Не секрет, что в условиях рыночной экономики предприятия стремятся сократить свои затраты и увеличить прибыль. А неэффективное использование рабочего времени влечёт за собой неоправданные расходы. По этой причине руководители вынуждены контролировать работу персонала. Но здесь возникает вопрос, законно ли слежение за компьютерами сотрудников и не нарушает ли эта процедура их права.

Нужен ли контроль работы сотрудников?

В той или иной форме контроль персонала вёлся всегда, в результате, чего составлялся , и вести его поручалось отдельному сотруднику. В настоящее время основное рабочее место, как правило, оборудовано компьютером и выходом в интернет. По данным исследований некоторые сотрудники тратят около 50% своего рабочего времени на общение в социальных сетях. Поэтому мониторинг компьютеров персонала является необходимостью в современных экономических условиях. Он позволяет предотвратить утечку секретной информации, контролировать использование компьютерных средств, ну и конечно узнать насколько рационально в организации используется рабочее время. Для этого в локальной компьютерной сети устанавливаются специальные программы.

А законно ли слежение за компьютерами сотрудников, ведь данная деятельность руководства может вызвать возмущение и негодование персонала. Только поднявшись по карьерной лестнице, и став на руководящую должность сотрудник понимает, что мониторинг рабочего времени необходим. Что добиться хороших результатов в производстве можно, работая только в слаженном коллективе, где каждый вносит свой вклад, а не просто просиживает рабочее время.

Грамотной руководитель принявший решение контролировать деятельность своего персонала создаст атмосферу прозрачности. Когда добросовестно работающие сотрудники получают поощрения, а их успехи видят члены коллектива. Это создаёт дополнительную мотивацию на качественное выполнение своих обязанностей. Наблюдение помогает выявить и так называемый «офисный планктон», а при необходимости сокращения кадров принять верные решения.

Правовые аспекты слежения за компьютерами сотрудников

С юридической точки зрения слежение за компьютерами сотрудников абсолютно законно. ТК РФ обязывает работника качественно исполнять свои обязанности и соблюдать правила внутреннего распорядка. В законе не разделяются отношения работодателя и работника с использованием компьютера или без него. Компьютерная техника это только средство труда и работодатель вправе контролировать насколько это средство рационально используется, и в каких целях.

Всех юридических недоразумений можно избежать, если внести изменения в трудовой договор. Это могут быть пункты о неразглашении информации представляющей коммерческую тайну, запрещение использования служебных средств связи в личных целях и обязательным должен стать пункт о согласии работника на осуществления контроля. Поправки трудового договора не требуются при использовании программы ОфисМЕТРКА. Это персонала. Её использование не противоречит ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан вести учёт фактически отработанного работником времени программа просто автоматизирует этот процесс.

Контроль с помощью ОфисМЕТРИКИ

Целью руководителя в процессе контроля должен быть мониторинг использования рабочего времени и эффективное управление предприятием, а не сбор личной информации сотрудников. В настоящее время существует множество программ – шпионов, с помощь которых проводится слежение, но их использование незаконно. Для осуществления наблюдения, правомерного с юридической точки зрения необходимо пользоваться только легальными программами учёта рабочего времени. Одна из них - ОфисМЕТРИКА. вы можете с официального сайта разработчика. Осуществление контроля с её помощью абсолютно законно. Данная программа в отличие от программ-шпионов не собирает конфиденциальную информацию, тем самым не нарушая права сотрудников. Она осуществляет только учёт рабочего времени, статистику использованных программ и посещения сайтов.

Каждый сотрудник должен понимать, что на работе он должен заниматься своими непосредственными обязанностями. К тому же, если он осведомлен о методах контроля и настроен, работать в успешной команде, то никаких конфликтов по поводу установки программы учёта рабочего времени быть не может.

Рабочий процесс требует дисциплины и порядка. Но как контролировать рабочий персонал без нарушения личностных границ, не распугивать сотрудников и получить пользу?

В этой статье попробуем разобраться: какие проблемы возникают у руководителей при отсутствии контроля, как контролировать сотрудников и какие при этом ошибки совершают руководители.

1. Отсутствие контроля

Проблемы, которые возникают у компании при отсутствии контроля:

Опоздания на работу; частые перекуры и чаепития;
Некачественное выполнение работы;
Сотрудники срывают сроки выполнения работы;
Низкая продуктивность работы, как одного сотрудника, так и всего персонала;
Отсутствие четкого распорядка дня – рабочее время, обед, конференции, собрания.

2. Как контролировать сотрудников

Выделяем три распространенных метода контроля за сотрудниками:

Журналы учета
Видеонаблюдение
Программы контроля

Журналы учета

Простой и недорогой метод контроля. Как он работает: ведется журнал, в котором отмечается время прихода и ухода сотрудника. С помощью этого метода контроля руководитель получает информацию о том, опаздывает работник или нет, как часто покидает рабочее место по личным делам и когда уходит с работы. Минус такого метода контроля в том, что руководитель не сможет знать занимается ли он решением задач в рабочее время.

Видеонаблюдение

Распространенный прием контроля персонала. Как он работает: видеокамера фиксирует приход и уход сотрудника, пребывание в офисе и на своем рабочем месте. Но этот метод не будет работать эффективно, если сотрудник работает за компьютером. Камера не сможет зафиксировать занят он рабочими задачами, чтением новостей или раскладыванием пасьянса.

Программы дистанционного контроля

Популярный способ контроля. Плюс таких программ в том, что они устанавливаются на рабочие компьютеры, фиксируют всю рабочую и нерабочую информацию и передает её руководителю. Такой вид контроля помогает получить сведения о том, когда сотрудник присутствует/отсутствует на работе, чем он занят, какие задачи решает и сколько времени уходит на его перерывы и кофе.

3. Ошибки контроля персонала, которые допускают руководители

Выбранный руководителем метод контроля при неправильном подходе может привести к негативным последствиям.

Четыре классические ошибки контроля, которые допускают руководители:

Непонятный контроль. Руководитель проверяет своих подчиненных, но совершенно не понимает содержания рабочего процесса.

Например, менеджер не сможет контролировать технический процесс самостоятельно, юрист не сможет проверить работу бухгалтера, а программист – деятельность редактора. В таком случае лучше доверить контроль специалисту в этой сфере.

Контроль, который переходит в конфликтные ситуации. Руководитель контролирует процесс, но замечает лишь ошибки работника и при первой возможности указываете ему на них? Ни один нормальный человек не выдержит, если вы будете его только «шпынять». Контроль должен быть системным, а не пугающим и угнетающим.
Скрытый контроль, который переходит в явный при обнаружении нарушений. Если руководитель устанавливает систему контроля скрытно, то не стоит при первой же ошибке «выскакивать из-за кустов» с криком «Ага!!! Попался!». Такие «выскакивания» могут только усилить негативную реакцию сотрудника и целого коллектива. Узнав о скрытой слежке работники и так будут переживать и стараться сделать работу качественно. А если руководитель заметил вопиющие нарушения в работе, можно всегда это обсудить.
Формальный контроль – это контроль без конкретных действий и требований к работнику.

Например, когда руководитель отдела поручает задание менеджеру и говорит «Смотри у меня, я все проконтролирую», но на практике ничего не делает. Тогда менеджер понимает, что его работу не проверяют и можно схалтурить. Такой недоконтроль негативно сказывается на работе не только отдела, но и всей компании.

Вывод

Правильная организация контроля за сотрудниками позволит решить проблемы с дисциплиной, выявить изъяны в рабочем процессе и настроить коллектив на продуктивную работу.

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
Определять время окончания работы.
Выявлять прогульщиков.
Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Рабочее время сотрудников – главный ресурс компании. Вопрос контроля сотрудников в рабочее время в организациях, с численностью сотрудников более 500, давно уже не стоит. Такие компании ведут учет времени работников, наряду с учетом материальных ресурсов.

И так же как при учете материальных ресурсов ищут способы уменьшить затраты, компании стараются повысить эффективность использования рабочего времени своих сотрудников. И тут организации встают перед выбором системы мониторинга рабочего времени. Для руководителей, пришедших к решению внедрить систему контроля, но еще не определившихся с конкретной программой, мы подготовили так называемый чек-лист – список параметров, которым должна соответствовать качественная система учета рабочего времени для крупной или средней компании.

1. Возможность работы с большими объемами данных

Как мы уже отметили, для крупных компаний вопрос учета рабочего времени сводится прежде всего к подбору подходящей системы. Проблемы, как правило, начинаются с банальной скорости работы и заканчиваются “повисшими” компьютерами персонала и множеством заявок сисадмину. Поэтому, первый критерий, по которому производится оценка - скорость работы системы при одновременном мониторинге от 500 ПК и более. При этом нужно проверить:

Какое максимальное количество компьютеров программа способна “отслеживать” и при этом работать без сбоев?

Как быстро система выдает запрашиваемый пользователем результат (статистику нарушений или динамику показателей по отделам)?

Замедляют ли агенты мониторинга работу ПК сотрудников?

Возможно ли использовать систему в дороге и просматривать результаты с планшета или ноутбука?

Среди существующих программ лидером является система CrocoTime , разработанная для крупного и среднего бизнеса. Система способна поддерживать до 100 000 ПК, проста в установке и использовании. По отзывам пользователей, она не замедляет работу компьютеров, автоматизирована и надежна.

2. Контроль присутствия сотрудника на рабочем месте, разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное

Контролировать время, которое сотрудник проводит за работой можно по-разному. В большинстве организаций в ходу системы турникетов, которые могут отследить время прихода и ухода сотрудника, но они не дают сведений о том, чем именно занимался работник, находясь в офисе. Поэтому в параметр 2 мы включили условие “разделение рабочего времени на продуктивное и непродуктивное”, которое позволяет объективно оценить работу сотрудника. Существуют программы учета рабочего времени, разделяющие действия, которые выполняет работник за компьютером на продуктивные и непродуктивные для данного сотрудника (система определяет время работы с различными категориями программ и сайтов, а категории делятся на продуктивные и нет). Примером таких программ являются вышеупомянутая CrocoTime или украинская система учета Yaware. Отметим, что первое условие - контроль присутствия сотрудника на рабочем месте - обеспечивают большинство систем учета рабочего времени, в этом и состоит цель многих из них. Если речь не идет об анализе продуктивности, то вам вполне может подойти Офисметрика, например.

3. Автоматизированный анализ показателей и понятное представление статистики

Контролировать рабочее время сотрудников и хранить данные - это только половина дела. Сама по себе информация, не обобщенная и разрозненная, мало полезна для руководителя: она не позволяет оценить динамику показателей, определить основные “поглотители времени” и детектировать новые. Система учета в идеале должна обрабатывать данные таким образом, чтобы пользователь смог видеть картину в целом.

В этом вопросе на рынке российских программ контроля рабочего времени до начала 2013 года зияла “черная дыра”: ни одна из систем не предлагала ничего лучше разрозненных скриншотов страниц, времени отсутствия работника за ПК и “километров” видеозаписей рабочих будней офиса. Возможность автоматизированного анализа показателей предоставляли лишь заграничные программы, такие как DeskTime и Yaware, но и в их работе были минусы.

В 2013 году на российский рынок вышла система CrocoTime, намеренно “заточенная” под крупные компании и, как следствие, максимально автоматизированная. Система рассчитывает сводные показатели как для конкретных сотрудников, так и для структурных подразделений, выдает отчеты по новым, длительно используемым работниками программам и сайтам, что позволяет контролю всегда быть актуальным. CrocoTime оперативно реагирует на появление новых “поглотителей времени”, при этом имеет удобный мониторинг нарушений.

4. Надежность системы, сервисная поддержка

Надежность конкретной программы учета рабочего времени сложно оценить до ее использования. Здесь можно руководствоваться лишь отзывами компаний, уже использующих систему, а также не забыть об онлайн-демо, которые есть на сайте у каждого разработчика. Вывод по онлайн-демо сделать, конечно же, трудно, но если программа “виснет” или “падает” уже при первичном использовании, то доверять ей не стоит.

Что же касается сервисной поддержки, то здесь компании-разработчики проявляют себя с самой лучшей стороны (сделаем маленькую оговорку: серьезные компании-разработчики): сервисные службы готовы не только часами давать консультации по телефону, но и при необходимости выехать к клиенту для установки и первичной настройки системы (снова оговорка: выезд чаще всего осуществляется за счет клиента).

5. Возможность адаптации системы под потребности компании

Возможность интеграции системы с действующим на предприятии ПО - одно из ключевых требований крупной организации к системе учета рабочего времени. Для больших компаний внесение в систему рабочего регламента для каждого сотрудника вручную стало бы серьезной проблемой. Им жизненно необходима возможность интегрировать программу, например, с системой 1С, которую использует компания, и автоматически перенести данные о регламенте и структуре сотрудников в базу программы контроля рабочего времени. Кроме того, интеграция программы учета рабочего времени с другими системами, например, предоставление данных для расчета KPI, также очень важна.

Такие возможности предусмотрены в Yaware (в несколько ограниченном формате) и CrocoTime.

Отдельно в нашем чек-листе нужно отметить возможность корректного представления системы контроля персоналу. Традиционные программы-шпионы, как правило, вызывают резко негативную реакцию у работников, снижают мотивацию в коллективе и эффективность работы. Для многих компаний внедрение такой системы может обернуться неприятными последствиями. Но есть и другой выход.

Сегодня некоторые системы мониторинга рабочего времени перешли на качественно новый уровень: они не только “шпионят” за сотрудниками и служат системой “наказания провинившихся”. Напротив, такие программы позволяют увидеть реальную загрузку сотрудников и оптимизировать ее, оценить эффективность использования работником своего времени и усовершенствовать систему мотивации и премирования. Именно на такие системы нужно делать ставку в ближайшем будущем.

Другое