Основаниями, в соответствии с которыми действуют компании, являются учредительные документы юридического лица. Общие нормы закона в них детально расписываются и конкретизируются. В статье подробно рассматривается, что собой представляют эти документы, их содержание и процесс принятия, а также внесения изменений.

Общая характеристика

Для разных юридических лиц существует свой пакет учредительных документов. К примеру, ООО, союзы и ассоциации функционируют на базе устава и учредительного договора. Для хозяйственных товариществ необходим только учредительный договор. Остальным юридически лицам для осуществления деятельности нужен единственный договор: устав.

Первостепенное значение документов показывает, насколько важно к ним следует отнестись при оформлении. Юридическое лицо является созданным после регистрации, которая, в свою очередь, подразумевает процедуру принятия регистрирующим органом учредительных документов.

Понятие

Таким образом, вышеупомянутые бумаги являются основой, в соответствии с которой организация проходит регистрацию и далее функционирует.

Виды учредительных документов юридического лица следующие:

Устав.
Учредительный договор.
Общее положение о подобных организациях.

Функции

На такие документы возлагаются следующие функции:

представительская;
внутренняя.

Первая подразумевает под собой доведение информации об особенностях конкретной фирмы до всеобщего сведения, о ее названии, структуре, нахождении и всем том, что имеет значение. Эта информация, к примеру, очень важна для тех, кто заключает с организацией сделки.

Внутренняя функция заключается в регулировании отношений между учредителями юр. лицами, вопросов прибыли и так далее.

Виды учредительных документов для разных организаций

С одним только учредительным договором функционируют товарищества на вере и полные товарищества.

И устав, и учредительный договор необходимы для осуществления деятельности обществ с дополнительной и ограниченной ответственностью, а также объединений юридических лиц.

Устав — единственный необходимый документ для АО, ООО и общества с дополнительной ответственностью (если они созданы одним лицом), муниципальных и государственных предприятий унитарного типа, потребительских и производственных кооперативов, фондов, общественных объединений, а также некоммерческих партнерств, организаций и учреждений.

При этом ряд указанных организаций в отдельных случаях оформляет и иные учредительные документы юридического лица. К примеру, в НКО могут заключить и учредительный договор. В то же время в установленных законом случаях эти организации могут действовать и на основании положения. А вот для коммерческих структур такого допущения не предусмотрено.

Все учредительные документы юридического лица оформляются в письменном виде. Нотариального утверждения для них не требуется. Документы должны содержать как минимум все сведения, которые являются необходимыми для функционирования данного типа организации, а именно:

название;
нахождение;
форму управления и другую информацию, предусмотренную законом.

Для каждого вида компании в Гражданском кодексе содержится конкретная информация, которую должны отражать учредительные документы юридического лица.

Так, для организаций со специальной правоспособностью необходимо включить данные о предмете и целях деятельности. Коммерческие компании могут эту информацию указать, однако не обязаны этого делать.

Отметим, что предметом являются конкретные виды деятельности, которые организация может осуществлять. Цель в то же время означает достижение результата - коммерческого или некоммерческого.

Помимо информации, которую документы должны содержать, в них могут быть указаны разные положения, не вступающие в противоречие с законом. Эти требования называются факультативными.

Условия для внесения изменений

С точки зрения внутреннего содержания, могут быть следующие изменения, которые вносятся в учредительные документы юридического лица:

устав — утверждение, изменяющее правовое положение и регулирующее отношения между участниками и самой организацией;
учредительный договор — обязательство, которое регулирует отношения между учредителями в процессе деятельности организации.

Все трансформации должны проходить процедуру регистрации. При этом необходимые бумаги, а также заявление подают в соответствующий регистрирующий орган. Это условие должно соблюдаться всеми организациями при внесении изменений в учредительные документы юридического лица, какие бы они ни были предусмотрены по закону.

С этой целью в регистрирующий орган подаются:

заявление;
решение об изменениях;
сами изменения.

Регистрация трансформаций будет произведена, если в документах отражена следующая информация:

название организации;
ее форма;
данные об участниках или учредителях;
нахождение;
для акционерных обществ — сведения о держателях реестра;
изменения о размере уставного капитала;
правопреемство;
смена гендиректора или его паспортных данных;
данные о филиалах;
любые другие изменения.

Особенности процедуры

Запись об изменениях производится в течение 5 рабочих дней. При этом регистрирующий орган сообщает о внесении записи не позднее срока, установленного законом для данной процедуры.

Изменение учредительных документов юридического лица для третьих лиц вступает в силу с того момента, как их уведомили об этом.

Отказ в регистрации может иметь место тогда, когда были представлены не все необходимые документы, или они если составлены в ненадлежащей форме. К примеру, должны подаваться оригиналы. Если же представляются копии учредительных документов юридического лица, то они должны быть нотариально заверены.

Учредительный договор

Учредительным договором признается сделка консенсуального, многостороннего и возмездного характера, которая совершается учредителями и регулирует отношения участников, а также функционирование организации.

Документ заключается между учредителями, где выражается воля всех. Бумага подписывается каждым из участников, в связи с чем они получают определенные права и обязанности.

Вне зависимости от того, какова форма организации, учредительный договор должен быть составлен в соответствии со следующими обязательными условиями:

в нем должна содержаться информация о составе учредителей;
о форме организации;
о том, как будет осуществляться деятельность;
о передаче учредителями вкладов в имущество организации;
о доле каждого учредителя;
об их участии в функционировании организации;
о порядке управления и выходе из состава юрлица.

Для разных организаций может быть предусмотрено больше условий, имеющих существенный характер. К примеру, для полного товарищества необходимо представлять информацию о составе и размере складочного капитала, а также об ответственности товарищей за нарушение обязанностей. В товариществе на вере должно иметься условие о размере вкладов коммандиста. Для ООО отражается информация о компетенции и составе управленческого органа, а также о порядке принятия решения.

Устав

Почти для всех организаций устав является необходимым. Без него невозможно создание юридического лица. Учредительные документы могут включать также необходимость наличия учредительного договора. Компании с другими организационно-правовыми формами осуществляют свою деятельность исключительно в соответствии с уставом. Обычно документ утверждается на учредительном или общем собрании. С его вступлением в силу организация считается открытой и может осуществлять свою деятельность.

По мнению правоведов, устав является нормативно-правовым актом корпоративного характера, который содержит соответствующие нормы. Также его рассматривают как нормативный акт локального характера, где определяется положение юрлица и регулируются отношения между участниками.

Для того чтобы определить суть устава, необходимо рассматривать, какие субъекты являются его учредителями, и каким образом он утверждался. Так, если юрлицо учреждено образованием публично-правового толка, а его устав утвержден компетентным органом государственной власти РФ, ее субъектом или ОМС, то устав можно считать подзаконным нормативным актом.

Существенные условия

Таким образом, устав является подписанной учредителями или одним из них сделкой, отражающей ее условия.

Существенные условия могут быть квалифицированы в таком порядке:

предписываемые, которые обязует включать законодатель;
императивно-определенные, то есть необходимые для выполнения;
диспозитивно-определенные, то есть те, которые учредителями могут быть изменены;
инициативные, означающие такие условия, включение которых полностью зависит от волеизъявления учредителей.

Порядок принятия устава

Как весь перечень учредительных документов юридического лица, так и устав сам по себе должен находиться в соответствии с законом. Нормативный характер документа в полной мере раскрывается потому, что императивно-определенных условий в нем очень много. Помимо этого, как сделка устав схож с договором присоединения, поскольку новые участники, которые вступают в то или иное юридическое лицо, присоединяются к уже имеющемуся уставу.

В отличие от рассмотренного выше учредительного договора, его не заключают, а утверждают. Подписывать документ должны не все учредители, а лишь уполномоченные на это лица. Устав вступает в силу, когда завершена регистрация учредительных документов юридических лиц.

По мнению некоторых правоведов, в развитых странах значение документа неизменно падает, так как очень многие аспекты и без него регламентируются нормативно-правовыми актами, а не теми правилами, которые сформулированы в нем.

Общее положение

Данный правовой акт указывает на статус, деятельность и ответственность юрлица. Положение об организации необходимо для функционирования НКО муниципального и государственного уровней, которые ведут свою деятельность за счет бюджетных средств. Этот порядок регламентирован статьей 52 Гражданского кодекса. На данном основании также действуют филиалы организаций, представительства и отделения.

Такими учредительными документами юридического лица являются следующие виды положений об организациях:

типовые;
примерные;
индивидуальные.

Типовые и примерные разрабатываются организацией, которые занимаются аналогичными видами деятельности. На их основе составляются индивидуальные документы. Они вступают в силу после того как утверждаются вышестоящей организацией. Для данного вида документа обязательных требований нет. Но он может включать в себя следующие главы:

"Общее" (наименование, цели, подчиненность, печати и так далее).
"Задачи и функции" (основные цели деятельности и виды работ для их осуществления).
"Права и обязанности".
"Управление".
"Отношения".
"Контроль и ревизия" (органы, осуществляющие эти действия, периодичность и порядок процедуры).
"Ликвидация".

Заключение

В заключение можно сказать, что юридическое лицо искусственно создается для каких-то целей, которые достигаются в установленном законом порядке. Весь список (учредительные документы юридического лица) бумаг должен быть зарегистрирован в определенном порядке. Выполняя свою внешнюю функцию, они доводят до всех информацию об особенностях конкретной организации, а благодаря внутренней между учредителями складываются отношения, характеризующие их участие в деятельности, а также распределение прибыли и другие вопросы.

При регистрации юридического лица в ФНС требуются учредительные документы. Некоторые из них должны быть составлены участниками сообщества еще до обращения в налоговую службу, так как подаются вместе с заявлением.

Чтобы открыть ООО без проблем, необходимо знать, какие документы относятся к учредительным, а также требования законодательства, регулирующего особенности проведения процедуры регистрации юрлица.

Уставные документы ООО - перечень

Обязанность по оформлению учредительных документов ООО указана в ФЗ от 08.02.1998 №14-ФЗ. Согласно данному закону самым главным из них является Устав сообщества. В него должны быть включены следующие положения:

Общая информация : название предприятия, адрес, права и ответственность ООО.
Виды деятельности . Сюда вписывается информация касаемо рода занятий.
Размер уставного капитала . Он не должен быть менее 10 000 рублей. Желательно указать, что все учредители осознают риски потерь принадлежащих им частей.
Права и обязанности участников сообщества, а не самого ООО. Здесь обычно прописывается возможность получения прибыли учредителями.
Особенности перехода долей учредителей третьим лицам. Обычно это происходит после проведения общего собрания.
Назначение общего собрания в качестве высшего органа. По его решению производятся реорганизация предприятия, изменение коммерческого плана и иные действия, имеющие отношение к деятельности ООО.
Назначение генерального директора в качестве единоличного исполнительного органа. В графе указывается, какие обязанности должен выполнять руководитель и какими правами он обладает. Также вписывается срок действия его полномочий.
В каком порядке будет делиться прибыль ООО: раз в месяц, квартал, год. Это вправе решать участники самостоятельно.
Как должны храниться учредительные документы : кто имеет к ним доступ, перечень материалов, место хранения, ответственность за сохранность.
Особенности ликвидации или реорганизации компании.

Важно: помимо содержания Устава, учредители должны соблюдать и , регулирующийся ФЗ №14-ФЗ.

В полный перечень учредительных документов, которые оформляются как перед регистрацией общества, так и в процессе его деятельности, входят:

Протокол собрания;
Договор об учреждении;
Приказ о назначении директора;
Регистрационный номер;
Устав;
Код статистики;
Выписка из ЕГРЮЛ;
Приказ о назначении главного бухгалтера.

Все документы обычно хранятся в сейфе в кабинете директора, однако он может назначить приказом другое ответственное за хранение лицо. Если что-либо из перечня утеряно, это можно восстановить, но на всю процедуру уйдет много времени. Чтобы все упростить, лучше оформить - тогда получится избежать самостоятельных походов по государственным учреждениям.

Как внести изменения в уставные документы?

Как и в случае с уставными документами , для внесения изменений в Устав ООО требуется обращение в ФНС. Как производится вся процедура:

Учредители на общем собрании принимают решение о том, какие корректировки необходимо внести.
Формируется пакет документов для представления в налоговую. Сюда входят заявление о государственной регистрации изменений, решение участников сообщества, изменения и квитанция об уплате госпошлины (800 рублей).
Документы предоставляются в МФЦ или ФНС лично. Также представитель учреждения может сделать это дистанционно, отправив заказное письмо с уведомлением о вручении или через электронный сервис на сайте налоговой.
Спустя 5 дней представитель или директор получает документы, если у инспекции нет замечаний.

Важно учитывать, что ФНС должна быть оповещена о любых корректировках Устава: изменение списка участников общества, смена руководителя, увеличение или уменьшение уставного капитала и т.д. Дело в том, что эти сведения содержатся в ЕГРЮЛ, поэтому уведомлять налоговую нужно в обязательном порядке, в противном случае юридическое лицо может быть привлечено к ответственности по КоАП РФ, где предусмотрены штрафы от 5 000 до 100 000 рублей в зависимости от степени тяжести нарушения.

Подводим итоги

Оформление уставных документов ООО еще на начальном этапе обязательно для всех предприятий, начинающих предпринимательскую деятельность. Без них невозможно существование ни одной организации, так как они регулируют все важные вопросы касаемо функционирования компании, прав, обязанностей и ответственности участников.

При необходимости учредители после общего собрания могут внести изменения в уставные документы ООО, но для этого нужно соблюдать план действий и знать, куда обращаться для регистрации корректировок.

Список документов определяющий правовой статус организации - учредительные документы.

Общество с ограниченной ответственностью создаётся одним или нескольким учредителями. Деятельность юридического лица подчиняется Гражданскому кодексу, специальным законам и внутренним правилам. Устанавливают эти правила учредительные документы ООО. Опираясь на ст. 52 Гражданского кодекса РФ, можно сказать, что учредительные документы - это список документов, определяющих правовой статус организации и юридические основы ее деятельности.

Хотя понятие «учредительные документы юридического лица» подразумевает множественное число, но по закону сюда относят только устав ООО. После внесения поправок с середины 2009 года договор об учреждении не относится к учредительным документам общества, но заключать его при регистрации ООО несколькими лицами всё равно надо. Почему? Давайте разбираться.

Устав ООО

Согласно статье 12 закона «Об ООО» устав является единственным учредительным документом общества. В нём содержатся идентификационные признаки организации:

наименование ООО (полное и сокращенное) на русском языке, дополнительно также можно указать название на языке народов РФ или на иностранном языке
место нахождения (населённый пункт, где зарегистрирована организация)
размер первоначального уставного капитала

Кроме того, устав должен включать в себя порядок деятельности общества, права и обязанности участников, процедуру перехода доли в УК другому лицу и другие обязательные сведения.

С 2014 года статья 52 ГК РФ позволяет создавать организацию на основании типового устава. Правда, федеральная налоговая служба до сих пор не завершила разработку стандартных образцов. Типовой устав не надо распечатывать и подавать на регистрацию в инспекцию, достаточно отметить в форме Р11001 , что общество действует на основании одного из утверждённых вариантов. Но и после их утверждения учредители вправе разрабатывать не типовой, а индивидуальный вариант устава.

Наш образец устава включает в себя положения, необходимые для деятельности предприятия, вы можете взять его за основу и откорректировать по желанию. Если в дальнейшем вам потребуется изменить текст, надо сообщить в регистрирующую налоговую инспекцию о внесении изменений в устав по форме Р13001.

За регистрацию изменений уплачивается государственная пошлина.

Договор об учреждении

Не так давно на вопрос: «Что является учредительными документами ООО?» существовал другой ответ. К ним относился не только устав, но и учредительный договор, заключаемый между участниками. В этом соглашении стороны подтверждают, что учреждают юридическое лицо для получения прибыли, указывают полные паспортные данные и размер долей в обществе.

Кроме того, в договоре описывается порядок внесения доли в уставный капитал. Общее правило гласит, что внести вклад в УК надо в течение четырёх месяцев после регистрации компании. Участники вправе установить чёткие сроки оплаты долей, а также санкции за их нарушение. Единственный участник договор об учреждении не заключает, ведь партнёров у него нет.

Зачем нужен договор об учреждении? Во-первых, обязанность его заключать закреплена законодательно: в статье 89 ГК РФ и статье 11 закона «Об ООО». Во-вторых, в устав образца 2017 года не включают сведения об участниках, поэтому из него нельзя узнать, кто является собственником фирмы. В-третьих, это соглашение имеет законную силу при продаже, наследовании, дарении доли в компании, доказывая право собственности конкретного лица.

Разберем, что именно входит в учредительные документы ООО, с теоретической точки зрения. Повторимся ещё раз, регистрационные или учредительные документы - это только устав юридического лица, на основании которого действует общество с ограниченной ответственностью.

Но если говорить о том, что входит в список учредительных документов фирмы для практического применения, то это намного более полный перечень 2017 года. Здесь можно дать такое определение - это полная информация, связанная с регистрацией компании. Партнёры, контрагенты, банки, проверяющие, нотариусы, инвесторы и другие заинтересованные лица запрашивают следующие сведения:

свидетельство о гос. регистрации организации с указанием ИНН и ОГРН
свидетельство о постановке на налоговый учёт по месту юридического адреса
устав
договор об учреждении
список участников
выписку из ЕГРЮЛ с кодами ОКВЭД, которые отражают направление деятельности
протокол или решение о создании юридического лица
протокол и приказ о назначении руководителя
справку о присвоении кодов статистики
информацию о наличии филиалов и обособленных подразделений (при наличии)

Как правило, по такому запросу представляют копии, заверенные подписью руководителя и печатью общества. В некоторых случаях, например, при открытии расчётного счёта или при совершении сделок с долями через нотариуса, для достоверности копий требуется представить и оригиналы.

Документы об учреждении общества надо хранить бессрочно, а при порче или утрате – восстановить. Официальные бумаги, такие, как свидетельства государственного образца с регистрационной печатью ИФНС, выдают в виде дубликатов по заявлению руководителя.

Сведения из реестра юридических лиц в электронном виде можно получить бесплатно с помощью сервиса ФНС. За бумажной версией выписки из ЕГРЮЛ обращайтесь в регистрирующую инспекцию, за это взимается пошлина. Внутренние решения, протоколы, приказы легко восстановить за подписями участников и руководителя.

Документы организации: собираем и храним

За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят.

Конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам:

Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации". Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта.

Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата.

Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес

При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору):

Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель)
Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем
Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение

Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте.

Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности

Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб:

Лицензии для лицензируемых видов деятельности
Допуски СРО (для строительных компаний)
Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08)
Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц)
Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д.

Учетные и отчетные документы организации и ИП

Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности.

К бухгалтерским документам организации относят:

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.)
Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки)
Рабочий план счетов бухгалтерского учета
Учетная политика
Переписка по вопросам бухгалтерского учета

К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят:

Налоговые декларации
Книги учета доходов и расходов
Счета-фактуры
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды
Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом

Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета:

Кассовые документы и книги
Банковские документы
Ордера, табели
Накладные
Авансовые отчеты;
Акты о приеме-сдаче имущества и услуг
Акты о списании ТМЦ
Квитанции и др

Договоры и документы, подтверждающие их исполнение:

Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры
Протоколы разногласий по договорам
Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям
Паспорт сделки
Договоры о материальной ответственности
Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета)

Документы по контрольно-кассовой технике:

Паспорт кассового аппарата
Карточка регистрации ККТ
Журнал кассира операциониста
Договор на обслуживание с ЦТО
Использованные контрольные ленты
Накопители фискальной памяти и др.

Кадровые документы организации и ИП

Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации.

Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель.

Правила внутреннего распорядка
Положение о защите персональных данных работников
Штатное расписание
Трудовой договор с каждым работником
Личная карточка работника (форма Т-2)
Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам
Инструкции по охране труда по должностям (профессиям)
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями)
График отпусков
Приказы и распоряжения руководителя по личному составу
Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию)
Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре)
Положение об аттестации работников (если аттестация проводится)
Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре)
Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников)
График сменности (при наличии сменной работы)
Коллективный договор (если такой договор заключен)
Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест
Документы об охране труда
Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП:

Документы	Срок хранения
Регистрационные документы	постоянно
Лицензии и сертификаты соответствия	постоянно
Бухгалтерская годовая отчетность	постоянно
Бухгалтерская квартальная отчетность	5 лет
Бухгалтерская месячная отчетность	1 год
Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета	5 лет
Первичные учётные документы, книги и журналы учета	5 лет
Данные бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание)налогов	4 года
Налоговые декларации	5 лет
КУДиР для УСН	постоянно
Годовые расчетные ведомости в ФСС	постоянно
Квартальные расчетные ведомости в ФСС	5 лет
Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование	5 лет
	5 лет
Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога)	5 лет
Документы, связанные с ККТ	5 лет
Документы по охране труда	5 лет
Трудовые договоры	75 лет
Личные дела руководителей организации	постоянно
Личные дела работников	75 лет
Личные карточки работников	75 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме)	3 года
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства)	до востребования, а невостребованные - 75 лет
Книги, журналы, карточки кадрового учета	75 лет

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив - хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате взосов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

По материалам: regberry.ru

Сегодня оформить бизнес в России можно двумя способами : без оформления юридического лица или же оформив юридическое лицо.

При ведении бизнеса без оформления юридического лица предприниматель регистрируется как ИП, при оформлении юридического лица можно зарегистрироваться как ООО, ЗАО или ОАО.

Как создать ООО?

Регистрация ООО проводится в местном для адреса регистрации органе ФНС.

Для этого необходимо:

Определиться с названием, адресом и видами деятельности будущей организации.
Подготовить необходимые документы.
Оплатить госпошлину.
Выбрать систему налогообложения.
Подать документы на оформление.
Получить оформленные документы.

Также абсолютно законно вы можете зарегистрировать ООО на свое место жительства. При подаче заявления необходимо предоставить разрешение собственника и прописку.

Для регистрации ООО необходимы следующие документы :

Устав.
Учредительный договор.
Протоколы собраний учредителей (если учредителей больше одного).
Документы, подтверждающие регистрацию.

Формирование Устава и его особенности

Устав - это основной учредительный документ организации. По нему определяются основы деятельности организации, и именно этот документ является основным при принятии решений по управлению.

Состав

Устав должен содержать следующую информацию :

Так как Устав регламентирует деятельность организации, в нем обязательно должны быть указаны (с помощью кодов) виды деятельности организации. Необходимо указать главный (от которого идет основной доход) вид деятельности.

Главный вид деятельности может быть только один. Исходя из уровня риска получения травм для работников по данному виду деятельности в ФСС будут производиться налоговые отчисления.

Число дополнительных видов деятельности неограниченно, от них не зависит размер и форма отчислений в ФСС. Коды видов деятельности можно найти в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности ().

С 1 января 2017 года вступил в силу обновленный ОКВЭД 2014, в который включены все новые появившиеся виды деятельности.

Устав предварительно нужно подготавливать в двух экземплярах (один вы получаете после регистрации, другой будет храниться у местного органа налоговой инспекции).

Можно ли вносить изменения?

Для внесения изменений в устав необходимо заполнять . Она представляет собой документ из 23 листов (титульного листа и листов от А до М), который скрепляется, сшивается и нумеруется. Нумерация производится с титульного листа, а далее нумеруются только листы, которые необходимо заполнить.

Заполняются только те листы, которые содержат сведения о вносимых изменениях. Пустые листы сдавать не нужно.

Сообщать по форме Р13001 нужно по таким изменениям, как смена наименования предприятия, адреса, создание филиала или представительства, изменение уставного капитала.

Для видов деятельности изменять Устав необходимо только если в нем не указано, что организация в праве заниматься неуказанной деятельностью, которая не запрещена на территории РФ. Об изменениях, которые не затрагивают Устав, нужно сообщать по .

Учредительный договор ООО

Раньше Учредительный договор, как и Устав, действовал все время существования ООО. Теперь после утверждения регистрации ООО, единственным учредительным документом является Устав (с 1 июля 2009 года).

Только при регистрации ООО несколькими учредителями между ними составляется договор, на основании которого определяются обязанности каждого по созданию организации. После регистрации ООО данный договор утрачивает силу.

Подтверждение регистрации общества

После успешной регистрации организации вы получаете следующие документы :

протокол о создании общества;
приказ о назначении гендиректора;
подтвержденный устав;
список участников общества;
печать общества (ее необходимо создать до регистрации общества, что обойдется примерно в 2000 рублей);
свидетельство о госрегистрации юридического лица;
свидетельство ИНН;
свидетельство ОГРН.

При получении Устава обратите внимание, чтобы на нем была отметка из ФНС, иначе он будет считаться недействительным.

ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) и ОГРН (Основной государственный регистрационный номер) являются основными идентификационными документами организации. Выписка из ЕГРЮЛ свидетельствует о внесении записи о вашей организации в Единый государственный реестр юридических лиц.

Протоколы собрания

Протокол собрания учредителей необходимо заверить нотариально. Без такого заверения протокол будет считаться недействительным. Главным образом нотариус должен заверить результаты собрания и присутствие участников, принимавших решения.

Есть способы не заверять протокол у нотариуса, например, записать видео или аудио и указать об этом в протоколе с приложенной к нему картой памяти. Можно также указать в протоколе, что нотариальное заверение не требуется, если протокол будет подписан всеми участниками.

Если учредитель один, общее собрание учредителей не требуется, как и протокол. В этом случае оформляется решение единственного учредителя, где фиксируется вся необходимая информация.

На общем собрании учредителей необходимо:

назначить председателя и секретаря собрания;
обозначить повестку дня;
указать место и время проведения собрания;
указать список учредителей (для физических лиц указывают паспортные данные, для юридических лиц указываются наименование, юридический адрес, ИНН, ОГРН, КПП и сведения о физическом лице, которое представляет интересы организации);
подвести итоги собрания.

Устав можно составить самостоятельно, но для этого необходимо юридическое образование, потому что без него трудно учесть множество нюансов. Проще воспользоваться уже готовым шаблоном, в котором нужно будет только поменять название организации, виды деятельности и юридический адрес.

В интернете есть огромное количество готовых типовых Уставов, так что найти подходящий шаблон не будет проблемой. Главное, обратите внимание, чтобы он был не позднее 2009 года (в 2009 году вид Устава претерпел значительные изменения).

Порядок восстановления и хранения документов

Если документы были утеряны, организация не может продолжать свою деятельность. Процедура восстановления документов проводится в территориальном органе ИФНС и состоит из нескольких шагов :

Оплата госпошлины на выдачу дубликатов.
Заполнение заявления с указанием требуемых регистрационных данных.
Подача заявления с квитанцией об оплате госпошлины в местный орган ИФНС.
Получение дубликатов.

Для ООО, в отличие от других организационно-правовых форм, не устанавливаются специальные требования к сроку и способу хранения документов. Достаточно хранить документы в одной папке в надежном сейфе.

Если с документами будут работать сотрудники, необходимо вести учет этого в рукописной или электронной форме. Каждая запись такого учета должна содержать всю необходимую информацию о работе с документами (название и тип документа, информация о сотруднике, дата получения и возврата).

Все документы (на случай утери) хранятся в двух экземплярах: в офисе организации и в территориальном отделении ИФНС. Как писалось выше, все они должны быть сшиты, скреплены и пронумерованы.

Подробнее про Устав ООО можно узнать в данном видео.

Другое