Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Кому поручается работа с кадрами

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
Ознакомление с учредительными документами предприятия.
Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
Оформление руководителя.
Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
Подготовка фирменного образца трудового договора.
Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

Формирование нормативной базы

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

Этап второй – изучаем Устав

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:

порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

Какие документы должны быть под руками у кадровика

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
. Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
Штатное расписание.
Локальные правила трудового распорядка.
Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .

Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Разработка стандартного трудового договора

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

В форму включают следующие пункты:

полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
данные представителя работодателя – ФИО;
данные работника – ФИО;
должность, которую он будет занимать;
срок действия договора;
вид деятельности – основная работа либо совместительство;
должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
часы работы;
результаты СОУТ по данному месту;
данные работодателя и работника;
подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

трудовой договор;
должностная инструкция;
приказ о назначении на должность;
индивидуальная карточка Т-2;
и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

переобучение на базе второго высшего образования;
получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
нормативные акты местного значения;
различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

агентства и бюро по трудоустройству;
занятости;
ярмарки вакансий;
учебные заведения;
доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
другие организации;
знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

заключение трудового контракта;
издание приказа о приеме;
нового сотрудника либо ее заведение;
оформление личной карточки;
если в организации принято - заведение личного дела;
ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
регистрации приказов;
регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

копии приказов о работнике;
копии заявлений;
копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
анкета;
характеристики и отзывы;
справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

– это деятельность, направленная на систематизацию документов персонала и проведение работы с ними.

Кадровый отдел существует во всех организациях и обеспечивает бесперебойную работу с документами, а так же своевременный учет всех изменений со стороны предприятия и его сотрудников.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

Организация кадрового делопроизводства с нуля

Организация кадрового делопроизводства с нуля должна выстраиваться поэтапно следующим образом:

Установка специальных программ для компьютера, рассчитанных для того чтобы проводить грамотную документацию и прочие дела, касающиеся кадрового делопроизводства.

На сегодняшний день существует множество программ, рассчитанных для этих нужд. Однако руководители организаций традиционно выбирают 1С .

Это связано с тем, что специалисты по установке и обслуживанию этой программы есть в любом крупном или мелком городе, а вот те, кто смог бы обслуживать инновационные разработки не всегда могут быть вызваны по телефонному звонку.

Изучение важных документов организации.

Все представленные договоры и документы должны соответствовать, а не противоречить уставу организации. Это несет в себе важную часть, прежде всего для устранения разногласий с руководящим составом или с сотрудниками.

Приобретение или самостоятельное изготовление журнала регистрации.

Документы, которые будут содержаться в делопроизводстве фирмы, должны быть согласованы с вышестоящим руководством.

Нужно уточнить, какие из них будут обязательными, а какие можно отложить, потому что обращение к ним будет производиться в редких случаях. Важно знать, какие из них будут располагаться в трудовом распорядке, а какие в бланках .

Оформление директора. Необходимо проверить правильное заполнение всех бумаг, в которых должно быть отражено, с какого числа работает руководитель в фирме.
Создание штатного расписания и правил для внутреннего распорядка, распространяющиеся на всех без исключения сотрудников.

Как правильно составить штатное расписание читайте в нашей статье .

Если их в фирме нет, нужно создать эти документы. Эти документы должны быть полностью согласованы с руководителем организации и проверены по нормативным базам. То есть нужно выяснить, не противоречат ли нововведения закону.

Создание типового трудового договора, который будет выгоден организации, но не будет противоречить законодательным нормам.
Затем необходимы основные документы.

Кадровый персонал не может обойтись без создания следующих бумаг:

бланки по приказам;
договоры о материальной ответственности;
журнал регистрации;
книги по учету;
табель по рабочему времени.
После документов нужно позаботиться о том, кто и как должен вести .

Вопрос об их хранении и заполнении документов должен решаться вовремя и заранее. На начальном этапе, когда персонала на работе совсем мало, этим может заниматься учредитель фирмы . По этому поводу должен быть издан специальный приказ. При его отсутствии фирме будет назначен серьезный штраф.

Если в будущем появится человек, в чьи обязанности будет входить работа с документами, тогда будет издан новый приказ о назначении ответственного лица.

Последний этап – набор сотрудников для трудоустройства.

Для этой процедуры потребуется:

приказы о зачислении на работу;
оформление трудовых договоров;
наличие трудовых книжек;
карточки для сотрудников;
книга для того, чтобы учитывать трудовые книжки.

Это далеко не все, что нужно знать начинающему с нуля сотруднику, но такие действия являются лишь первыми азами в большом объеме информации, которую предстоит изучить в дальнейшем.

Инструкцию по кадровому делопроизводству можете найти .

Обязанности специалиста по кадрам

У специалиста, занимающегося делопроизводством, обширная сфера деятельности, охватывающая все моменты в организации, связанные с сотрудниками и их работой. Итак, основными задачами у сотрудника делопроизводства являются:

Оформление документов, касающихся , больничного и иных справок.
Формирование личного дела на каждого из сотрудников.
Подготовка и разработка табеля по рабочему времени.
Проведение и подготовка кадровых приказов.
Расчет и последующее начисление .

Образец должностной инструкции кадровика-делопроизводителя скачивайте бесплатно.

Помимо основных задач, у сотрудников этой сферы деятельности существуют и дополнительные задачи , такие как:

отслеживание рынка по заработной плате;
отслеживание и приглашение кандидатов для трудоустройства;
составление списка открытых вакансий в организации;
разработка положений об и приеме на работу сотрудников компании.

Иногда работник этого отдела занимается оценочной деятельностью по работе сотрудников и составлением отчета по этой теме.

Важно знать, что в соответствии с действующим законодательством, кадровик не может разглашать персональные данные работника третьим лицам. Эта ответственность лежит полностью на нем.

Ошибки, допускаемые в отделе кадров

В любой работе могут быть допущены ошибки. Поэтому кадровое делопроизводство не является исключением. Поскольку это сложный процесс и запомнить большой объем информации многим начинающим сотрудникам сложно, то основные из них заключаются в следующем:

При оформлении и увольнении работника.

Прежде всего, это относится к оформлению. В приказе могут быть не прописаны условия по или характер выполняемой работы. Иногда ошибки допускаются в инициалах или фамилии сотрудника, а так же его рабочем подразделении. Здесь важно учитывать, что приказ, выполненный с допущением ошибок или изданный неуполномоченным на это лицом, является недействительным.

Работа с трудовыми книжками. По правилам, серию и номер этого документа нужно вносить в книгу учета движения трудовых книг, чего не все делают.
При заключении трудового договора. Основные упущения заключаются в отсутствии какого-либо из документов, необходимых для этой процедуры, или приеме на работу граждан, не способных заниматься указанным видом деятельности по состоянию здоровья.
Приказы. Локальный нормативный акт на предприятии может быть издан, но в нем отсутствует подпись руководителя компании. Это грубое нарушение, и такой документ не имеет силы.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции :

Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах.

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
Проверка трудовых книжек.
Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

Автоматизация в делопроизводстве

Кадровое делопроизводство со временем становится все сложнее, а компании все больше. Поэтому выходом из такой ситуации служит автоматизация в отделе кадров . На сегодняшний день практически в каждой организации вопросы по кадрам решают с помощью автоматических устройств.

Налаживание процесса автоматизации должно проходить в несколько этапов:

Первый этап состоит в постановке цели для автоматизации. Чаще всего это налаженная работа и эффективность установленной системы.
После определения эффективности, нужно заняться внедрением системы, то есть созданием автоматической базы.
Далее необходимо обучить сотрудников работать на предоставленном оборудовании.
Введение в систему данных из всех документов организации является основным этапом. В это время нужно создать шаблоны по отчетам.

Для корректного кадрового делопроизводства потребуются следующие программы :

предсистемы, то есть программы обеспечивающие учет;
HRM-системы. Это система решающая проблему с автоматизацией кадров. Это система хранящая информацию на каждого из работников;
WFM-система. У этих программ больше функций по сравнению с обычными программами для автоматизации;
HCM-системы решающие вопросы не только по количественному показателю персонала, но и по качественному. Такие программы улучшают работу крупных фирм, примерно на 15 процентов.

Конечно, можно отказаться от новых технологий и осуществлять проведение работ по старым способам. Однако прогресс не стоит на месте, и в дальнейшем может оказаться так, что из-за неправильного автоматического оснащения может произойти нарушение документооборота, которое может повлечь за собой штраф .

Как организовать кадровый учет в только что созданной компании — смотрите в видео-семинаре:

Устраиваясь на работу в новую организацию, вы можете столкнуться с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Какие нормативные акты нужно знать

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс , но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица ниже). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера регулирования	Наименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы регулирования трудовых отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудников

	Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов

Больничные листы
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления декретного отпуска

Взаимодействие с ПФР
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов	Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ), а также условия получения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема ниже). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом. Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая , третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался. Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец ниже). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь. Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству. В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ). В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д. Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.

Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.

Способы ведения кадрового учета

В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом.

Учет кадров можно вести 3 основными способами:

1. Взять на себя роль кадровика.

Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.

2. Принять на службу работника-кадровика.

Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.

3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.

Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .

Трудовое законодательство РФ (обновляется каждые полгода).
Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
Указ Правительства РФ «О ведении трудовых книжек» (от 16.04.2003).

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

Паспорт (прописка и регистрация).
СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
Военный билет.
ИНН (индивидуальный налоговый номер).
Медицинский полис.
Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
Структура кадров.
Штатное расписание.
График оформления отпусков работников.
Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

Трудовые отношения