В разряд проблемных по статистике переходит как минимум каждый двадцатый клиент. Конечно менеджерам не хочется с ними общаться и выяснять отношения. Но, нужно помнить, что и такой покупатель может принести прибыль, а значит нужно найти мирное решение конфликта и постараться сохранить лояльность клиента. Как это сделать? Читайте в нашей статье.
Возражения, претензии, споры проблемных клиентов
Проблемные ситуации в общении с клиентами или покупателями возникают рано или поздно в любом магазине: все люди разные и количество всегда всем недовольных, спорящих, сомневающихся, возражающих и раздражительных покупателей остается стабильно высоким.
Работать с ними всегда непросто и ни у каждого менеджера по продажам выдержат нервы при общении с такими трудными клиентами. Но лучшее решение здесь – это не дать волю эмоциям, а попросту научить всех сотрудников техникам и методикам работы с трудными клиентами, которые были, есть и будут во все времена.
CRM-система Бизнес.Ру даст возможность хранить историю полного взаимодействия с клиентом. Каждый телефонный звонок, отправленное письмо или встреча, все отобразится в карточке контрагента.
Сегодня «оставить» трудного клиента наедине с его негативом и недовольством – это просто непозволительно. Просто потому, что недовольный клиент и его негативная реакция на компанию может выйти вам боком. Ведь о хорошем обслуживании клиент скажет парочке людей, а вот о конфликтной ситуации от него могут узнать сотни – так устроен человек, что негативом ему делиться куда проще.
Именно этого допустить и нельзя, необходимо постараться максимально сгладить любой конфликт с самым сложным нервным клиентом, найти удобное решение проблемы.
Технику работы с проблемными клиентами должны хорошо знать и применять на практике все специалисты в сфере продаж – и реальных, и виртуальных, и телефонных.
Ситуации, в которых возникают конфликты, бывают разными, но абсолютное большинство претензий трудных клиентов касается качества товаров или предоставляемых услуг и качества обслуживания.
Но претензии и недовольство могут возникать еще на этапе продажи товаров, когда клиент очень много сомневается в нужности сделки, не может принять решение, возражает на все доводы или попросту нервничает.
Сегодня многие из нас часто сомневаются перед совершением дорогостоящей покупки – это присуще почти каждому потребителю.
Но на самом же деле суть и причины конфликтов можно объединить в несколько групп:
- К первой группе можно отнести конфликты, которые недовольные клиенты затевают по простой причине своего плохого настроения, жизненных личных проблем и, как следствие, – желания выместить на ком-то свою злобу;
- Вторая группа конфликтов клиентов вызвана объективными на то причинами – то есть в случаях, когда клиент, к примеру, получил товар или услугу ненадлежащего качества или его ожидания были обмануты, и товар не отвечал его запросам. В таких случаях негативная реакция клиента оправдана, ведь он, как ни крути, прав.
В зависимости от того, к какой группе можно отнести причину конфликта, менеджерам и необходимо выстраивать свою работу с клиентом. Постараться удовлетворить все его потребности и тем самым нормализовать атмосферу и общение.
Безусловно, есть клиенты, которые приносят только одни проблемы и трудности, общаться с которыми дискомфортно всем и каждому, но и здесь есть совет: не стоит мучиться и тратить на таких людей свое время и нервы. Нужно просто знать к ним подход – это и будет тем самым ключиком, который откроет все двери.
Алгоритм работы с конфликтными клиентами
Первое, чему нужно научиться любому менеджеру по продажам в общении с конфликтным клиентом – это следование четкому алгоритму действий. Выполняя все шаги данного алгоритма, в 90% случаях любой конфликт можно будет решить на месте, изменить негатив на позитив.
Существуют различные техники борьбы с агрессией потребителей, специальные упражнения и правила общения с людьми на эмоциях, нейтрализации конфликтов. И высшая ступень – это анализ причин всех конфликтов с целью их недопущения в будущем.
Почему люди начинают агрессивно реагировать на что-то? Психологи утверждают, что это связано с ощущением бессилия в той или иной ситуации и желанием защититься от «нависшей» угрозы – моральной, физической, материальной.
Когда человек чувствует угрозу своему благополучию, он выходит из себя, стараясь защититься от нее, выйти из этого некомфортного состояния и достигается этот покой зачастую только тем, что человек смог заразить своей агрессией или конфликтностью других.
Итак, разберем пример, когда обращается недовольный клиент и начинает прилюдно высказывать свое недовольство сотруднику магазина на повышенных тонах.
- Менеджер по продажам должен оставаться спокойным,словами и действиями дать понять клиенту, что его проблема будет сейчас же решена. «Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, с кем из сотрудников вы взаимодействовали? Мы постараемся решить вашу проблему, я сейчас ответственного специалиста*** . Такая реакция всегда ошарашит потребителя, который пришел за тем, чтобы вылить на окружающих свой негатив, ведь он не получит той отрицательной реакции, которую так рассчитывал получить от сотрудника магазина;
- Вторая задача в алгоритме работы с конфликтными клиентами – это постараться увести раздраженного человека подальше от остальных, чтобы другие, новые клиенты не были свидетелями скандала – это также может отрицательно сказаться на репутации компании;
- Важным этапом беседы с раздраженным клиентом является расположение. В общении с ним старайтесь расположиться рядом и никогда – напротив него: это позиция противостояния, а противостоять клиенту ни в коем случае нельзя;
- Следующий шаг - дайте вашему недовольному потребителю максимально полно высказаться: чем он недоволен, что его мучает, что именно спровоцировало его агрессию и раздражение. И ни в коем случае не перебивайте, лучше же дайте понять, что такое положение вещей вас не устраивает тоже и вы готовы действовать, чтобы исправить ситуацию;
- Конкретизируйте проблему, что именно хочет исправить клиент? И уже после того, как клиент будет услышан, начинайте действовать по решению всех вопросов.
Следуя этому алгоритму действий, конфликт удастся смягчить на первых этапах. Но существуют важные правила, которые нужно соблюдать в общении с конфликтными клиентами, чтобы эти самые конфликты минимизировать и сделать так, чтобы в душе рассерженного клиента по итогам встречи не осталось негативных эмоций и впечатлений.
- При общении с конфликтным клиентом каждый сотрудник фирмы должен быть максимально вежливым, тактичным, внимательным, спокойным, уравновешенным, небезразличным, понимающим;
- Сделайте так, чтобы раздраженный клиент видел в вас помощника, а не соперника. Этого можно добиться путем озвучивания таких фраз, как «Я понимаю Вас», «На Вашем месте я поступил бы также»;
- При решении проблемы клиента дайте понять ему, что его ситуацией занимается не «абстрактная группа лиц», а конкретный человек, к примеру, тот, который претензию и выслушал. Здесь отлично помогут такие фразы, как: «Решение вашей проблемы под моим контролем, я буду лично следить за ходом ремонта…» и т.д;
- Если клиент настроен категорично и требует от сотрудника невозможного (срочного возврата денег) и угрожает, менеджер должен быть максимально уверенным, говорить твердо, ни в коем случае «не мямлить» и не демонстрировать свою слабость, нужно и можно по нескольку раз продолжать настаивать на своем;
- Хорошим и правильным решением будет принести клиенту извинения, называя его в ходе всей беседы по имени-отчеству. Обязательно проговорите и озвучьте шаги по решению проблемы клиента, какие меры будут предприняты фирмой по его вопросу. Это успокоит его;
- Категорически запрещается хамить клиенту, раздражаться на его раздражение в ответ, перебивать, доказывать его неправоту, повышать голос, переходить на личности, подшучивать, улыбаться.
Повышайте лояльность клиентов с CRM-системой Бизнес.Ру. Вся информация по клиенту в одном месте: день рождения, ФИО, договора, история взаимодействий, телефонных звонков. Отправляйте сообщения покупателям в один клик и следите дошло ли послание клиенту.
Использование всех этих приемов может максимально нейтрализовать любую агрессию со стороны клиентов фирмы и сделать так, чтобы даже самый недовольный потребитель оставил себе от фирмы хорошее впечатление.
Решение проблем клиентов может оказаться непосильной задачей, если не научиться, для начала, разрешать свои собственные! Способен ли продавец, будучи сам источником проблем, у других людей? Чем занимаются продавцы? Неопытный продавец бойко ответит - "продажей товаров и услуг"... И будет абсолютно прав.
А чем на самом деле занимаются продавцы? Тут уже могут возникнуть некоторые сложности с ответом, либо различные вариации предположений. "Молодые и зелёные", так и воспринимают свою деятельность – продажа товаров и услуг конечному потребителю. Это же так просто – что-то продал клиенту, что-то и заработал. А знаете, чем занимаются настоящие профи в продажах? Решением проблем, которые возникают у других людей! Как воспринимают себя настоящие профи? Как мастеров, умеющих грамотно и своевременно решать проблемы клиентов .
- Лучшие продавцы – это мастера в разрешении различных проблем.
- А какое всё это имеет отношение к решению проблем клиентов? Самое непосредственное.
Если кто-либо желает стать мастером разрешения проблем других людей, т.е. высокооплачиваемым продавцом-профессионалом, то следует для начала научиться разбираться со своими собственными. В противном случае, клиент будет получать не решение проблемы, а лишь её имитацию, нечто неполноценное и незавершённое. До тех пор, пока у продавца существует масса личных неразрешённых проблем и конфликтов, с которыми он не в состоянии совладать, до тех пор он не может рассчитывать на то, что начнёт зарабатывать в продажах по-настоящему большие суммы денег. Многие постоянно конфликтуют со своими родными, не зная, как найти разумный консенсус.
Неумение наладить гармоничные отношения в семье будет отражаться на том, что продавец говорит своему клиенту, как он это говорит, какие подбирает слова, выражения, как он держится в присутствии потенциальных заказчиков и многое другое. Многие нутром чуют неуверенность и нервозность в собеседниках, дающих о себе знать из-за накопившихся неразрешённых проблем и конфликтов. Такое, невидимое глазу, но открытое для чувств поведение, наводит потенциального клиента на мысль, что что-то с продавцом не так, что-то у него в жизни не ладится, у него имеется масса неразрешённых личных проблем, а раз так, то как же он сможет квалифицированно решить проблемы других? «Уж лучше с таким продавцом не иметь никаких общих дел» - думает клиент.
Некоторые люди имеют массу вредных привычек, а при малейшем желании распрощаться хоть с какой-то из них – тут же перед ней пасуют, сдаются и решают в ближайшее время не предпринимать никаких новых попыток. – это проблема. Неумение справляться с личной проблемой ведёт к тому, что продавец зачастую не сможет эффективно решить затруднение, с которым столкнулся клиент.
Конечно, в некоторых случаях и таким продавцам удаётся более-менее успешно решать проблемы клиентов. Вся разница между неудачливыми продавцами и высокооплачиваемыми профи в том, что они не могут обеспечить определённую стабильность на протяжении значительного промежутка времени в отношениях с клиентами. Когда у них вдохновение – они благополучно справились с проблемой клиента. Хорошее настроение – решили проблему. Повезло – опять как-то справились. Но!
- Из-за целого вороха неразрешённых личных проблем, такие продавцы будут раз за разом подводить своих клиентов, оставляя их неудовлетворёнными, постоянно будут терять перспективные заказы, упускать выгодные сделки.
У них нет стабильности, присущей . Все их внутренние проблемы будут подводить их в самый неожиданный момент. Просто физически невозможно иметь в личной жизни массу неразрешённых конфликтов и, в то же время, раз за разом успешно решать проблемы клиентов. А вы бы уютно себя чувствовали на приёме у нервного и издёрганного психолога, с непрекращающимися нервными тиками, если он уже чуть с ума не сходит от навалившихся жизненных невзгод и напастей, с которыми давно безуспешно борется?
Естественно, что и у профессионалов существуют свои проблемы. Только они научились мастерски их решать, преодолевать свои слабости и . Такие люди активно занимаются спортом, поскольку прекрасно знают, что крепкое здоровье – это хорошие доходы. Постоянно самосовершенствуются, поскольку прекрасно осознают, что только стоит им остановиться, как конкуренты мигом их обгонят. Они знают, что если в их жизни существуют проблемы, перед которыми они бессильны, то рано или поздно они потеряют ряд перспективных сделок, поскольку окажутся бессильными перед чередой проблем их клиентов, будучи не в состоянии им помочь и быть для них полезными.
Если кто-либо, кто сам является источником проблем в отношениях с другими людьми и многих неразрешённых внутренних конфликтов, станет перед клиентом натягивать на себя маску надёжного помощника, способного решить затруднения собеседника, то он будет вынужден постоянно играть, выдавать себя не за того, кем является на самом деле, что будет являться причиной колоссальной растраты жизненной энергии впустую.
- Чем больше в жизни человека проблем, которые сильнее его, решение которых он откладывает до последнего, тем меньше шансов, что продавец сможет быть по-настоящему полезным своим клиентам.
А раз так, то ему точно не удастся совершать большое количество выгодных сделок, из-за чего он будет зарабатывать лишь гроши в продажах, либо путём неимоверных усилий сможет обеспечить себе весьма средний уровень дохода. Но никогда он не станет мастером продаж, элегантно и непринуждённо заключающим самые жирные сделки. Лучшие продавцы – это подлинные мастера в решении проблем клиентов !
Успокойте разъяренного клиента. С такими клиентами бывает очень сложно. Вам нужно будет отделить их эмоции от проблемы и добраться до сути. Сохраняйте позитивный настрой, признайте чувства клиента и дайте ему понять, что вы готовы помочь. Затем начните работать с клиентом над возможными решениями проблемы.
Научитесь помогать клиентам получать желаемое, если они не довольны. Возможно, вам придется работать с клиентом, которого расстроил какой-то другой сотрудник вашей компании. Например, вы менеджер ресторана, а клиент не доволен работой официанта. Поприветствуйте клиента улыбкой, представьтесь и предложите помощь. Когда будете разговаривать с клиентом, не приносите извинения за плохое обслуживание. Задавайте информативные вопросы, перепроверяйте факты и принимайте решения, которые оставят клиента довольным.
- Попросите клиента объяснить, что произошло.
- Возвращаясь к примеру с рестораном, когда клиент объяснит проблему, попробуйте сказать так: «Я понимаю, что вас расстроило. Любому человеку на вашем месте было бы неприятно. Мы пришли к выводу, что мы можем сделать... Что скажете?»
Помогите нерешительному клиенту. Некоторым клиентам сложно сделать выбор. Такие люди отнимают много времени и не дают помогать другим клиентам. Будьте терпеливы, задавайте вопросы, требующие развернутых ответов, слушайте, предлагайте варианты и постарайтесь направить клиента.
- Соберите как можно больше информации, чтобы у вас была возможность помочь клиенту.
- Во многих магазинах можно сдать или обменять товары. Если клиент не может выбрать одну из двух вещей, скажите так: «Если вам не подойдет эта вещь, вы сможете сдать ее в течение двух недель». Это подтолкнет клиента к покупке.
Научитесь работать с чрезмерно требовательными покупателями. Среди клиентов встречаются довольно бесцеремонные и напористые люди. Вам придется быть вежливым и помогать клиенту, не позволяя ему вытирать о вас ноги. Будьте профессионалом, проявите уважение к клиенту, будьте решительны и честны, и человек поймет, что вы можете помочь ему с выбором.
Научитесь работать с грубыми или нахальными клиентами. Такие клиенты могут нецензурно выражаться, встревать в очередь либо требовать вашего внимания, когда вы заняты кем-то другим. Важно оставаться профессионалом и не пытаться отвечать клиенту тем же.
- Если клиент отвлекает вас, когда вы заняты другим человеком, улыбнитесь и скажите: «Я подойду к вам, как только закончу с клиентом».
- Всегда сохраняйте спокойствие и помните, что вы - профессионал, вы представляете свою компанию.
Знайте, как работать с разговорчивыми клиентами. Некоторые клиенты начинают разговор и не дают вам делать больше ничего другого. Они могут говорить с вами о событиях в мире, о погоде, о своих личных делах. Будьте вежливы и обходительны, но умейте держать ситуацию под контролем. Такие клиенты могут отнять у вас время, нужное вам для других рабочих обязанностей и для работы с другими клиентами.
- Проявляйте искренний интерес к словам клиентам. Вы ведь не хотите показаться грубым.
- Если клиент задаст вам личный вопрос, ответьте на него, а потом спросите клиента: «Вам что-то подсказать?»
- Не задавайте клиенту вопросов, которые будут побуждать его поддерживать разговор. На вопросы отвечайте кратко: «да» или «нет».
Психологические оценки – это системные или стандартизированные процедуры наблюдения за поведением. По существу, оценками занимается большинство психологов. На основании сопоставления поведения разных людей и анализа поведения одного и того же индивида в разные промежутки времени делаются обобщения о целях прогноза. Поэтому психологическая оценка имеет большое значение как для теории психологического консультирования, так и для практики. Оценка широко применяется во многих областях психологии, однако ее применение в консультировании имеет один важный аспект: мы предоставляем клиенту новые сведения о нем и его перспективе.
Психологическая оценка – это очень широкое понятие. Три аспекта возможной оценки клиентов:
· нозологическом (причисление клиента к определенной нозологической категории);
· психодинамическом (выделение доминирующих механизмов психологической защиты, обусловленных онтогенетически);
· экзистенциальном (анализ субъективного мира клиента).
В общем, психологической оценке подлежат самые разные сведения об особенностях людей: оценивается информация о клиенте, полученная во время беседы, результаты психологического обследования, сны, творчество и т.п. Далее мы поговорим об этом подробнее.
Проблемы и их вербализация
Хотя книга посвящена работе консультанта с самыми разными проблемами людей, установление их конкретного характера позволяет выделить и некоторые универсальные аспекты затруднений клиентов.
Каждая проблема человека – это констелляция его чувств, мыслей и интенций. Поэтому ее можно разрешить, меняя свою жизнь – ее образ, отношения, внутреннюю ориентацию. Иногда возникает соблазн во всех своих проблемах обвинять окружение (или наследственность). Окружение бесконечно важно как арена, на которой человек борется за себя, однако думать, что окружение является причиной трудностей личности, – неконструктивно и неправильно. Окружение представляет собой шахматную доску и фигуры, однако по доске и фигурам нельзя предвидеть, как будет происходить игра.
Каждый из нас имеет трудности в жизни. Р. Мэй признается: «Откровенно говоря, я не встречал клиента, проблем которого не усматривал бы и у себя, по крайней мере потенциально». Поэтому первое и важнейшее положение в консультировании (о котором консультант должен сообщить клиенту): наличие проблем – это нормальное явление. Осознание данного положения представляет первый шаг к устранению проблем. Серьезные нарушения вызывает только затянувшаяся неспособность решать свои проблемы или научиться жить с ними.
Расстройство в одной сфере жизни, как правило, вызывает нарушения и в других сферах. Например, нарушение межличностных отношений в семье обычно приводит к расстройству сексуальной сферы партнеров. Можно найти бесконечное множество таких примеров. Поэтому обычно нет оснований говорить об одной проблеме, они существуют своеобразными «гроздьями». Этот взгляд противоречит распространенному в практике консультирования положению, когда делается попытка идентифицировать именно конкретную проблему. Однако попытка свести сложности и трудности жизни к какой-либо одной проблеме часто обусловливает неправильное понимание их истинных причин.
Каждая проблема, несмотря на видимую типичность, является неповторимой и обязательно требует индивидуального подхода. В этом смысле было бы ошибочно думать, что могут существовать какие-либо алгоритмы решения отдельных проблем. Каждый случай консультирования уникален и требует понимания в контексте жизни конкретного клиента.
Все проблемы, с которыми мы сталкиваемся в консультировании, имеют свою историю возникновения и развития. Когда консультант знакомится с проблемами клиента, чаще всего выясняется их долгое вызревание перед прорывом в повседневную жизнь. До прихода к консультанту клиент, как правило, пытался самостоятельно решать свои проблемы, и о таких попытках и результатах консультант должен знать. Нередко неудачи собственных усилий впоследствии принимаются за основные причины существующих проблем.
Иногда работа над проблемами клиента уподобляется доказательству геометрических теорем. Не следует забывать, что каждая проблема имеет глубокие личные корни. Если мы будем излишне интеллектуализировать и объективировать проблему, то столкнемся с угрозой недооценки значения чувств в ее возникновении и разрешении.
Каким же образом можно установить иерархию проблем? Прежде всего важно выяснить, насколько неудовлетворенная потребность и недостигнутая цель значимы в жизни клиента. Потом следует установить, в какой степени блокируется цель или фрустрируется потребность. Также важно, сколько времени существует проблема. Если она имеет длинную историю, клиент уже мог найти много способов (чаще всего непригодных) компенсации, которые затрудняют выявление подлинных причин трудностей. Очень значимо понимание истоков проблемы самим клиентом. Если понимание ошибочно, клиент уже построил целый ряд объяснений, не соответствующих реальности и затрудняющих развязку.
Существенную роль в консультировании играет идентификация и вербализация проблем. Передать свои затруднения словами не так просто, как может показаться на первый взгляд. Вообще в консультировании мы говорим с клиентом о вещах, которые он знает, однако они никогда не были точно высказаны. Проблемы, скорее всего находятся «в голове». Это похоже на нередко встречающийся феномен, когда мы знаем слово, но назвать его не можем; в таких случаях говорят «слово вертится на кончике языка». В консультировании бесконечно важно точно обозначить проблему, поскольку в самом процессе наименования, вербализации, как и при сдаче письменного экзамена, выясняется, что мы знаем в действительности, а что нам только кажется известным. Вербализация проблем также придает реальность несформулированным мыслям, чувствам, фантазиям, мечтам. Наименование устраняет эфемерность. Вербализация выполняет еще одну функцию. Она помогает клиенту в определённой степени отделить себя от окружающего мира и от мира своих эмоций и мыслей. Высказывания о себе создают психическую дистанцию от самости; такая дистанция необходима при желании понять, контролировать, а также изменять себя. Сам факт вербализации делает возможной критическую оценку ситуации. Если клиент говорит о своих чувствах, то по крайней мере в данный момент они не управляют им. При высказывании «Я сержусь» происходит отдаление от этого чувства. Высказать то, что чувствуешь, – это первый шаг в направлении контроля над чувствами. Поэтому вербализация проблем очень важна, даже если они представляются неразрешимыми.
