот день сотрудник будет проводить по своему желанию в месте командировки и возвращаться к месту работы на день позже. Время в пути он же все равно затрачивает только не 30 апреля, а 01 мая? И как правильно рассчитать суточные если отметки в паспорте о пересечении границы РФ будут 01 мая?
Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815):
Если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата компанией его проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (письма Минфина России от 12.09.2013 № 03-04-08/37693 и от 10.08.2012 № 03-04-06/6-23).
Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника
По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Командированный сотрудник вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда за эти дни.
Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.*
Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:
Трудовой кодекс не запрещает работнику уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск, не возвращаясь из командировки на работу.
По мнению специалистов главного финансового ведомства, если работник остается в месте командировки для проведения отпуска, расходы по оплате проезда к месту работы не признаются для целей налогообложения обоснованными: компания оплачивает возвращение работника из места отпуска, а не из командировки.
Следовательно, расходы по оплате проезда сотрудника из места проведения отпуска к постоянному месту работы компания не может признать в целях налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 030306/1/47813).
Налоговым кодексом не предусмотрено освобождение от обложения НДФЛ сумм оплаты проезда сотрудников к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска до места жительства. Поэтому суммы оплаты проезда сотрудника от места командирования к месту проведения отпуска и от места проведения отпуска к мес-ту работы являются его экономической выгодой, предусмотренной статьей 41 Налогового кодекса. А значит, облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813).
Сотрудник компании (ЗАО «Коробейник»), расположенной в г. Москве, П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. С 16 июня 2014 года по графику отпусков у него ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней.
В компании установлена пятидневная рабочая неделя. В какой срок сотрудник должен отчитаться по командировке?
Решение
П.Р. Волков должен вернуться из командировки 11 июня. Первые три рабочих дня, в которые он должен сдать авансовый отчет о командировочных расходах и отчет о выполненной работе, приходятся на период ежегодного отпуска (с 16 по 29 июня 2014 года).
30 июня 2014 года сотрудник должен выйти на работу после отпуска. В период с 30 июня по 2 июля 2014 года он должен отчитаться по командировке - представить авансовый отчет о расходах в командировке и письменный отчет о выполненной работе.
Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни
Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. и ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?
Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-03-06/1/34815):
- - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
- сотрудникам, которым установлена часовая ставка, – не менее чем по двойной часовой ставке;
- сдельщикам – не менее чем по двойной сдельной расценке;
- сотрудникам с постоянным окладом – в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Из статьи Журнала «Зарплата», № 6, июнь 2014
Расходы по оплате проезда из отпуска к месту работы
Оплата проезда из отпуска к месту работы - доход работника
Пример 3
Когда можно признать расходы по оплате проезда
- - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.*
Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы. В нем можно прописать, что командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать работодателю заявление с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период.
Оплата проезда не является доходом работника*
Если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата компанией его проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (письма Минфина России от 12.09.2013 № 03-04-08/37693 и от 10.08.2012 № 03-04-06/6-23).*
Пример 4
Изменим условия примера 3. Сотрудник ЗАО «Коробейник»
П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ?
Решение
Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р. Волкова из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли.
Оплата компанией проезда работника от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды, не облагается
НДФЛ.
Отправляем сотрудников в командировку, в пятницу, на один день в Москву, однако, сотрудники просят оставить их в Москве до воскресенья (чтобы погулять по городу), как оформить этот момент в бухгалтерии? Суточные планируем выплатить только за 1день фактического исполнения служебного задания, в пятницу, так же предприятие оплачивает только билеты без проживания.
Ответ
В данном случае нужно оформить письменное разрешение руководителя на задержку выезда сотрудников из командировки (например, ). В этом случае при расчете налога на прибыль затраты на проезд можно учесть в составе расходов. НДФЛ со стоимости билетов удерживать не нужно. Порядок оформления документов при направлении сотрудников в командировку приведен ниже в полном ответе.
Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в .
Коммерческая организация может по собственному выбору:
- составить приказ по ;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ).
Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить .
Служебная записка
Ситуация: обязательно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку
Нет, не обязательно.
Однако служебную записку необходимо оформить, если:
- сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования необходимо указать в , которую сотрудник по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
- по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет , которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в Положения, утвержденного .
Причиной задержки может стать, например, и то обстоятельство, что сразу после командировки сотрудник и проводит его в месте командировки или просто остается на выходные. По этому поводу представители Минфина России отмечают следующее. При оценке целесообразности аналогичных затрат нужно исходить из того, что расходы человека на проезд из места командировки были бы понесены в любом случае, независимо от срока, проведенного сотрудником в месте назначения.
А значит, расходы на обратный билет можно учесть при налогообложении прибыли, даже если сотрудник задержался в месте командировки по причине отпуска или выходного (при условии, что они произведены с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность этих расходов).
Такие выводы следуют из положений Налогового кодекса РФ и писем Минфина России , (размещено на официальном сайте ФНС России в разделе «Разъяснения ФНС России, обязательные для применения»).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается ().
Однако, если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т. ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ ( , НК РФ). Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России и .
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно.
Такие же правила применяются и в случае, когда сотрудник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе. Например, для того, чтобы подготовиться к выполнению задания в месте командировки.
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России , .
Сотрудник остался в отпуске в месте командировки: расходы на проезд
Работник задержался в командировке на выходные или праздничные дни
Выходные дни, как и нерабочие праздничные дни, — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (ст. и ТК РФ). Признается ли оплата проезда к месту постоянной работы сотрудника его доходом? Может ли компания учесть расходы на оплату проезда?
Когда можно признать расходы по оплате проезда
Расходы на оплату проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли ():
- - если сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность произведенных работником расходов;
- - дата выбытия работника из места служебной командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен билет.
Компания вправе принять положение по оформлению и возмещению затрат на командировочные расходы. В нем можно прописать, что командированные работники, последний день командировки которых приходится на день, предшествующий выходным или нерабочим праздничным дням, имеют право подать работодателю заявление с просьбой оставить их в месте командирования на краткосрочный период.
Оплата проезда не является доходом работника
Если работник остается в месте командирования на выходные или нерабочие праздничные дни, оплата компанией его проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды (письма Минфина России и ).
Пример 4
Изменим условия примера 3. Сотрудник ЗАО «Коробейник»
П.Р. Волков направлен в командировку в г. Санкт-Петербург со 2 по 11 июня 2014 года. До отъезда в командировку он подал работодателю заявление с просьбой разрешить по личным обстоятельствам провести в месте командирования «длинные выходные» с 12 до 15 июня 2014 года. С согласия работодателя он вернется из командировки в понедельник, 16 июня 2014 года.
Может ли компания учесть расходы на оплату стоимости проезда командированного работника из г. Санкт-Петербурга в г. Москву? Признается ли оплата проезда в место постоянной работы доходом работника, облагаемым НДФЛ?
Решение
Сотрудник задержался в месте командировки на выходные с разрешения руководителя. Поэтому расходы на приобретение проездного билета для проезда П.Р. Волкова из места командировки к месту постоянной работы компания может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли.
Оплата компанией проезда работника от места проведения свободного от работы времени до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды, не облагается
НДФЛ.
Списывать ли расходы, если сотрудник задержался в командировке на праздники?
Алексей Чопяк, эксперт «УНП»
«…Перед новым годом направляем сотрудника в командировку в Волгоград. Командировка закончится 31 декабря. И чтобы не встречать Новый год в поезде, сотрудник планирует остаться в Волгограде. Вернется в Санкт-Петербург только 3 января. Вправе ли мы списать стоимость обратной дороги и не удерживать с этой суммы НДФЛ?..»
Вопрос главного бухгалтера Геннадия Ершова, г. Санкт-Петербург
Да, Геннадий, компания вправе учесть расходы, а НДФЛ удерживать не требуется.
Компания вправе списать расходы на проезд сотрудника в командировку и обратно (). Новогодние каникулы относятся к праздникам (). Но оплатить расходы на обратную дорогу необходимо в любом случае независимо от того, сколько времени сотрудник пробыл в месте назначения (ст. , ТК РФ). Значит, компания вправе учесть стоимость обратного билета, даже если работник вернется во время каникул. Главное, чтобы директор дал согласие на задержку. Поэтому стоит получить от сотрудника после возвращения заявление о том, что он не смог уехать домой в день окончания командировки, а директор поставит на заявлении разрешающую визу ().
Удерживать НДФЛ со стоимости билета не надо. Ведь компенсация проезда при возвращении из командировки освобождена от НДФЛ, даже если сотрудник задержался на выходные или праздники ().
Как отразить в учете расходы на оплату перелета работника от места постоянной работы до места командировки и обратно, если работник с разрешения руководителя остался в месте командировки на выходные?
Командировка работника связана со сбытом продукции. Стоимость авиабилетов составляет: до места командировки - 12 650 руб. (в том числе НДС 1 150 руб.), обратно - 11 550 руб. (в том числе НДС 1 050 руб.). НДС в авиабилетах выделен отдельной строкой.
По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, который утвержден руководителем организации в полной сумме.
Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления.
Трудовые отношения
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе расходов по проезду до места назначения и обратно (ст. 167 , ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ ). При этом в трудовом законодательстве отсутствует требование об обязательном совпадении дат, указанных в проездных документах и документах, оформляемых при направлении работника в командировку, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно.
Работник обязан в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, представить авансовый отчет об израсходованных суммах с прилагаемыми подтверждающими документами, в том числе документами о фактических расходах по проезду (в данном случае авиабилетами) (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденногоПостановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 ).
Бухгалтерский учет
В связи с тем что командировка связана со сбытом продукции, затраты на оплату проезда работника к месту командировки и обратно (за вычетом предъявленного авиаперевозчиком НДС) признаются расходами по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н ).
Расходы на оплату проезда работника признаются на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (п. 16 ПБУ 10/99 ).
Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н , и приведены в таблице проводок.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд работника до места командировки и обратно не включаются в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ .
В случае когда работник остался в месте командировки на выходные, вопрос об освобождении от налогообложения НДФЛ стоимости обратного билета является спорным.
По мнению Минфина России, в случае, когда работник задерживается в месте командирования на выходные, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ (Письмо Минфина России от 21.03.2017 N 03-04-06/16282). Следовательно, при таком подходе оплата организацией работнику стоимости обратного билета со сроком приезда незначительно позднее окончания срока командировки не признается доходом работника, полученным в натуральной форме, применительно к п. 1 ст. 210 , пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ .
Отметим, что ранее Минфин России придерживался противоположной точки зрения. Подробнее о существующих позициях по данному вопросу, включая подборку официальных разъяснений и судебные акты, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.
В данном случае исходим из того, что организация рассматривает оплату проезда работника к месту работы как оплату его возвращения из места командировки. Следовательно, для целей налогообложения НДФЛ стоимость обратного билета не признается выплатой, произведенной в интересах работника, поэтому дохода, полученного в натуральной форме, у работника не возникает.
Страховые взносы
По общему правилу при оплате работодателями расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (п. 2 ст. 422 НК РФ , п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ )).
Однако в случае, когда работник остался в месте командировки на выходные, вопрос об освобождении от обложения страховыми взносами стоимости обратного авиабилета является неоднозначным.
Как указано в разделе "Трудовые отношения", законодательством не предусматривается обязательное совпадение дат, указанных в проездных документах и документах, оформляемых при направлении работника в командировку, в качестве условия для возмещения расходов работника на проезд к месту командировки и обратно.
Кроме того, существуют разъяснения, в которых указано, что для начисления страховых взносов не имеет значения, прибывает человек из командировки вовремя или задерживается. Если задержка в месте командировки после ее окончания (отгулы или отпуск) согласована с руководством, то стоимость билетов, как и другие командировочные расходы, страховыми взносами не облагается (разъяснения заместителя управляющего отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области А.В. Миклашевича и консультанта Департамента правового обеспечения Фонда социального страхования РФ Т.М. Ильюхиной). Приведенные разъяснения основаны на нормах утратившего с 01.01.2017 силу Закона N 212-ФЗ . Однако в силу того, что содержание пп. 1 п. 1 ст. 420 , п. 1 ст. 422 НК РФ , по сути, аналогично содержанию ч. 1 ст. 7, ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, считаем, что данные разъяснения применимы и в отношении страховых взносов, начисляемых с 01.01.2017.
В данном случае исходим из того, что организация рассматривает оплату обратного авиабилета как оплату перелета работника из места командировки. Соответственно, стоимость обоих авиабилетов квалифицируется в качестве командировочных расходов и не облагается страховыми взносами.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
По общему правилу вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по командировочным расходам, учитываемым при исчислении налога на прибыль (п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ ). При этом НДС по командировочным расходам принимается к вычету на основании представленных работниками счетов-фактур, выданных продавцами соответствующих услуг, или бланков строгой отчетности, в которых НДС выделен отдельной строкой (п. 1 ст. 169 , п. 1 ст. 172 НК РФ , п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 ).
В данном случае организация рассматривает возмещение работнику стоимости обратного билета как оплату проезда работника из места командировки к месту работы и учитывает стоимость этого билета в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль (о чем сказано в соответствующем разделе). Следовательно, к вычету принимается сумма НДС со стоимости обоих авиабилетов.
Налог на прибыль организаций
Расходы на проезд работника до места командировки и обратно включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264 , пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ). При этом указанные расходы должны соответствовать критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ , а именно: расходы не должны быть поименованы в ст. 270 НК РФ , должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, являться экономически обоснованными и документально подтвержденными.
В случае если работник остается в месте командировки на выходные, вопрос об экономической обоснованности расхода в виде стоимости обратного билета и о возможности признания данного расхода для целей налогообложения прибыли является спорным.
По мнению контролирующих органов, затраты на оплату проезда работника к месту работы после выходных, проведенных в месте командировки, считаются оплатой проезда из места командировки. При этом задержка выезда командированного из места командировки должна производиться с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов (Письма Минфина России от 11.08.2014 N 03-03-10/39800, ФНС России от 20.08.2014 N СА-4-3/16564 "О порядке учета командировочных расходов").
Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Заметим, что в отношении оплаты проезда командированного работника к месту работы, в случае когда работник остался в месте командировки на длительное время для проведения отпуска, Минфин России высказывал иное мнение. В таком случае расходы по оплате проезда к постоянному месту работы, по мнению Минфина России, не являются обоснованными, так как работодатель оплачивает возвращение работника не из служебной командировки, а из места отдыха. Такой вывод следует, например, из Письма Минфина России от 30.01.2017 N 03-03-06/1/4364. Дополнительно по данному вопросу см. Практическое пособие по налогу на прибыль и Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
В данной ситуации исходим из того, что соответствующее разрешение руководителя для обоснования задержки выезда командированного работника из места командировки имеется, организация рассматривает оплату проезда работника к месту работы как оплату его проезда из места проведения командировки и, соответственно, учитывает стоимость обратного билета в расходах при налогообложении прибыли.
<*> Иные командировочные расходы в консультации не рассматриваются.
Сотрудник по соглашению с Работодателем после окончания командировки остался в пункте направления на выходные (праздничные) дни по личным (семейным) обстоятельствам. Как правильно возместить расходы по командировке?
Ответ
Нужно оформить согласие работодателя на то, чтобы сотрудник задержался в месте командирования: например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку. Можно сделать и отдельный приказ (см. в конце ответа) В этом случае работнику надо будет оплатить проезд в командировку и обратно, проживание, выплатить суточные и сохранить средний заработок за время командировки и время в пути. При этом за дни, на которые сотрудник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам, ему не надо оплачивать проживание, выплачивать суточные и сохранять средний заработок.
Если же работник остается по месту командировки на длительный срок по своим личным надобностям (проводит отпуск, например), то оплата проезда к месту работы уже может быть расценена как налоговая выгода работника, с которой нужно удержать, как минимум НДФЛ, а у работодателя могут возникнуть проблемы с отнесением данных сумм на расходы. (разъяснения по данному вопросу в письме Минфина от 10 августа 2012 г. N 03-04-06/6-234 - приведено в п. 3 приложения к ответу)
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Нужно ли возмещать работнику стоимость билета, если дата окончания командировки не совпадает с датой проезда из места командирования. Работник задержался в месте командирования по личным обстоятельствам
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
Ответ на этот вопрос зависит от срока пребывания работника в месте командировки по личным обстоятельствам.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно ( , п. , и Положения, утвержденного ). Экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы на командировки учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов ( , НК РФ). В частности, в состав этих затрат входят:
стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.
При этом действующим законодательством не предусмотрено, что для оплаты и учета расходов на проезд обязательно должна совпадать дата прибытия в место командировки, указанная в командировочном удостоверении, с датой фактического прибытия сотрудника в место командировки (по билету).
Таким образом, дата окончания командировки в командировочном удостоверении может быть раньше даты фактического выезда из нее, например, если работник решил задержаться и выехать позже, чтобы провести в месте командирования выходные или нерабочие праздничные дни по своим делам. При этом работник обязан согласовать более поздний выезд из командировки и получить письменное разрешение работодателя (например, это может быть соответствующая отметка в приказе на командировку). Наличие такой отметки подтвердит целесообразность возвращения из командировки в более позднюю дату и снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.*
Данный подход следует применять и в том случае, если работник решил выехать в место командирования заранее. Главное, чтобы разница в датах не превышала разумных пределов и сохранялась связь между поездкой и командировкой. Если срок пребывания сотрудника в месте командирования значительно превышает срок, установленный в командировочном удостоверении, например, если после командировки работнику предоставлен отпуск, который он проводит в месте командирования, то оплата проезда уже не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому возместить расходы на поездку именно как на командировочные расходы уже не получится.
Правомерность таких выводов подтверждают и разъяснения контролирующих ведомств (см. ) и судебная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа , ).
2. Ответ: Как оплатить пребывание сотрудника в командировке
Возмещение расходов
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Аналогичные разъяснения дает и Минтруд России в .
Средний заработок
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).
Нужно ли выплачивать средний заработок, если сотрудник не работал в выходной в месте командирования
Нет, не нужно.
При направлении сотрудника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка ().
Средний заработок сотрудника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней в периоде, подлежащем оплате ( Положения, утвержденного ). При этом оплате подлежат все дни работы по графику, установленному в командирующей организации ( Положения, утвержденного ).
Поэтому если в командирующей организации определен график работы, предполагающий выходные дни (например, работа с понедельника по пятницу), и командированный сотрудник не исполнял трудовые обязанности в выходные дни (субботу, воскресение), то за указанные выходные дни средний заработок ему выплачивать не нужно.
Болезнь во время командировки
Если сотрудник в командировке заболел, средний заработок за дни болезни не сохраняйте. За этот период сотруднику нужно выплатить суточные и больничное пособие. Кроме того, сотруднику возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находился на стационарном лечении). Такой порядок предусмотрен Положения, утвержденного .
Командировка совместителя
Порядок оплаты труда совместителей, направленных в командировку, имеет ряд особенностей.
Средний заработок совместителей определите в том же порядке, что и для основных сотрудников ( Порядка, утвержденного ).
Если в командировку направлен внутренний совместитель с обоих мест работы, то средний заработок ему сохраните как на основной работе, так и на работе по совместительству.
Если в командировку направлен внешний совместитель, ему также сохраните средний заработок (по совмещаемой должности). Причем по месту основной работы он должен быть освобожден от исполнения трудовых обязанностей (например, взять отпуск за свой счет).
Если сотрудник направлен в командировку одновременно по основному и по совмещаемому месту работы, средний заработок за ним сохраняется по обеим должностям.
Все командировочные расходы (включая суточные) компенсируйте в одинарном размере. При совместном направлении в командировку эти расходы нужно распределить между двумя организациями по взаимному соглашению.
Такие правила установлены в Положения, утвержденного .
Командировка в нерабочий день
По распоряжению руководителя организации сотрудник может быть специально направлен в командировку для работы в выходной или праздничный день. Как документально оформить эту процедуру, см. .
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом "РВ" или цифровым кодом "03". Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал ему указание о продолжительности работы в выходной день.
Сотрудник, работающий в выходной или праздничный день, вправе претендовать на отгул или на дополнительную оплату труда.
Если сотруднику предоставлен отгул, работу в командировке в выходной день оплатите в одинарном размере. День отдыха не оплачивайте.
Если отгул не предоставлен, работу нужно оплатить:
сотрудникам, которым установлена часовая ставка, - не менее чем по двойной часовой ставке;
сдельщикам - не менее чем по двойной сдельной расценке;
сотрудникам с постоянным окладом - в зависимости от выполнения месячной нормы труда. Если в выходной день сотрудник работал в пределах месячной нормы, ему нужно доплатить не менее одинарной дневной (часовой) ставки. Если он работал сверх месячной нормы, доплата должна составить не менее двойной дневной (часовой) ставки.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Правовая база:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае, если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
Пунктом 3 ст. 217 Кодекса предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).
В абз. 12 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В соответствии со ст. ст. 106 и 107 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
При этом согласно ст. 166 Трудового кодекса служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 Кодекса, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.
В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.
Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
4. Формы документов:
ПРИКАЗ № 8
О дате выезда в командировку
менеджера Кондратьева А.С.
г. Москва 17.03.2013
В связи заявлением менеджера А.С. Кондратьева,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Разрешить менеджеру Кондратьеву А.С. убытие в командировку накануне его выходного дня для использования выходных дней в г. Пенза (по месту командирования) для своих целей.
2. Бухгалтерии (г. бухгалтер Зайцева Е.А.) :
2.1. оплатить проезд и время нахождения в пути менеджера Кондратьева А.С. к месту командирования в порядке, установленном для компенсации командировочных расходов.
2.2. за дни отдыха, указанные в заявлении Кондратьева А.С., до даты начала командировки, указанной в приказе от __________ № _________________, суточные не начислять, средний заработок не сохранять.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Е.Э. Громову.
Приложения к приказу:
|
С приказом ознакомлены: |
||||
|
Менеджер |
А.С. Кондратьев |
|||
Вопрос
Просим вас предоставить информацию по налогообложению билетов из места нахождения в командировки, если сотрудник остается в месте командировки в личных целях на срок от 1 дня до недели, что происходит с обратными билетом?
1. облагается ли он НДФЛ
2. облагается ли он страховыми взносами
3. признается ли расходом в целях налогообложения прибыли
Что происходит с билетом, если сотрудник задержался на 1 неделю/2 недели/месяц и более?
Ответ
Минфин не возражает против списания в таких случаях стоимости обратного билета в налоговые расходы (Подпункт 12 п. 1 ст. 264 , пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687 , от 11.08.2014 N 03-03-10/39800 (п. 2) , от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34815 , от 26.08.2013 N 03-03-06/1/34813 ). Главное, чтобы на задержку было согласие руководителя (неважно, остался работник там по делам или отдохнуть).
В отношении удержания НДФЛ с расходов на проезд учтите следующее.
По общему правилу компенсация документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не облагается. Но если сотрудник возвращается из командировки позднее даты, которая установлена в приказе о направлении в командировку, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.
Так, если сотрудник возвращается из командировки значительно позже установленной даты (в т.ч. если он проводит в месте командировки отпуск), со стоимости обратного билета удержите НДФЛ. В этом случае организация оплачивает за сотрудника проезд от места отдыха (отпуска) до места работы. Следовательно, оплата стоимости проезда не может рассматриваться как компенсация расходов, которые связаны со служебной командировкой. В такой ситуации у сотрудника возникает экономическая выгода, а значит, со стоимости обратного билета нужно удержать НДФЛ (Письма Минфина России от 08.11.2013 N 03-03-06/1/47813 и от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456).
Если же сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (например, на выходные или праздничные нерабочие дни), то оплата проезда от места проведения командировки (отдыха) до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. В этом случае удерживать НДФЛ со стоимости билета не нужно (Статья 41, п. 3 ст. 217 НК РФ; Письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234).
Со страховыми взносами, по сути, все то же самое, как с НДФЛ. Все зависит от причины задержки или раннего выезда.
Смежные вопросы:
-
как правильно заполнить запись книги покупок по билетам на жд и авиа траспорту по авансовым отчетам о командировке
✒ В книге покупок за квартал, в котором утвержден авансовый отчет…... -
Организация (ОСНО) отправила сотрудников в командировку. При возвращении сотрудники предоставили документы, подтверждающие командировочные расходы, в т.ч электронные ж/д-билеты (класс обслуживания 1Э, 2Э, У1 сервисные услуги). У1 сервисные услуги включают…... -
Сотрудник купил билет на самолет, опоздал и купил второй, нужно ли возмещать расходы
✒ По общему правилу работодатель должен компенсировать командированным сотрудникам расходы на проезд туда и обратно (п.…... -
какие выплаты облагаются страховыми взносами, а какие нет?
✒ Обязательными страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС облагаются выплаты, начисленные в пользу работников — граждан РФ в рамках трудовых…...
