Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату. В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.
Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.
Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.
История профессии
В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.
Обязанности делопроизводителя
Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:
- ведение документооборота компании;
- регистрация и обработка корреспонденции;
- ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
- контроль своевременного исполнения документов;
- ведение архива документов;
- знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;
В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.
Требования к делопроизводителю
Основные требования к делопроизводителю включают в себя:
- высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
- владение ПК и офисной техникой;
- умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
- умение вести коммуникации с клиентами;
- опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.
Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.
В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.
Образец резюме
Образец резюме делопроизводителя.
Как стать делопроизводителем
Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года.
Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.
Зарплата делопроизводителя
Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.
Где пройти обучение
Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.
Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».
Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».
Делопроизводитель
Должностные обязанности
Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать
Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства
- структуру предприятия и его подразделений
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов
- основы организации труда
- правила эксплуатации вычислительной техники
- основы законодательства о труде
- правила внутреннего трудового распорядка
- правила и нормы охраны труда
Требования к квалификации
Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное
(ред.
от 12.02.2014, с изменениями и дополнениями на 2018 год)
Квалификационные требования к делопроизводителю (секретарю)
Существует несколько взаимосвязанных нормативных документов, которые позволяют нам составить достаточно полное представление о профессиональных знаниях и навыках, а также квалификационных требованиях, которые предъявляются к представителям профессии «делопроизводитель». Основным является Общероссийский классификатор профессий рабочих должностей служащих и тарифных разрядов (ОКП).
Делопроизводитель должен знать:
— основы законодательства (гражданского, административного, трудового и др.);
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело; — машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— основы организации труда и управления;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
Делопроизводитель должен иметь квалификацию:
— высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы
— среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к делопроизводителю предъявляются достаточно высокие требования – как к знаниям и умениям, так и к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д.
Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.
Делопроизводитель (секретарь) должен уметь:
— составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;
— рационально организовать работу с управленческими документами;
— вести архив;
— находить, систематизировать и хранить информацию;
— пользоваться ПК и другими средствами оргтехники, а также современными средствами связи;
— вести деловые беседы и телефонные переговоры;
— организовать совещания, презентации, служебные поездки;
— организовать прием посетителей и их обслуживание;
— планировать свою работу;
— обеспечить эффективное взаимодействие структурного подразделения с другими подразделениями и внешней средой.
Личные качества делопроизводителя:
Для выработки деловых качеств делопроизводителя требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом.
Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.
Не менее важная черта характера – коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.
К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только в личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя и в офисе в целом.
Отдельно следует указать на вдумчивость, способность к анализу и принятию решений.
Внешний вид секретаря должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки.
К личным качествам секретаря следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний.
 |
3. Количество вакансий и востребованность на рынке труда
На рынке труда профессия «Делопроизводитель» является достаточно востребованной.
Среднестатистические показатели по России на сайтах с предложением работы:
| Московская область | Ярославская область |
| Ленинградская область | Пензенская область |
| Самарская область | Приморский край |
| Нижегородская область | Красноярский край |
| Челябинская область | Астраханская область |
| Краснодарский Край | Тюменская область |
| Саратовская область | Алтайский край |
| Свердловская область | Тверская область |
| Пермский край | Кемеровская область |
| Воронежская область | Курская область |
| Оренбургская область | Липецкая область |
| Владимирская область | Ставропольский край |
| Марий Эл | Томская область |
| Омская область | Архангельская область |
| Ростовская область | Белгородская область |
| Вологодская область | Калужская область |
| Волгоградская область | Орловская область |
| Новосибирская область | Хабаровский край |
| Иркутская область | Амурская область |
| Ульяновская область | Калининградская область |
На первый взгляд, профессия делопроизводителя звучит скучно, и фантазия рисует унылые стеллажи с картонными папками «Дело №» и человека в черных нарукавниках, который заносит в эти папки записи. Но это устаревший стереотип. Сегодня делопроизводитель выглядит совсем иначе и в своей работе использует достижения технического прогресса. Кто же такой делопроизводитель, что за профессия такая? Делопроизводитель занимается ведением документооборота компании в соответствии с едиными стандартами. Если компания крупная, делопроизводитель занимается определенным кругом документов, если компания маленькая, делопроизводитель ведет всю документацию. Он занимается подготовкой, оформлением, движением, систематизацией и хранением документов самого разного профиля, от приказов директора до установочных чертежей, от личных дел сотрудников до лицензий и дипломов компании.
Что за профессия Делопроизводитель?
Делопроизводитель – профессия скорее секретарского толка. В маленьких компаниях эти две профессии часто совмещаются. Он принимает и регистрирует письма, составляет приказы и другие необходимые для работы организации документы, хранит и обновляет архив необходимой и самой разнообразной документации (переписки, юридической, технической и т.п.), оформляет командировки, регистрирует внутреннюю документацию и следит за ее передвижением внутри компании и выполняет еще много бумажной работы, призванной облегчить работу другим подразделениям компании. В работе он пользуется оргтехникой – ксероксом, факсом и компьютером. Сейчас архив - это не обязательно помещение с папками, архив часто бывает электронный.
Профессия Юрист-Делопроизводитель
Также есть юрист-делопроизводитель – он работает в суде, на крупном предприятии или юридической фирме и занимается оформлением юридической документации в соответствии с законодательством. Эту вакансию часто занимают молодые начинающие специалисты-выпускники юридических вузов, как стартовую ступеньку карьеры, чтобы получить практику и опыт работы для дальнейшего роста.
Что должен знать и уметь делопроизводитель?
Для того, чтобы работать по этой профессии сейчас все чаще требуется высшее образование, тогда как раньше делопроизводитель, так же, как и секретарь считался неквалифицированной профессией, на эту должность брали людей почти без образования. Делопроизводитель должен знать правила составления и ведения деловой переписки, принципы архивирования, делопроизводитель должен уметь работать с оргтехникой, обладать хорошей памятью, коммуникабельностью, грамотностью и стрессоустойчивостью. Должен уметь выстроить документооборот так, чтобы он работал четко и грамотно – вот основное что должен уметь делопроизводитель.
На делопроизводителя можно выучиться в вузе или средне-специальном учебном заведении, либо закончить курсы, смотря какую квалификацию вы хотите приобрести и где в дальнейшем работать. Высшее образование делопроизводителя можно получить во многих вузах. В Москве это, например, Государственный университет управления, Московский государственный лингвистический университет, Московский государственный университет культуры и искусств, Московская финансово-юридическая академия, Российская академия государственной службы при Президенте РФ, Российский государственный гуманитарный университет.
Курсы для делопроизводителей
Основные знания, что нужно знать делопроизводителю можно получить на курсах. Делопроизводитель – одна из самых популярных профессий и выбор курсов очень богат. Легко можно подобрать подходящие по срокам, времени и форме обучения. Такие курсы есть как при учебных заведениях, так и в специализированных учебных центрах. Например, один из самых популярных в Москве – Центр «Специалист» при МГТУ им. Баумана, где можно не только узнать азы профессии, но и повысить квалификацию до секретаря-референта.
Курсы повышения квалификации для делопроизводителей
Делопроизводитель, как и представитель любой другой профессии, должен периодически повышать вою квалификацию, чтобы не закостенеть в развитии, чтобы узнавать что-то новое и не отставать от прогресса. Список учебных центров, где это можно сделать – один из самых длинных, потому что профессия очень популярна, и такие специалисты нужны, практически, в каждой компании или государственном учреждении.
Для обучения на делопроизводителя есть много вариантов, специальность «Документоведение и архивоведение» есть во многих вузах. Как правило, вступительными предметами являются история, русский язык, обществознание, иностранный язык. Многие, впрочем, обучаются делопроизводству прямо на месте, в процессе работы. Способный человек сможет достичь определенного уровня профессионализма и таким образом, но для успешного карьерного роста все же стоит получить высшее образование.
Большой компании необходим хорошо организованный и регламентированный оборот документов, а значит, нужна четкая должностная инструкция делопроизводителя - человека, который будет отвечать за этот участок работы. Должностные обязанности делопроизводителя могут различаться в зависимости от величины компании, ее структуры, штата канцелярии и т. п. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции делопроизводителя, основными задачами которого является работа с входящей корреспонденцией и контроль за внутренним документооборотом компании.
Должностная инструкция делопроизводителя
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Типовой образец
Утверждаю
_________________________
______ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, _________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно-правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
Должностная инструкция
делопроизводителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических
исполнителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом
директора предприятия по представлению __________________________________
(заведующего канцелярией,
иного должностного лица)
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее
начальное профессиональное образование, без предъявления требований к
стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к
стажу работы.
1.3. Делопроизводитель непосредственно подчиняется _________________
(заведующему
________________________________________________________________________.
канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения, иному
должностному лицу)
1.4. Во время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.)
его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый
заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение
возложенных на него обязанностей.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
- нормативными документами и методическими материалами по вопросам
выполняемой работы;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями директора предприятия
и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие
руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на
предприятии;
- основные положения Единой государственной системы
делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и
материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основные вопросы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
II. Функции
На делопроизводителя возлагаются следующие функции:
2.1. Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов.
2.3. Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
III. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
3.1. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в
соответствующие структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия
передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки
или создавать банк данных.
3.3. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов,
осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по
зарегистрированным документам.
3.4. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.5. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции,
систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.6. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам,
обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
3.7. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные
материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или
компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение
в архив.
3.8. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
3.9. ______________________________________________________________.
IV. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися ее деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений,
специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.5. ______________________________________________________________.
V. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
Согласовано:
Начальник юридического отдела
_____________________________
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: _________________________
(инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
