Системы управления бизнес-процессам пришли в Россию с Запада. Там этот класс систем называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Основная идея системы управления бизнес-процессами крайне проста: происходит моделирование бизнес-процессов рассматриваемой компании с помощью наглядных диаграмм, описание которых затем загружаются в компьютерную систему, и система позволяет отследить исполнение этих процессов в реальной практике работы предприятия. Несомненным преимуществом данного подхода является то, что заказчик гарантированно получает систему, полностью удовлетворяющую его нуждам и способную изменяться с ростом потребностей конкретного бизнеса.

Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется.

Системы класса BPM являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом.

Рынок BPM-систем подразделяется на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах.

Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для «сквозной» автоматизации данного процесса.

Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, то есть бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Выделяется пять классов BPM-систем: административные системы, отвечающие за контроль поручений; средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow; BPM-компоненты других систем- внутренние workflow-модули в других системах; BPM-системы, предназначенные для интеграции- системы с функционалом интеграции «система-система»; самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.

В большинстве случаев применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование «монолитных» ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.

От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPM-систем, как правило, ориентируются только на внешние признаки - количество инсталляций, бренд и стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений.

Одним из ключевых этапов выбора BPM-системы является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100.

Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPM-системы потребностям компании. Необходимо обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:

а) поддержка задач «человек-человек» и удобство интерфейса пользователя;

б) поддержка организационной структуры и ролевых групп;

в) возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;

г) возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя; удобство использования и администрирования;

д) присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;

е) поддерживаемые архитектуры и стандарты;

ж) производительность и масштабируемость; способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы;

и) понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;

к) возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;

л) поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA - Service Oriented Architecture);

м) присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;

н) невысокая совокупная стоимость владения.

Учитывая указанные требования к BPM-системе в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPM-система. Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPM-системам.

В настоящее время на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPM систем, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации.

Информация о BPM-системах может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI - Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.

После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP - Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPM-системе.

На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также «попробовать», как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется «пилотное» внедрение BPM-системы на одном процессе.

Опыт реализации проектов в России показал, что выбор BPM-системы может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPM-систему и команду внедрения.

Причины слабого использования BPM-систем в практике компаний связаны с несколькими факторами, прежде всего с технологическими ограничениями. Бизнес-процессы являются динамическими объектами, а управление такого рода объектами и их контроль возможны только в реальном времени, то есть в том случае, если практически все действия, совершаемые при исполнении бизнес-процесса, приводят к соответствующим транзакциям в информационных системах. Только такая ситуация позволяет отслеживать эти действия, а в конечном итоге и бизнес-процесс в целом автоматически, в режиме реального времени. Однако современный уровень автоматизации бизнеса во многих компаниях фактически является «тотальным», то есть все действия, совершаемые в рамках бизнес-процессов, отражаются в информационных системах, а для небольшого количества процедур, совершаемых «вручную», в рамках BPM-системы существует особый механизм- «Human workflow», позволяющий обойти ограничения, налагаемые «тотальной» автоматизацией.

Вторым по значимости фактором, тормозящим распространение BPM-систем, является недостаточное понимание того, как внедрение этой системы влияет на эффективность бизнеса. При процессном подходе к управлению бизнесом в качестве основного показателя его эффективности можно рассматривать оптимальность бизнес-процессов с точки зрения скорости их прохождения (исполнения) и количества затрачиваемых на их выполнение ресурсов. Соответственно для повышения эффективности бизнеса с точки зрения процессного подхода необходимо добиться создания совокупности оптимальных бизнес-процессов с максимальной скоростью прохождения и минимальными ресурсными затратами. Как следует из законов экономики, увеличение скорости исполнения операций (действий в рамках бизнес-процесса) ведет к повышению производительности труда, а сокращение ресурсов на их выполнение- к уменьшению затрат.

Еще одним фактором, влияющим на эффективность бизнеса при использовании BPM-систем, является контроль в реальном времени достижения результатов в рамках исполнения бизнес-процесса. Другими словами, при использовании BPM-системы руководство видит не только, какие результаты достигнуты, но и как они достигались. В качестве примера можно привести тот факт, что при использовании BPM-системы становится невозможной ситуация, когда 80% необходимых квартальных работ совершаются в последние две недели отчетного периода, так как система критических оповещений (alarming) мгновенно сообщит о неполадках в бизнес-процессе, а система визуального мониторинга (Business Activities Monitor) покажет отклонения от заданных параметров его выполнения в масштабе реального времени.

Существует также психологическая составляющая использования BPM-систем, которая влияет на эффективность бизнеса. Речь идет о том, что при мониторинге выполнения бизнес-процессов фактические исполнители находятся под прямым и неусыпным наблюдением BPM-системы, что позволяет свести к минимуму безответственное и халатное отношение сотрудников к своим обязанностям.

Перечислим основные платформы BPM-систем:

Lombardi Teamworks. Лидирующая платформа BPM в мире. Предлагает максимальные на сегодняшний день возможности для построения автоматизированных процессов. Позволяет включить в цикл разработки и улучшения процессов аналитиков и бизнес-пользователей используя инструменты, специально настраиваемые под эти роли.

SourceCode K2. Платформа базируется на самых современных технологиях Microsoft. Очень дружественна для разработчика. Умеренная стоимость лицензий и традиционно невысокая стоимость разработки на платформе Microsoft позволяют рассматривать K2 как экономичный инструмент для решения широкого круга задач.

Intalio BPMS. Единственная на сегодня полнофункциональная BPMS с открытым исходным кодом. Незаменима в ситуациях, когда открытость кодов - обязательное требование или бюджет проекта не позволяет рассматривать коммерческие аналоги. Платформа неоднократно доказывала свою функциональную зрелость, надежность и масштабируемость в крупных проектах.

IBM FileNet, EMC Documentum, Alfresco. Лидеры рынка систем управления корпоративной информацией (EnterpriseContentManagement, ECM). В своем составе содержат компоненты BPM. Наилучшим образом зарекомендовали себя в задачах автоматизации процессов ориентированных на подготовку документов.

Oracle BPM Suite, TIBCO iProcess, IBM BPM Suite. Полнофункциональные программные продукты для автоматизации бизнес-процессов от лидеров рынка интеграционных платформ. Разумный выбор в случае комплексного внедрения линейки продуктов одного вендора.

Типичная BPM-система состоит из стандартного набора компонент, соответствующих хорошо известным стадиям жизненного цикла бизнес-процесса: проектированию, исполнению, мониторингу.

Проектирование. Под проектированием понимается разработка схемы бизнес-процесса. В состав BPM-системы обычно входят:

1. графический дизайнер для рисования схемы бизнес-процесса

2. репозиторий для ее хранения и организации совместного доступа

Возможность моделировать бизнес-процесс при помощи графического редактора является принципиальной особенностью BPM-систем: проектирование бизнес-процесса должен выполнять бизнес-аналитик без участия программиста.

Процедура создания модели бизнес-процесса мало чем отличается от привычной для бизнес-аналитиков процедуры рисования схем. Нарисовать шаги, описать бизнес-логику, определить группы пользователей и перечень вводимых на каждом шаге реквизитов.

Результат сохраняется на сервере, после чего процесс может быть инициирован. При необходимости в схему можно вносить изменения, также не прибегая к помощи программистов. Альтернативно, схема бизнес-процесса может разрабатываться в каком-либо из традиционных средств моделирования бизнес-процессов и переноситься в BPM-систему при помощи импорта-экспорта.

Исполнение. Ядром BPM-системы является его «движок» (BPM Engine). Он стартует экземпляры бизнес-процессов, отслеживает смену их состояний, хранит значения реквизитов, выполняет бизнес-правила.

Ядро BPM-систем предоставляет также интерфейсы для стыковки с внешними приложениями- специальные адаптеры, вебсервисы, драйверы для доступа к реляционным базам данных или к другим источникам данных. Использование этих интерфейсов зависит от типа бизнес-процесса:

Относительно небольшую долю составляют бизнес-процессы, которые BPM-система может выполнить полностью автоматически, запустив ряд специализированных программ. Например, интернет-провайдер при активации нового клиента должен создать для него учетную запись на сервере, добавить информацию в системную службу имен, в конфигурационные файлы веб-сервера и электронной почты и наконец, сформировать счет и отправить его пользователю вместе с уведомлением об активации сервиса. Каждая операция выполняется отдельной программой (в идеале через стандартизованный интерфейс - вебсервис), а BPMS играет роль планировщика.

Наиболее распространен тип бизнес-процессов, предполагающий как стыковку со специализированными приложениями, так и участие живых людей. Например, сотрудник финансового отдела должен зарегистрировать факт оплаты в ERP-системе как шаг бизнес-процесса реализации товара. Этот сценарий требует разработки интерфейсных программ, работающих и с контекстом бизнес-процесса (то есть с его реквизитами), и с внешней прикладной программой или базой данных. В контексте бизнес-процесса сохраняются ссылки- номер платежки, код контрагента -по которым развернутую информацию можно извлечь из внешнего приложения или базы данных на следующих шагах бизнес-процесса. Разработка таких комплексных приложений обычно- самая трудоемкая часть проекта BPM.

Наконец, существуют шаги бизнес-процессов, автоматизировать которые невозможно или слишком сложно. В такой ситуации BPM-система подаст пользователю сигнал о том, что ему поручено определенное задание, и будет ждать от него подтверждения о выполнении.

Ключевой элемент интерфейса пользователя BPM-системы -так называемый «персональный список задач», перечень шагов запущенных экземпляров бизнес-процессов, назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит.

Благодаря такой организации работы исполнителю за компьютером не приходится думать, с какой функцией и какого именно внешнего приложения ему пора работать: он видит перечень назначенных ему заданий, и когда он берет очередное задание себе на исполнение, нужная программа запускается автоматически.

Мониторинг. BPM-системы предоставляют доступ через веб-интерфейс, что позволяет максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов.

BPM-система осуществляет контроль бизнес-процессов двумя путями:

1. Менеджеру не приходится выяснять «на ком стрелка»- для каждого экземпляра бизнес-процесса это наглядно показывает динамически формируемое графическое изображение.

2. BPM-система накапливает ценную статистику о параметрах выполнения экземпляров бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий).

BPM-системы как правило предоставляют базовый набор отчетов по показателям бизнес-процессов. На их основе могут быть сконструированы так называемые «ключевые показатели эффективности».

Таким образом, ключевыми особенностями именно BPM-решений является то, что они позволяют:

а) обеспечить гибкую автоматизацию «сквозных» бизнес-процессов (затрагивающих функционирование нескольких функциональных подразделений компании и информационных систем);

б) дают основу для внедрения процессного подхода к организации работ организационных единиц предприятия;

в) позволяют организовать эффективный контроль за выполнением бизнес-процессов в режиме реального времени;

г) снижают издержки на взаимодействие между различными подразделениями компаниями и партнерами;

д) обеспечивают «бесшовную» интеграцию между различными бизнес-приложениями предприятия и партнеров;

е) позволяют уменьшить срок внедрения новых решений и бизнес-функций;

ж) повышают отдачу от уже сделанных инвестиций в информационные системы компании.

Системы управления бизнес-процессами- это новый класс систем, которые позволяют моделировать, контролировать и повышать эффективность бизнес-процессов предприятия.

Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?

Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов.

В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:

Что такое BPMS?

BPMS - еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста.

Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) - концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Википедия.

BPMS (англ. Business Process Management System) - это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM.

BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.
BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.

Работа пользователей в BPMS и других системах

Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия?

Пользователь может заполнять документ произвольно, если не запрограммирована последовательность его работы:

• Может сначала открыть форму заказа, подобрать товары, указать цены, потом определить клиента.
• Может сначала создать клиента, потом - его заказ.

Одним словом, в действиях пользователя есть вариативность, т.е. сотрудник, исходя из ситуации, может выбирать собственные варианты действия.

BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.

Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.

Способы реализации бизнес-процессов

BPMS - это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система.

Выделим три подхода:

1. “Бумажный” подход;
2. Автоматизированный подход (с применением других систем);
3. Процессный подход в системе BPMS.

Для примера возьмем бизнес-процесс согласования счета на оплату, так как он достаточно простой и наглядный.
В моей практике был такой случай: клиент мне оплатил полностью счет, хотя на тот момент должен были внести только часть оплаты в размере 50%. Почему это произошло?

Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%.

Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано.

На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.

“Бумажный” (не автоматизированный) подход

Как раньше происходило согласование счета в этой компании?

• Сотрудник получает счет, передает его в бухгалтерию;
• Бухгалтерия вписывает счет в платежную ведомость, согласовывает ее с руководителем;
• Если руководитель одобряет и подписывает запрос, бухгалтерия оплачивает счет.

Чем плох этот подход? Здесь размыты границы перехода зон ответственности между этапами. В случае недоразумения и не своевременной оплаты или неоплаты счета сотрудники перекладывают вину друг на друга, и невозможно в итоге найти ответственных.

Автоматизированный подход

Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.

Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой.
Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования.

Как это выглядело:

• В системе назначаются ответственные лица за согласование расходов;
• На основании какого-либо документа (заказа поставщику, поступления товаров или другого документа) создается документ Заявка на расходование денежных средств в статусе Не согласовано;
• Если ответственный согласовал заявку и поменял статус на Согласовано, то счет направлялся в бухгалтерию;
• Если ставился статус Отклонено, значит, заявка уходила обратно к лицу, инициировавшему процесс.

В этой компании ответственным за согласование расходов является генеральный директор, и вот что необходимо было сделать, чтобы он смог выполнять свои функции по согласованию:

• создать доступ в систему;
• обучить работе с необходимыми документами;
• настроить интерфейс для удобства использования;
• настроить права доступа.

При этом в учетной системе приходилось заполнять много лишней информации для создания и согласования заявки: расчетный счет получателя и собственной компании, контрагент, статья расходов, статья движения денежных средств, основание и т.д. Вся эта информация, на самом деле, не нужна генеральному директору для принятия решения, но, тем не менее, ее необходимо заполнять сотруднику, отправляющему заявку.

Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:

1. деньги (сколько мы должны выплатить);
2. получатель (кому мы должны выплатить);
3. назначение (за что выплачиваем).

А, значит, заполняя лишнюю информацию, сотрудник теряет время, и процесс согласования затягивается.

К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).

В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.

Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:

1. В BPMS важно именно то, что делается. Здесь важна не учетная информация, не отчетность, а необходимость быстро принять решение, чтобы бизнес-процесс продвинулся дальше. С учетной системой так не получится, здесь мы должны указывать, какие документы за счет каких создаются и т.п. - это неудобно. Здесь нет четкого контекста.
2. Простота логики и разработки. Если мы ведем бизнес-процесс в учетной системе, то должны учитывать большое количество логических связей: как проводятся документы, транзакции, на что это влияет, какие дополнительные лицензии надо покупать и т.п. - хотя, казалось бы, ответственному за согласование лицу это не нужно. Но в учетной системе мы обязательно должны привязываться к объектам конфигурации либо дорабатывать их, что не очень правильно.

Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль.

Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.

Процессный подход в BPMS

Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы.

В нашем примере их будет три:

1. Создание заявки на согласование счета;
2. Проверка заявки;
3. Результат заявки:
   • если одобрено - распечатка заявки,
   • если не одобрено - сообщить об этом поставщику

Далее проектируем условия, при каких событиях или атрибутах происходят те или иные действия (например, можно отразить зависимость ответственного от суммы счета, если на предприятии разные суммы согласовывают разные сотрудники; или отправка оповещений на том или ином этапе работы).

В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование - руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия.

Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности.

На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса.

Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.

BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!

.
И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент.

По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи.

Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой - позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения.

Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:

• Разделение зон ответственности;
• Концентрация работы сотрудников на конкретных действиях;
• Оповещение пользователей об изменениях в процессах (или о необходимости внести изменения), в которых они участвуют.

В BPM-системе мы описываем бизнес-процесс в нотации BPMN 2.0. В этой нотации уже есть многие моменты, подсказывающие, как нужно настраивать тот или иной бизнес-процесс. Есть другие различные системы автоматизации бизнес-процессов, но они опираются на свою логику, которая не является общепризнанной. Для того, чтобы смоделировать бизнес-процесс на основе таких систем, необходимо в этих системах разобраться, понять их логику работы, настройки форм и взаимосвязей.

BPMN 2.0 - это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.

Заключение

Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.

Еще статьи по данной теме.

на базе Comindware Business Application Platform

Комплексная Low-code система управления бизнес-процессами (BPMS): моделирование в нотации BPMN 2.0, автоматизация процессов, управление кейсами — надёжный фундамент для цифровой трансформации предприятия.

Больше, чем моделирование и исполнение

Comindware Business Application Platform предоставляет полный комплект средств для моделирования, исполнения, оптимизации бизнес-процессов организации, характерных для традиционных BPM-систем, и идёт дальше. В дополнение компания получает ряд преимуществ, характерных для систем класса iBPMS (Intelligent BPM Suite) и Low-code платформ:

• Удобные онлайн инструменты для управления бизнес-процессами . Моделирование, исполнение, анализ процессов, управление задачами, проектирование процессной архитектуры предприятия, интеграция BPMS со сторонними системами.
• Поддержка исполнения творческих задач . BPM-решения на базе платформы от Comindware не зациклены на бизнес-процессах как традиционные BPMS, оставляет пространство для творческой работы (кейсы/поручения).
• Управление процессами в руках людей бизнеса (Low-code) . Центр тяжести усилий по разработке и дальнейшей корректировке бизнес-приложений переносится с программистов на аналитиков.

Специфика реализации всех основных инструментов процессного управления в Low-code платформе от Comindware и ряд уникальных преимуществ для бизнеса выгодно отличает Comindware Business Application Platform от традиционных BPMS.

Комплект средств BPM для управления и
оптимизации бизнес-процессов

Углубленная цифровизация и её распространение на весь бизнес — необходимое условие успеха современного бизнеса. Развиваться в этом направлении бизнесу помогает управленческая методика, именуемая ВРМ (Business Process Management) и включающая методологию и программное обеспечение. Бизнес, практикующий методику процессного управления, строится как совокупность сквозных бизнес-процессов, что помогает исключить функциональные барьеры в компании и радикально увеличивает эффективность работы всех подразделений. Технологической поддержкой методологии BPM являются системы управления бизнес-процессами (BPMS).

Comindware Business Application Platform включает полный набор средств управления бизнес-процессами, входящих в ПО класса BPMS. Каждый инструмент, входящий в состав Low-code платформы от Comindware, реализован с учётом актуальных запросов бизнеса на гибкость как основных, так и вспомогательных бизнес-процессов предприятия.

Моделирование бизнес-процессов

Графическая модель бизнес-процесса является основной составляющей управления бизнес-процессами и демонстрирует взаимосвязь всех элементов процесса в рамках организации или холдинга. Подобное представление помогает сфокусироваться на целевой и значимой информации для решения задач оптимизации бизнес-процессов.

Платформа от Comindware предоставляет гибкие и удобные инструменты для моделирования бизнес-процессов даже непрофессионалами BPM. Более того, разработка форм , адаптация интерфейсов и настройка базовых интеграций также выполняется аналитиком в веб-браузере и не требует навыков программирования. Бизнес-аналитик создаёт диаграмму процесса, определяет участников, описывает набор и порядок их действий. Построенные графические модели соответствуют BPMN 2.0, современному мировому стандарту для BPM.

Моделирование процессной архитектуры

Успех процессного управления компании во многом зависит от способности организации грамотно расставить приоритеты в оптимизации процессов, сфокусировавшись в первую очередь на ключевых бизнес-способностях. Бизнес-способность - это совокупность процессов, людей и технологий, которые создают ценность, согласующиеся со стратегическими целями компании. Другими словами, под бизнес-способностью понимается элемент, описывающий «что» компания способна делать, а бизнес-процессы, в свою очередь, описывают «как» компания реализует свои способности. Модель бизнес-способностей визуализирует весь спектр способностей конкретного бизнеса, а процессная архитектура помогает визуализировать взаимосвязь процессов.

Comindware Business Application Platform обеспечивает возможность быстрого построения модели бизнес-способностей и процессной архитектуры, визуализации взаимосвязи процессов между собой, привязки их к конкретным целям. Диаграмма бизнес-способностей обновляется в ходе оптимизации, что помогает анализировать ситуацию “сверху вниз” и эффективно планировать предстоящие изменения.

Автоматизация бизнес-процесса подразумевает автоматическое прохождение его шагов и уведомление пользователей системы о требуемых от них на текущем шаге процесса задачах и действиях. В зависимости от выбранных настроек, бизнес-процесс может запускаться вручную или автоматически по расписанию, входящему запросу или по выполнению условия. При соответствующих правах доступа, пользователь может получать информацию о предыдущих и следующих шагах процесса и наглядно оценивать стадию его завершенности.

В основе BPMS функциональности платформы от Comindware лежит процессный "движок", который:

• Маршрутизирует запросы
• Автоматизирует постановку задач пользователям
• Вызывает внешние системы и сервисы
• Принимает запросы от внешних систем
• Собирает необходимые данные, обрабатывает их
• Предоставляет доступ к данным в контексте исполняемого процесса

BPM-система Comindware обеспечивает исполнение процесса необходимой сложности и уровня декомпозиции в одной системе.

Мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов предприятия — один из инструментов BPM, который помогает ответственному лицу выявлять “узкие места” в ходе выполнения бизнес-процессов и реагировать на критические ситуации, корректируя схему процесса или действия сотрудников. Для успешного решения задач мониторинга критично важно иметь эффективный доступ к статистике процессов и возможность отображения данных в удобном формате.

В ходе исполнения бизнес-процессов Comindware Business Application Platform собирает подробную статистику по их метрикам и показателям. Наглядное представление этих данных упрощает контроль исполнения процессов, определение точек оптимизации и ускорения. Статистические данные также являются источником информации для реинжиниринга и оптимизации комплексных бизнес-процессов компании, принятия управленческих решений и корректировки процессной архитектуры.

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов предполагает широкий спектр работ, направленных на повышение эффективности операционной деятельности компании и улучшение качества реализации бизнес-способностей и услуг предприятия. Оптимизация бизнес-процессов, в отличие от реинжениринга, выполняется на постоянной основе, как правило, охватывает достаточно узкую область на уровне бизнес-способностей или функций организации.

Comindware Business Application Platform помогает находить потенциальные возможности оптимизации и дает возможность проверять гипотезы на реальных бизнес-процессах. Информативную картину возможностей для оптимизации даёт процессная архитектура предприятия вместе со статистическими данными мониторинга бизнес-процессов. Оптимизировать можно конкретные процессы и увязки их взаимодействия между собой. Для оптимизации бизнес-процесса достаточно внести изменения в его графическую модель из браузера, не прерывая выполнения уже запущенных в BPMS процессов.

Управление задачами

Немаловажным условием безболезненной и успешной реализации процессного подхода к управлению предприятием является предоставление простых и удобных инструментов управления задачами для рядовых сотрудников компании, и Low-code платформа от Comindware их обеспечивает.

Какой бы сложной не была связка бизнес-процессов, проектов и кейсов в компании, сотрудник видит свои задачи в едином интерфейсе, доступном из браузера, или прямо в MS Outlook, при соответствующей настройке коробочной интеграции. Это помогает планировать время, расставлять приоритеты и эффективнее управлять задачами. Руководитель видит задачи конкретного сотрудника, а также он может получить сводку обо всех процессах, проектах, кейсах, в исполнение которых вовлечён конкретный человек, даже если за них отвечают другие отделы или подразделения.

Интеграция со сторонними системами

Переключение сотрудников между несколькими системами существенно замедляет работу и часто делает невозможной автоматизацию бизнес-процессов. Задача BPM-системы — создать выделенный слой процессного управления, который располагается над другими технологиями, интегрирован с унаследованными информационными системами (ERP, CRM, и др.) и позволяет реализовать сквозные бизнес-процессы и исключить необходимость переключения между несколькими системами.

Comindware Business Application Platform предлагает широкие возможности интеграции с другими системами. Интеграция по протоколу OData настраивается “мышкой”, для других протоколов создан открытый API, основанный на стандарте Web Services. Еще одна возможность интеграции — через RPA-роботов.

Поддержка исполнения творческих задач

В современном мире всё чаще на смену исполнителям, выполняющим работу по утвержденным регламентам, приходят работники умственного труда, для которых не подходят традиционные фиксированные процессы. Кроме того, в работе компаний/учреждений часто возникают исключения, которые не ложатся в рамки описанных бизнес-процессов. В этих случаях нужны более гибкие и динамичные формы работы, которые предлагает адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management/управление кейсами). Кейс — процесс, который «развертывается во времени»: планируется только первый шаг, а по его результатам принимается решение о дальнейших, в отличие от бизнес-процессов, в которых все шаги определены заранее.

Comindware Business Application Platform включает поддержку кейсов и обеспечивает единое пространство и для работы по шаблону, и для творческой, планируемой «на лету».

Кейс менеджмент (ACM)

ACM — достаточно молодой подход к управлению творческими задачами, процесс решения которых сложно формализуем или не нуждается в регламентации. Comindware Business Application Platform проектировалась и создавалась в момент активного развития ACM-подхода и поддержка управления кейсами изначально вошла в базовый функционал платформы. Благодаря включению поддержки и кейсов, и бизнес-процессов в функциональность платформы, эти элементы управления органично комбинируются и сочетаются друг с другом. Между традиционными потоками работ и кейсами нет непроницаемого барьера — и бизнес-процессы, и кейсы порождают задачи, управляемые одинаково. Различается только способ появления задач: в случае бизнес-процесса они создаются автоматически согласно схеме процесса, в случае кейса уполномоченный сотрудник сам решает, что делать на каждом этапе и кому делегировать подзадачи.

Миграция от кейсов к бизнес-процессам

"Лучшие практики" управления бизнес-процессами лучше всего работают после того, как они пропущены через призму своего опыта — данные истории работы самой компании. Comindware Business Application Platform минимизирует цикл от идеи до работающего бизнес-процесса.

Low-code платформа позволяет быстро, в формате кейсов, опробовать на реальной практике различные подходы к организации процесса обработки нестандартных запросов или задач. Собранная в процессе обработки статистика поможет выбрать оптимальный вариант. В ходе повторяющейся обработки исключений собирается статистика и лучшие практики обработки определённых сценариев. Этот опыт может быть легко преобразован в организованный и исполняемый процесс путём миграции от кейсов к процессам. Кроме того, кейсы и бизнес-процессы тесно связаны внутри платформы. Так, кейс может вызывать процесс и наоборот, а все порождаемые ими задачи отражаются в сквозном списке задач, а также в интегрированной модели бизнес-способностей.

Low-code: управление бизнес-процессами в руках людей бизнеса

Основным преимуществом автоматизации бизнеса является сокращение затрат на операционную деятельность. Цифровая трансформация позволяет сократить время реакции бизнеса на изменение реальных потребностей клиентов, что зачастую предполагает не углубление автоматизации, а формирование новых бизнес-моделей. Предприятия всё больше заинтересованы в обеспечении бизнес-пользователей возможностью активного участия в совершенствовании бизнес-процессов и самостоятельного создания бизнес-приложений.

Comindware Business Application Platform максимально поддерживает концепцию Low-code с минимумом кодирования и максимумом визуальной разработки. Платформа от Comindware решает главную проблему цифровизации — ускорение цикла от бизнес-потребности до работающего бизнес-процесса.

Разработка из браузера

Для обеспечения необходимого темпа внедрения инноваций, многие компании возвращаются к практике собственной разработки ИТ-решений, но, конечно, на новом уровне. Теперь востребованы визуальные средства быстрой разработки для создания и исполнения бизнес-приложений в единой среде, доступные из любой точки Земли, и Low-code платформа предоставляет такие средства разработки в полной мере.

Для начала работы достаточно получить аккаунт с правами пользователя, аналитика и/или разработчика в BPM-системе — не нужно устанавливать ПО на компьютер. Настройка прав доступа к данным, документам, функционалу системы BPM, включая создание и экспорт отчётов, редактирование форм, также осуществляется в браузере с помощью онлайнового редактора.

Обновление без остановки работы

В ходе эксплуатации системы бизнес-объекты и бизнес-процессы развиваются, усложняются, приобретают новые атрибуты. В традиционных BPMS, которые используют реляционные базы данных (БД), внесение изменений в бизнес-процессы требует реконфигурации БД силами ИТ-специалистов с блокировкой доступа пользователей к система на время переноса изменений в рабочую среду. Такой подход требует много ресурсов и времени и не обеспечивает необходимой скорости внесения изменений. Comindware Business Application Platform использует графовую БД и обеспечивает другой, динамичный, подход к внесению изменений в бизнес-процессы и логику бизнес-приложений.

В Low-code платформе Comindware любые изменения можно производить часто и безболезненно, без привлечения программистов и блокировки доступа пользователей к программе. Так обеспечивается возможность оперативно реагировать на постоянно меняющиеся требования к бизнес-приложениям, реализованным в BPMS.

Внедрение BPM-системы

BPM-системы созданы для автоматизации управления предприятием, повышения эффективности его работы. В структуру BPMS входит набор инструментов для моделирования и исполнения процессов, мониторинга, анализа и оптимизации бизнес-процессов. Некоторые системы, представленные на рынке BPM в России, дополнительно включают модули для разработки форм, социального взаимодействия и других задач.

Существует много подходов к внедрению и каждая организация выбирает подходящий исходя из текущей стадии развития предприятия, дальнейшей стратегии развития, а также класса выбранного программного обеспечения. Основные подходы к внедрению BPM-системы на базе Low-code платформы:

• Эволюционный. Компания приобретает лицензии на платформу, создаёт BPM-решение под свои задачи, автоматизирует бизнес-процессы, развивает систему силами сотрудников компании. На этапе внедрения зачастую заказывают у вендора демо с прототипом BPM-системы для дальнейшего самостоятельной эволюционной адаптации под нужды бизнеса.
• Революционный. С целью упрощения проекта внедрения BPM-системы зачастую организация нанимает BPM-эксперта. Он производит предварительный анализ процессов компании, обучает сотрудников и курирует организацию работ по внедрению BPM-системы и автоматизации.
• Интеграционный. Зачастую BPMS системы внедряют в существующую ИТ-систему предприятия. При этом высокий уровень интеграции всех используемых ИТ-решений является решающим фактором успеха. В таком случае есть смысл воспользоваться услугами компании-интегратора из числа партнёров Comindware. Эксперты помогут извлечь максимум пользы из каждого инструмента в ИТ-структуре компании.

Независимо от выбранного подхода к внедрению, дальнейшая работа с системой управления бизнес-процессами на базе Comindware Business Application Platform основана на простой схеме действий:

• Бизнес-аналитик, эксперт BPM или продвинутый бизнес-пользователь создаёт прототип решения. Программистов привлекают только для создания специфической части бизнес-логики, обработки данных, также интеграции с другими системами.

BPM - класс программного обеспечения для управления бизнес-процессами и административными регламентами. Использование BPMS позволяет организовать эффективное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие и ускорить разработку новых информационных систем. Основные функции BPMS - моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов. Основываясь на данных мониторинга, организации выявляют узкие места и усовершенствуют свои бизнес-процессы. Цикл управления замыкается, когда при помощи BPMS измененные бизнес-процессы оперативно внедряются в эксплуатацию.

BPM-система изначально предназначена для реализации принципов процессного управления бизнесом в компании. На рынке реализовано множество информационных систем, каждая из которых определенным образом создана для полного управления бизнес-процессами: стратегией, проектированием, внедрением, контролем.

За последнее время российский рынок заметно активизировался в направлении BPM. Основная причина – практически все, что могло быть оптимизировано (консолидировано, сокращено) без применения BPM, уже выполнено и достигнутые эффекты успели девальвироваться ().

Основная причина, сдерживающая развитие рынка BPM в России – неготовность заказчиков. Руководство компаний бывает не способно к постоянной напряженной работе по оптимизации процессов своей организации, поскольку это не является разовым действием. По словам участников рынка, руководители только начинают ценить возможности, которые дают ВРМ-системы ().

Направления развития BPM-систем

В 2018 году отечественные эксперты выделяют несколько основных направлений развития BPM-систем. Прежде всего, это применение технологий искусственного интеллекта и машинного обучения, переход к low-code платформам, реализация понятных интерфейсов, а также возможности легкой трансформации под конкретные требования заказчиков ().

Актуальные продукты и проекты

В торговой сети «Спортмастер» действует целый ряд корпоративных систем – учетные, складские, бухгалтерские, кадровые. В них автоматизированы все процессы, связанные с товарооборотом и финансами. Но оставалось еще некоторое количество процессов, которые управлялись с помощью электронной почты и таблиц, заполняемых вручную. Это касалось обслуживающих процессов, таких как заказ торгового оборудования и униформы, проверка выкладки товара, обработка заявок в хозяйственные и ремонтные службы, сбор отчетности от магазинов, контроль выполнения поручений центрального офиса и т.п. Было очевидно, что у этих процессов есть большой потенциал для повышения эффективности. В масштабах крупнейшей торговой сети эффект от таких улучшений исчисляется миллионами.

Бизнес – это не только источник прибыли. Это еще и система, которой нужно уметь эффективно управлять. И даже если вы очень талантливый, прирожденный управленец, вам не обойтись без помощи специальных инструментов, которые освободят от рутины, и позволят сделать управление компанией более эффективным.

Руководителю постоянно нужно все держать на контроле: какая работа выполняется, насколько далеко продвинулась, и кто отвечает за её выполнение. Постоянно отслеживать, и настроить бизнес-процессы надлежащим образом вам поможет специальное программное обеспечение – BPM-системы.

Что такое BPM-системы и как они работают

Прежде чем говорить о самих системах как ПО, нужно прояснить саму концепцию BPM.

BPM – это управление бизнес-процессами. Данная концепция рассматривает каждый бизнес-процесс как особый ресурс вашей организации. Они должны легко адаптироваться к любым изменениям, быть простыми и прозрачными.

Специальное программное обеспечение – BPM-системы – позволяет легко управлять процессами, мониторить их, и проводить анализ, быстро перестраивать под нужды предприятия.

Каждая такая система состоит из трех составляющих:

• база данных, которая хранит информацию о предприятии и его филиалах, людях, проектах, задачах;
• инструменты, которые помогают осуществлять финансовое планирование, управленческий учёт, прогнозирование и т.п.
• инструменты для аналитики и отчётности по информации в базе данных.

BPM-системы легко интегрируется с другими программными продуктами. Это позволяет более гибко настроить процесс управления.

Данные системы помогают управлять потоком информации, людьми, взаимодействием между ними и отдельными системами внутри предприятия. Причём происходит поддержка полного цикла управления: начиная с проработки стратегии и планирования до анализа результатов.

Примеры задач, которые можно решить с помощью BPM систем

Основные задачи, которые решают BPM-системы – это:

1. Увеличить экономический потенциал предприятия. У вас на руках будет вся информация по предприятию и её детальный анализ. В результате вы будете видеть, какие сотрудники работают эффективнее, как увеличить оборот, как снизить процент запасов или добиться положительного .
2. Повысить стратегическую эффективность предприятия. Вы сможете управлять процессами таким образом, чтобы гарантировано достигать поставленных изначально целей.
3. Более гибко и эффективно управлять кадрами. Система позволяет задать необходимые и отслеживать их достижение.

Обзор лучших BPM систем

Предлагаем вам ознакомиться с пятёркой лучших предложений, доступных на российском рынке.

Bpm’online studio

Это BPM-система, которая предлагает готовые решения для автоматизации бизнес-задач и комплексного управления предприятием. Система работает на базе интеллектуальных технологий, которые позволяют выполнять работу за пользователей.

Данное ПО может также служить базой для разработки собственных бизнес-приложений.

Подойдет для автоматизации процессов любой сложности. Через систему можно задать для каждого сотрудника четкий алгоритм действий. А грамотное ПО будет вести его к результату шаг за шагом.

Есть тестовый бесплатный период – 14 дней.

ELMA BPM

Это продукт российской компании ELMA. Моделировать бизнес-процессы можно в специальном графическом редакторе.

Доступна интеграция с 1С. Систему можно расширить при необходимости.

Подойдет для поддержки сложных проектов — для этого у системы есть все необходимые инструменты.

У ELMA BPM есть бесплатная версия. Причем это не демо и не урезанный вариант, а полнофункциональная система, которую можно полноценно использовать для управления своим предприятием. Скачать её можно на сайте компании.

OMNITRACKER365

Эта масштабируемая система, которая может использоваться как малыми, так и крупными предприятиями. Поставляется как облачное решение, так и как программное ПО, требующее установки.

Преимущества облачного ПО – у нему есть доступ из любой точки мира. Даже будучи в отъезде, вы сможете следить за делами на вашем предприятии.

Возможности системы позволяют не только управлять процессами, но и создавать свои приложения.

Есть бесплатная демо-версия.

---