В самом общем виде методы сбора информации, которые применяются в сфере управления, можно разделить на две группы: промышленный шпионаж и аналитическая работа. Первый из приведенных методов – промышленный шпионаж – в основном относится к получению конфиденциальной информации и будет рассмотрен позже, а в данной главе уделим внимание аналитической работе.

В условиях постоянно изменяющихся экономических отношений, образования новых организаций, развития и совершенствования уже работающих на рынке организаций-конкурентов возникает большая потребность в проведении аналитической работы. Появляется необходимость сбора и накопления информации, опыта, знаний во всех областях управленческой деятельности. Организация заинтересована в подробном исследовании возникающих на рынке ситуаций для принятия оперативных, экономически обоснованных решений, которые позволят ей развиваться более быстрыми темпами.

Анализ является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Используя открытые информационные ресурсы, можно получить практически все необходимые сведения об организации. Процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников будем называть аналитической работой . Она состоит из следующих этапов.

Определение круга исходной информации , необходимой для анализа, а также способов ее получения.

Интерпретация информации, т.е. выявление истинного значения той или иной информации. В первую очередь в интерпретации нуждается информация, полученная в устной форме, так как часто то или иное высказывание бывает понято превратно, причиной тому могут стать иностранная речь, интонация, жесты, слэнг, фразы, вырванные из контекста либо неправильно понятые, и т.п.

Выделение посторонней информации – один из самых сложных и ответственных этапов. Избыток информации, так же как и ее недостаток, представляет собой серьезную проблему, затрудняет и замедляет ведение аналитической работы. На практике бо́льший эффект приносит сосредоточенность на нескольких ключевых деталях, чем разбрасывание между многими разрозненными данными. Вместе с тем именно на этом этапе существует опасность потерять важную информацию. Как правило, это происходит в случае неправильной интерпретации сведений на предыдущем этапе.

Оценка информации – расстановка источников информации, самой информации и способов ее получения в зависимости от их надежности и достоверности. Источником информации могут быть конкретные люди, газеты, телевидение, сайты сети Интернет и т.п. При оценке информации обязательно присутствует субъективность, которую необходимо свести к минимуму. Как правило, для этого применяют следующую систему оценок.

1. Оценка источника:

А – надежный;

Б – обычно надежный;

В – довольно надежный;

Г – не всегда надежный;

Д – ненадежный;

Е – источник неустановленной надежности.

2. Оценка информации:

I – подтвержденная другими фактами;

II – вероятно правдивая (правдива на 75%);

III – возможно правдивая (правдива на 50%);

IV – сомнительная (правдива на 25%);

V – неправдоподобная;

VI – достоверность не поддается определению.

3. Оценка способа получения информации:

I – получение информации самостоятельно (видел, слышал сам и т.п.);

II – получение информации через постоянный источник (информатор, открытые источники и т.п.);

III – получение информации через разовый источник (случайно подслушанный разговор, слухи и т.п.).

На этапе оценки необходимо установить, насколько информация может соответствовать истине. При этом следует учитывать, что можно получить не соответствующую истине информацию следующих типов:

дезинформация, доведенная до сведения источника;
информация, преднамеренно или непреднамеренно искаженная источником;
информация, произвольно или непроизвольно измененная в ходе передачи.

При намеренной дезинформации применяются заведомая ложь, полуправда, а также правдивые сведения, которые в данном контексте подтолкнут воспринимающего информацию к ложным выводам. Искажения, возникающие в процессе передачи информации, могут происходить по нескольким причинам:

передача только части сообщения;
пересказ услышанного своими словами;
субъективное восприятие фактов.

Для своевременного выявления искаженной информации, а также для предотвращения дезинформации необходимо различать факты и мнения, учитывать субъективные характеристики источника информации и его предполагаемое отношение к выдаваемому сообщению. Следует четко осознавать, способен ли источник информации по своему положению иметь доступ к сообщаемым фактам. Для страховки необходимо иметь дублирующие источники, использовать дублирующие каналы связи и стараться исключать лишние промежуточные звенья передачи информации. Кроме того, следует помнить, что особенно легко воспринимается дезинформация, которая хорошо соответствует принятой ранее версии, т.е. та, которую предполагают или желают получить.

Построение предварительных версий – этап аналитической работы, объясняющий место основных полученных фактов в цепи событий. Здесь необходимо выделить ключевые моменты, отделить их от менее важных, не играющих главной роли. Полученные сведения должны быть четко классифицированы по степени достоверности источника, самих сведений и способа их получения. В первую очередь должны рассматриваться самые свежие и полные сведения. Материалами с пометками "источник неустановленной надежности" и "достоверность не поддается определению" не рекомендуется пользоваться без крайней необходимости.

Затем необходимо выявить все возможные гипотезы, которые могут объяснять ключевые события, и, расположив их по степени вероятности, поочередно проверять на стыкуемость со всеми данными. Если обнаружено значительное расхождение предварительной гипотезы с полученными сведениями, причем последние имеют достаточно высокие оценки достоверности, то следует переходить к следующей гипотезе. Таким образом, выбираются наиболее вероятные предположения.

На этом этапе возникает одна из самых серьезных проблем анализа – противоречия в сведениях. Для ее преодоления необходимо сравнить оценки информации и источника, даты получения спорных сведений. Решающее же значение имеют знания, опыт и интуиция сотрудника, выполняющего анализ. Противоречия в информации должны быть устранены в процессе анализа, для этого собирается дополнительная информация.

Определение потребности в дополнительной информации означает решение вопроса о том, какая именно информация необходима. На этом этапе выявляются пробелы в информации. При этом следует учитывать, что часть пробелов обнаруживается достаточно легко, так как является результатом недостаточного исследования. Другие пробелы могут и не быть обнаружены, потому что были упущены на этапе предварительных сведений. Очевидно, что они являются болезненными.

Когда пробелы в информации выявлены, определяется их важность для дальнейшего анализа. Если получение дополнительных сведений признано необходимым, все описанные выше этапы повторяются. Хотя это может происходить многократно, на определенном этапе придется ограничиться имеющимися данными и оформить полученные выводы в виде отчета. На основании аналитических отчетов, справок, обзоров разного рода руководители высшего ранга принимают важные решения, значительная часть которых относится непосредственно к управленческой деятельности. К методам сбора конфиденциальной коммерческой информации предпринимателей-конкурентов относится получение сведений из испорченных и выброшенных документов, черновиков, копировальной бумаги, испорченных дискет и т.п. С одной стороны, они могут нести в себе ценнейшую информацию, и, с другой стороны, в этом нет ничего противозаконного. Кроме того, получение важной информации легальным путем возможно и при научно-техническом сотрудничестве по интересующей тематике, анализируя оговорки на совместных семинарах, конференциях и т.п.

Для того чтобы оценить и измерить количество информации в соответствии с вышеизложенными аспектами, применяются различные подходы и методы. Среди них выделяются статистический, семантический, прагматический и структурный. Исторически наибольшее развитие получил статистический подход.

Статистический подход изучается в обширном разделе кибернетики, называемом теорией информации. Основоположником этого подхода считается К. Шеннон, опубликовавший в 1948 г. свою математическую теорию связи. Большой вклад в теорию информации до него внесли ученые Найквист и Хартли, которые соответственно в 1924 и 1928 гг. напечатали работы по теории телеграфии и передаче информации. Признаны во всем мире исследования по теории информации российских ученых А. Н. Колмогорова, А. Я. Хинчина, В. А. Котельникова, А. А. Харкевича и др.

К. Шенноном было введено понятие количества информации, снимаемой при получении информации, как меры неопределенности состояния системы. Количественно выраженная неопределенность состояния получила название энтропии по аналогии с подобным понятием в статистической механике. При получении информации уменьшается неопределенность, т.е. энтропия, системы. Очевидно, что, чем больше информации получает наблюдатель, тем больше снимается неопределенность, и энтропия системы уменьшается. При энтропии, равной нулю, о системе имеется полная информация, и наблюдателю она представляется целиком упорядоченной. Таким образом, получение информации связано с изменением степени неосведомленности получателя о состоянии этой системы.

До получения информации ее получатель мог иметь некоторые предварительные (априорные) сведения о системе X. Оставшаяся неосведомленность и является для него мерой неопределенности состояния системы (энтропией). Обозначим априорную энтропию системы X через Н(Х). После получения некоторого сообщения наблюдатель приобрел дополнительную информацию 1(Х), уменьшившую его начальную неосведомленность так, что апостериорная (после получения информации) неопределенность состояния системы стала Н"(Х).

Тогда количество информации может быть определено как

Другими словами, количество информации измеряется уменьшением (изменением) неопределенности состояния системы.

Если апостериорная энтропия системы обратится в ноль, то первоначально неполное знание заменится полным и количество информации, полученной в этом случае наблюдателем, будет

т.е. энтропия системы может рассматриваться как мера недостающей информации.

Если система X обладает дискретными состояниями (т.е. переходит из состояния в состояние скачком), их количество равно N, а вероятность нахождения системы в каждом из состояний – Р 1, Р 2, Р 3, ..., Р N, то согласно теореме Шеннона энтропия системы

(1.3)

Здесь коэффициент К 0 и основание логарифма а определяют систему единиц измерения количества информации. Логарифмическая мера информации была предложена Хартли для представления технических параметров систем связи как более удобная и более близкая к восприятию человеком, привыкшим к линейным сравнениям с принятыми эталонами. Например, каждый чувствует, что две однотипные дискеты должны обладать вдвое большей емкостью, чем одна, а два идентичных канала связи – иметь удвоенную пропускную способность. Знак минус в формуле (1.3) поставлен для того, чтобы значение энтропии было положительным.

Энтропия H обладает рядом интересных свойств. Вот некоторые из них.

Энтропия H равна нулю только тогда, когда все вероятности Р, кроме одной, равны нулю, а эта единственная вероятность равна единице. Таким образом, H = 0 только в случае полной определенности состояния системы.

При заданном числе состояний системы N величина H максимальна и равна К 0 log0 TV, когда все Р равны.

Определим единицы измерения количества информации с помощью выражения для энтропии системы с равновероятными состояниями.

Пусть система имеет два равновероятных состояния, т.е. N = 2. Будем считать, что снятие неопределенности о состоянии такой системы дает одну единицу информации, так как при полном снятии неопределенности энтропия количественно равна информации H = 1. Тогда

Очевидно, что правая часть равенства будет тождественно равна единице информации, если принять К 0 = 1 и основание логарифма а = 2. В общем случае при N равновероятных состояний количество информации

Выражение (1.5) получило название формулы Хартли и показывает, что количество информации, необходимое для снятия неопределенности о системе с равновероятными состояниями, зависит лишь от количества этих состояний.

Информация о состояниях системы передается получателю в виде сообщений, которые могут быть представлены в различной синтаксической форме, например в виде кодовых комбинаций, использующих т различных символов и п разрядов, в каждом из которых может находиться любой из символов. Если код не избыточен, то каждая кодовая комбинация отображает одно из состояний системы. Количество кодовых комбинаций будет N = т n.

Подставив это выражение в формулу (1.5), получим

Если код двоичный, т.е. используются лишь два символа (0 или 1), то т = 2 = п. В этом случае количество информации в сообщении составит п двоичных единиц, называемых битами (binary digit (bit) – двоичная цифра).

При использовании в качестве основания логарифма числа десять единицы измерения информации могут быть десятичными. Так как log 2N = log10N/log102 = 3,321og10N, то десятичная единица составляет примерно 3,33 бита.

Иногда удобно применять натуральное основание логарифма – е. В этом случае получающиеся единицы информации называются натуральными, или нотами. Переход от основания а к основанию А требует лишь умножения на logAa .

Введенная количественная статистическая мера информации широко используется в теории информации для оценки собственной, взаимной, условной и других видов информации. Рассмотрим в качестве примера собственную информацию, под которой будем понимать информацию, содержащуюся в данном конкретном сообщении. А конкретное сообщение, как указывалось, дает получателю информацию о возможности существования конкретного состояния системы. Тогда количество собственной информации, содержащееся в сообщении Xi, определяется как

(1.7)

Собственная информация имеет следующие свойства: она неотрицательна; чем меньше вероятность возникновения сообщения, тем больше информации оно содержит. Именно поэтому неожиданные сообщения так воздействуют на психику человека, что содержащееся в них большое количество информации создает информационный психологический удар, иногда приводящий к трагическим последствиям; если сообщение имеет вероятность возникновения, равную единице, то информация, содержащаяся в нем, равна нулю, так как заранее известно, что может прийти только это сообщение, а значит, ничего нового потребитель информации не получает; собственная информация обладает свойством аддитивности, т.е. количество собственной информации нескольких независимых сообщений равно их сумме.

Следует еще раз отметить, что статистический подход к количественной оценке информации был рассмотрен для дискретных систем, случайным образом переходящих из состояния в состояние, и, следовательно, сообщение об этих состояниях также возникает случайным образом.

Кроме того, статистический метод определения количества информации практически не учитывает семантического и прагматического аспектов информации.

Семантический подход является наиболее трудно формализуемым и до сих пор окончательно неопределившимся.

Наибольшее признание для измерения смыслового содержания информации получила тезаурусная мера, предложенная Ю. И. Шнейдером. Идеи тезаурусного метода были сформулированы еще основоположником кибернетики Н. Винером. Для понимания и использования информации ее получатель должен обладать определенным запасом знаний.

Если индивидуальный тезаурус потребителя отражает его знания о данном предмете, то количество смысловой информации, содержащееся в некотором сообщении, можно оценить степенью изменения этого тезауруса, произошедшего под воздействием данного сообщения. Очевидно, что количество информации нелинейно зависит от состояния индивидуального тезауруса пользователя, и хотя смысловое содержание сообщения постоянно, пользователи, имеющие отличающиеся тезаурусы, будут получать неодинаковое количество информации.

В самом деле, если индивидуальный тезаурус получателя информации близок к нулю, то в этом случае и количество воспринятой информации равно нулю.

Иными словами, получатель не понимает принятого сообщения, и, как следствие, для него количество воспринятой информации равно нулю. Такая ситуация эквивалентна прослушиванию сообщения на неизвестном иностранном языке. Несомненно, сообщение не лишено смысла, однако оно непонятно, а значит, не имеет информативности.

Количество семантической информации в сообщении также будет равно нулю, если пользователь информации абсолютно все знает о предмете, т.е. его тезаурус, и сообщение не дает ему ничего нового.

Интуитивно чувствуется, что между этими полярными значениями тезауруса пользователя существует некоторое оптимальное значение, при котором количество информации, извлекаемое из сообщения, становится для получателя максимальным.

Тезаурусный метод подтверждает тезис о том, что информация обладает свойством относительности и имеет, таким образом, относительную, субъективную ценность. Для того чтобы объективно оценивать научную информацию, появилось понятие общечеловеческого тезауруса, степень изменения которого и определяет значительность получаемых человечеством новых знаний.

Прагматический подход определяет количество информации как меру, способствующую достижению поставленной цели. Одной из первых работ, реализующих этот подход, была статья А. А. Харкевича. В ней он предлагал принять за меру ценности информации количество информации, необходимое для достижения поставленной цели. Этот подход базируется на статистической теории Шеннона и рассматривает количество информации как приращение вероятности достижения цели. Так, если принять вероятность достижения цели до получения информации равной Р 0, а после ее получения – Р 1, то прагматическое количество информации I п определяется как

Если основание логарифма сделать равным двум, то I п будет измеряться в битах, как и при статистическом подходе.

При оценке количества информации в семантическом и прагматическом аспектах необходимо учитывать и временную зависимость информации. Дело в том, что информация, особенно в системах управления экономическими объектами, имеет свойство стареть, т.е. ее ценность со временем падает, и важно использовать ее в момент наибольшей ценности.

Структурный подход связан с проблемами хранения, реорганизации и извлечения информации и по мере увеличения объемов накапливаемой в компьютерах информации приобретает все большее значение.

При структурном подходе абстрагируются от субъективности, относительной ценности информации и рассматривают логические и физические структуры организации информации. С изобретением компьютеров появилась возможность хранить на машинных носителях громадные объемы информации. Но для ее эффективного использования необходимо определить такие структуры организации информации, чтобы существовала возможность быстрого поиска, извлечения, записи, модификации информационной базы.

При машинном хранении структурной единицей информации является один байт, содержащий восемь бит (двоичных единиц информации). Менее определенной, но также переводимой в байты является неделимая единица экономической информации – реквизит.

Реквизиты объединяются в показатели, показатели – в записи, записи – в массивы, из массивов создаются комплексы массивов, а из комплексов – информационные базы. Структурная теория позволяет на логическом уровне построить оптимальную структуру информационной базы, которая затем с помощью определенных средств реализуется на физическом уровне – уровне технических устройств хранения информации. От выбранной структуры хранения зависит такой важный параметр, как время доступа к данным, т.е. структура влияет на время записи и считывания информации, а значит, и на время создания и реорганизации информационной базы.

Информационная база совместно с системой управления базой данных (СУБД) формирует автоматизированный банк данных.

Значение структурной теории информации растет при переходе от банков данных к банкам знаний, в которых информация подвергается еще более высокой степени структуризации.

Опрос- устное или письменное обращение к исследуемой совокупности индивидов с вопросами по исследуемой проблеме. Два основных вида опроса: письменный и устный. Анкетный опрос заключается в письменном обращении к респондентам с опросным листом, содержащим определенным образом упорядоченную совокупность вопросов. Может быть очным, когда анкета заполняется в присутствии социолога, заочным, индивидуальным и групп..Анкета состоит из четырех частей:1) Введение:содержание, цель и правила;2) Информационная часть включает содержательные вопросы. Вопросы м/быть закрытыми;3) Классификационная часть содержит социально-демографические и профессионально-квалификационные сведения о респондентах;4) содержит выражение благодарности. Интервьюирование - метод сбора соц информации, заключающийся в том что специально обученный интервьюер в непосредственном контакте с респондентом устно задает вопросы, предусмотренные программой исследования. Стандартизированное (опросный лист с четко определенным порядком и формулировками вопросов), интервью ненаправленное , не регламентированное темой и формой беседы, личное и групповое , полуформализованное , опосредованное и др. Наблюдение. Это метод сбора первичной информации путем непосредственной регистрации исследователем событий, явлений и процессов, проходящих в определенных условиях. Различают включенное , при котором получает информацию, будучи действительным участником изучаемой группы в процессе определенной деятельности, и невключенное , при котором получает информацию, находясь вне группы и групповой деятельности, полевое и лабораторное .Анализ документов - метод сбора первичных данных, при котором документы используются в качестве главного источника информации. Разработаны методы качественного и количественного анализа документов Среди них следует отметить биографический метод иконтент-анализ, представляющий собой формализованный метод исследования содержания устойчиво повторяющихся смысловых единиц текста (названий, суждений). Эксперимент - метод изучения соц явлений и процессов, осуществляемый путем наблюдения за изменением социального объекта под воздействием факторов, которые влияют на его развитие в соответствии с программой и практическими целями исследования.

Факт соц – единичное общественно значимое событие или совокупность однородных событий, типичных для общественной жизни или характерных для определенных социальных процессов. Соц факты, являющиеся коллективными представлениями и действиями нужно изучать как объекты изучения любых наук. Понятие "соц факт" употребляется в двух значениях: - В обычном смысле - это события, имевшие место в определенное время при определенных условиях. - В научном или более широком смысле такие, которые включены в совокупные научные знания об обществе и отражены в книгах, рукописях, научных докладах или зафиксированы иным способом. Наука различает три вида соц фактов: 1 . Действия, поступки людей (переход Суворова через Альпы)2 . Продукты человеческой деятельности (мат и дух: пирамида)3 . Словесные (вербальные) действия: мнения, суждения, оценки. (Слова сказанные Архимедом: "Дайте мне точку опоры, и я сдвину земной шар".) Отбор и группировка фактов зависят от точки зрения исследователя, от проблемы, которую он рассматривает. Но отбор фактов зависит от жизненной позиции историка, его убеждений.

Чтобы факт стал научным, его следует интерпретировать . 1 . Прежде всего факт подводится под какое-либо научное понятие. Свержение власти "политическая революция". 2 . изучаются все существенные факты, из которых складывается событие, а также ситуация (обстановка), в которой оно происходило, прослеживаются многообразные связи изучаемого факта с другими фактами. На какую-то газету резко снизилась подписка. Невозможно объяснить этот факт, не устанавливая его связь с другими: как прошла подписка на другие газеты? Что думают о газете ее читатели? Интерпретация - это сложная многоступенчатая процедура его истолкования, объяснения. Только интерпретированный факт является действительно научным фактом.

Анализ информации является одним из наиболее эффективных и безопасных способов добывания информации. Используя открытые информационные ресурсы, можно получить практически все необходимые сведения об организации. Процесс получения важных сведений на основе синтеза информации из множества открытых источников будем называть аналитической работой.

Аналитическая работа состоит из следующих этапов:

Определение круга исходной информации, необходимой для анализа, а также способов ее получения.

Интерпретация информации, т. е. выявление истинного значения той или иной информации. В первую очередь в интерпретации нуждается информация, полученная в устной форме, так как часто то или иное высказывание бывает понято превратно, причиной тому могут стать иностранная речь, интонация, жесты, сленг, фразы, вырванные из контекста либо неправильно понятые, и т. п.

Выделение посторонней информации представляет собой один из самых сложных и ответственных этапов. Избыток информации, так же как и ее недостаток, представляет собой серьезную проблему, затрудняет и замедляет ведение аналитической работы. На практике больший эффект приносит сосредоточенность на нескольких ключевых деталях, чем разбрасывание между многими разрозненными данными. Вместе с тем именно на этом этапе существует опасность отбросить важную информацию. Как правило, это происходит в случае неправильной интерпретации сведений на предыдущем этапе.

Оценка информации - на данном этапе производится расстановка источников информации, самой информации и способов ее получения в зависимости от их надежности и достоверности. Источником информации могут быть конкретные люди, газеты, телевидение, сайты сети Интернет и т. п. При оценке информации обязательно присутствует субъективность, которую необходимо свести к минимуму. Как правило, для этого применяют следующую систему оценок.

Оценка источника:

А - надежный источник;
Б - обычно надежный источник;
В - довольно надежный источник;
Г - не всегда надежный источник;
Д - ненадежный источник;
Е - источник неустановленной надежности.

Оценка информации:

1 - подтвержденная другими фактами;
2 - вероятно правдивая (правдива на 75 %);
3 - возможно правдивая (правдива на 50 %);
4 - сомнительная (правдива на 25 %);
5 - неправдоподобная;
6 - достоверность не поддается определению.

Оценка способа получения информации:

I - получил информацию сам (видел, слышал и т. п.);
II - получил информацию через постоянный источник информации (информатор, открытые источники и т. п.);
III - получил информацию через разовый источник (случайно подслушанный разговор, слухи и т. п.).

На этапе оценки необходимо установить, насколько информация может соответствовать истине.

При этом необходимо учитывать, что можно получить не соответствующую истине информацию следующих типов:

Дезинформация, доведенная до сведения источника;
- информация, преднамеренно или непреднамеренно искаженная источником;
- информация, произвольно или непроизвольно измененная в ходе передачи.

При намеренной дезинформации применяется заведомая ложь, полуправда, а также правдивые сведения, которые в данном контексте подтолкнут воспринимающего информацию к ложным выводам.

Искажения, возникающие в процессе передачи информации, могут происходить по нескольким причинам:

Передача только части сообщения;
- пересказ услышанного своими словами;
- факты подвергаются субъективному восприятию.

Для страховки необходимо иметь дублирующие источники, использовал дублирующие каналы связи, и стараться исключать лишние промежуточные звенья передачи информации. Кроме того, следует помнить, что особенно легко воспринимается дезинформация, которая хорошо соответствует принятой ранее версии, т. е. та, которую предполагают или желают получить.

Построение предварительных версий - этап аналитической работы, объясняющий место основных полученных фактов в цепи событий. Здесь необходимо выделить ключевые моменты, отделить их от менее важных, не играющих главной роли. Полученные сведения должны быть четко классифицированы по степени достоверности источника, самих сведений и способа их получения. В первую очередь должны рассматриваться самые свежие и полные сведения. Материалами с пометками «источник неустановленной надежности» и «достоверность не поддается определению» не рекомендуется пользоваться без крайней необходимости.

Затем необходимо выявить все возможные гипотезы, которые могут объяснять ключевые события и, расположив их по степени вероятности, поочередно проверять на стыкуемость со всеми данными. Если обнаружено значительное расхождение предварительной гипотезы с полученными сведениями, причем последние имеют достаточно высокие оценки достоверности, то следует переходить к следующей гипотезе. Таким образом, выбираются наиболее вероятные предположения.

На этом этапе возникает одна из самых серьезных проблем анализа - противоречия в сведениях. Для ее преодоления необходимо сравнить оценки информации и источника, даты получения спорных сведений. Решающее же значение имеют знания, опыт и интуиция сотрудника, выполняющего анализ. Противоречия в информации должны быть устранены в процессе анализа, для этого собирается дополнительная информация.

Определение потребности в дополнительной информации означает решение вопроса о том, какая именно информация необходима. На этом этапе выявляются пробелы в информации. При этом следует учитывать, что часть пробелов обнаруживается достаточно легко, так как является результатом недостаточного исследования. Другие пробелы могут и не быть обнаружены, потому что были упущены на этапе сбора предварительных сведений. Очевидно, что они являются более опасным.

На основании аналитических отчетов, справок, обзоров разного рода руководители высшего ранга принимают важные решения, значительная часть которых относится непосредственно к управленческой деятельности.

К методам сбора конфиденциальной коммерческой информации, фирм-конкурентов относится получение сведений из испорченных и выброшенных документов, черновиков, копировальной бумаги, испорченных дискет и т. п. С одной стороны, они могут нести в себе ценнейшую информацию, и, с другой стороны, в этом нет ничего противозаконного. Кроме того, получение важной информации легальным путем возможно и при научно-техническом сотрудничестве по интересующей тематике, анализируя оговорки на совместных семинарах, конференциях и т. п.

Среди методов сбора первичной социальной информации самым популярным является метод опроса, который у многих людей ассоциируется именно с социологией.

Опрос - метод сбора социальной информации об исследуемом объекте во время непосредственного (интервью) или опосредованного (анкетирование) социально-психологического общения социолога и респондента путем регистрации ответов респондентов на сформулированные вопросы.

С помощью опроса можно получить информацию, которая не всегда отражена в документальных источниках или доступна прямому наблюдению. К опросу прибегают, когда необходимо, а часто и единым источником информации является человек - непосредственный участник, представитель, носитель исследуемых явления или процесса. Вербальная (словесная) информация, полученная благодаря этому методу, значительно богаче, чем невербальный. Она легче поддается количественному обработке и анализа, что дает возможность широко использовать для этого вычислительную технику. В пользу этого метода служит и его универсальность, поскольку во время опроса регистрируют мотивы деятельности индивидов, результаты этой деятельности. Все это обеспечивает опросу преимущества относительно метода наблюдения или метода анализа документов.

При опросе слишком важным является взаимодействие социолога и опрашиваемого. Исследователь вмешивается в поведение респондента, что, конечно, не может не сказаться на результатах исследования. Информация, полученная от респондентов с помощью опроса, отражает реальность только в том аспекте, в котором она существует в сознании опрашиваемых. Поэтому всегда следует учитывать возможное искажение информации при применении опроса, что связано с особенностями процесса отображения различных аспектов социальной практики в сознании людей.

Планируя сбор информации методом опроса, следует принимать во внимание и условия, которые могут влиять на ее качество. Однако взвесить все обстоятельства практически невозможно. Поэтому условия, не приняты во внимание, принадлежат к случайным факторам. Ими, например, могут быть место и обстоятельства проведения опроса. Степень независимости информации от влияния случайных факторов, то есть ее устойчивость, называется надежностью информации. Она зависит от способности субъекта давать одни и те же ответы на одни и те же вопросы, определяется неизменностью этих вопросов и вариантов ответов на них для всей выбранной совокупности респондентов каждой из ее групп.

Для повышения надежности информации следует заботиться о неизменности как можно большего количества условий сбора информации: местных обстоятельств опроса, порядка формулировка вопросов и ответов на них, влияний исследователей на респондентов в процессе общения.

Основу метода социологического опроса составляет совокупность вопросов респонденту, ответы которого является необходимым для исследователя информации. Опрос - это метод получения первичной социологической информации, которая основывается на устном или письменном обращении к людям при помощи анкеты, последствия которой важны на эмпирическом и теоретическом уровнях.

Вопросы, которые социолог закладывает в анкету и адресует респонденту, делятся на:

1) результативные (содержанию) - относительно содержания объекта;

2) функциональные , с помощью которых упорядочивается сам процесс опроса. Функциональные вопросы, в свою очередь, дифференцируются на такие:

а) функционально-психологические (для устранения напряженности);

б) вопросы-фильтры (для определения того, принадлежит ли респондент к указанной группы);

в) контрольные вопросы для проверки достоверности данных.

Кроме того, в зависимости от наличия возможных ответов вопрос дифференцируются на такие: 1) открытые (возможные ответы не предлагаются); 2) закрытые (предлагаются возможные ответы).

Существует несколько закрытых вопросов: а) "да - нет"; б) альтернативные; в) вопрос-меню. Альтернативные отличаются от варианта "да - нет" уравновешенностью формулировки, то есть они содержат оба возможных ответа. Разновидностью альтернативного является шкальной вопрос, когда респондент отмечает интенсивность одного из вариантов. Вопрос-меню не исключает один из вариантов, а наоборот, предлагает меню несколько вариантов ответов.

Опрос предполагает четкость формулировок, их понятность для респондента, обращение к нему по цели, содержания, механизма ответов, дифференциацию опроса по месту жительства и работы.

По характеру взаимодействия выделяют такие виды опроса :

1) анкетирование,

2) интервьюирование.

Каждый из видов анкетирования также обозначен определенной внутренней структурой. Так, анкетирование делится на:

- прессовое (анкеты печатаются средствами массовой информации с просьбой прислать им ответа);

- почтовое (анкеты рассылаются по почте);

- раздаточное (анкеты раздаются группой лиц, сосредоточенных в определенном месте).

Интервью (то есть беседа, которая проводится по определенному плану) может быть личным и групповым, телефонный, клиническим (глубоким, долгосрочным) и фокусированным (кратковременным), структурированным и неструктурированным.

Метод анализа документов - способ сбора информации в социологических исследованиях, который предусматривает получение и использование информации, зафиксированной в рукописных или печатных текстах на магнитных лентах, кинопленках, других носителях социальной информации. В зависимости от средств фиксации данных документы разделяют на:

1) текстовые;

2) статистические;

3) иконографические, каждые, из которых содержат разнообразные формы документальных сообщений.

Анализ документов бывает внешним и внутренним . Внешний анализ документов связан с появлением документа, его общей характеристикою, видом, формой, обстоятельствами формирования, автором, целью создания, надежностью и достоверностью. Внутренний анализ документов - это исследование их содержания, сущности информации, содержащейся в них, в контексте задач исследования по соответствующей схеме, определением текстовых индикаторов ключевых понятий концепции исследования.

Значительно повышают объективность в понимании документов специализированные научные методы анализа, в частности, логико-семантические или методы юридического толкования закона и т.д. Это одно из проявлений дальнейшей дифференциации социологических методов, в частности метода анализа документов. Кроме традиционного (классического, качественного) анализа документов применяют и контент-анализ документов (формализованный, количественный). Первый предусматривает все разнообразие умственных операций, направленных на интерпретацию содержания документа, а второй выясняет смысловые единицы, которые можно однозначно фиксировать и переводить в количественные показатели с помощью определенных единиц счета.

Наблюдение - это целенаправленное восприятие явлений объективной действительности, в процессе которого получают знания о внешних сторонах, свойств и отношений объектов, изучаемых. Другими словами, наблюдение - это прямая регистрация событий (происходят) со стороны очевидца, то есть того, кто наблюдает.

В отличие от обыденного наблюдения, в научном наблюдении заранее планируется его организация, разрабатывается методика регистрации, обработки и интерпретации данных, что обеспечивает относительную надежность полученной информации. Главным объектом при этом поведение отдельных людей и социальных групп, а также условия их деятельности. Используя метод наблюдения можно изучать реальные отношения в действия, анализировать реальную жизнь людей, конкретное поведение субъектов разнообразной деятельности.

Дифференциация метода наблюдения означает его разделение на структурированное и неструктурированное . Первое осуществляется по предварительно разработанному плану и контролируется, при этом социолог определяет целевую установку и структуру исследования; второе - не контролируется, здесь отсутствуют параметры наблюдения, кроме определения непосредственного объекта исследования, когда оно находится на начальном этапе и имеет поисковый характер.

В зависимости от степени участиянаблюдателя в ситуации , что исследуется, различают: 1) включающее наблюдение (с участием наблюдателя); 2) невключающее (без участия исследователя, который находится за объектом, только фиксируя то, что происходит). При включенном наблюдении социолог принимает непосредственное участие в исследуемом процессе, находится в контакте с людьми, за которыми ведет наблюдение, действует совместно с ними.

Продолжая тему дифференциации социологических методов, следует заметить, что по месту проведения и условиями организации наблюдения разделяют на следующие:

1) полевые (которые проводятся в естественных условиях, в реальной жизненной ситуации, при непосредственном контакте с объектом);

2) лабораторные (при которых условия окружающей среды и ситуация, которая наблюдается, определяются исследователем).

По регулярности проведения различают:

1) систематическое наблюдение , которое характеризуется регулярностью фиксации действия, процесса, ситуации на протяжении определенного периода времени и позволяет выявить динамику процесса;

2) случайное , которое проводится в незапланированной ситуации.

Эксперимент - это способ получения информации, которая проводится в специально созданных и контролируемых условиях, которые позволяют каждый раз обновлять ход явления при повторении условий.

Специфика эксперимента - в отсутствии сведений о нем у тех, кто исследуется, чтобы не деформировать ожидаемые результаты. Социальный эксперимент - способ получения информации о социальный объект в результате воздействия на него некоторых факторов.

Употребление эксперимента крайне ограничено. Методология и методика эксперимента пришли в социологию из психологии. Когда была поставлена цель эксперимента и подготовлена программа, создают две группы - экспериментальную и контрольную. Сопоставление результатов двух групп обнаруживает разницу и позволяет судить о том, произошли ожидаемые изменения или нет.

Что думают гости о Вашем сервисе? Будучи менеджером среднего звена, генеральным директором или, тем более собственником отеля – часто ли Вы слышите мнение гостей о качестве предоставляемых Вами услуг? Какие способы могут позволить Вам вести диалог с Вашими гостями и понимать что именно требует доработки или полного пересмотра процессов? Фронтдеск.ру сформировал основные принципы сбора информации в отеле и методов их обработки.

Любой сбор информации об удовлетворенности гостей – небольшое маркетинговое исследование. Специфика гостиничного бизнеса не позволяет применять традиционные качественные методы – опрос фокус-групп, глубинные интервью или иные измерения, которые допустимы в классическом маркетинге. В итоге основным источником информации становятся количественные исследования – а именно: наблюдение, эксперимент, опрос. И если наблюдение дает наименьший эффект, поскольку в присутствии менеджера, персонал отеля ведет себя иначе, то эксперименты и опросы более точны и приближены к действительности.

Наблюдение.

Естественная реакция любого подчиненного на явный контроль со стороны менеджера – мобилизация. И вполне ожидаемо, что вне присутствия «смотрящего» качество работы может снизиться. Очевидно, что постоянный контроль за линейным персоналом невозможен. Если супервайзер будет все время контролировать процесс уборки номера, количество супервайзеров должно равняться количеству горничных. Равно как и руководитель Front Desk не может постоянно находится рядом с портье при общении с гостем. Таким образом, наблюдение может быть лишь поверхностным методом сбора информации, и только лишь при условии его анонимности.

Опрос

При сборе первичных данных можно использовать анкеты или механические устройства. Анкета – самое распространенное орудие исследования при сборе первичных данных. Самое современное решение - это электронная анкета для гостей отеля . В широком смысле, анкета – это ряд вопросов, на которые опрашиваемый должен дать ответы. Анкета требует тщательной разработки, опробования и устранения ошибок до начала ее использования. При разработкеанкеты особое внимание нужно обратить на форму вопросов, их последовательность и формулировку. Не желательно включение вопросов, на которые не захотят отвечать или которые не требуют ответа. Исследователи

маркетинга выделяют два типа вопросов: закрытые и открытые. Закрытый вопрос включает в себя все возможные варианты ответов, и опрашиваемый просто выбирает один из них. На открытый вопрос нужно отвечать своими словами. Открытые вопросы дают больше информации, так как опрашиваемый не связан определенным ответом и они особенно полезны на поисковом этапе исследования. Ответы на закрытые вопросы легче интерпретировать и сводить в таблицы.

Формулировка вопросов должна быть простой, недвусмысленной, не влияющей на ответ. Первые вопросы должны по возможности заинтересовать опрашиваемого. Трудные или личные вопросы лучше поставить в конец.

Эксперимент

Кроме анкет используются различного рода механические устройства, например, специальный аппарат, с помощью которого можно определить какой цвет воспринимается глазом лучше всего или аппарат, который фиксирует все включения и выключения телевизора и номера каналов.

Существуют также различные способы связи с аудиторией, а именно: интервью по телефону, анкеты, рассылаемые по почте, личные интервью, групповые интервью. Для сбора данных об уровне сервиса на предприятии используется ряд методов, включающих, например, контрольные закупки для последующего сравнения, скрытые закупки, анализ жалоб и предложений, команды аудита сервиса и др. Специфичным именно для гостиничного бизнеса является метод экспертных оценок, предполагающий обращение к команде

экспертов – людей, наиболее компетентных по исследуемым вопросам. Во время проведения такого исследования, отобранные и пользующиеся доверием эксперты, заполняют опросный лист. Необходимо заметить, что обращение к экспертам для определения уровня качества гостиничных услуг является

абсолютной нормой для зарубежного гостиничного бизнеса. Например, в международных гостиничных корпорациях существуют так называемые «контролеры

качества», которые, вооружившись листами контроля, оценивают данной гостиницы с точки зрения профессионала. Однако присутствия контролеров для обеспечения высокой эффективности работы отеля обычно бывает недостаточно по следующим причинам:

1. Такое понятие как «качество гостиничных услуг», невозможно определить только с точки зрения специалиста гостиничного хозяйства. На него необходимо взглянуть глазами клиента;

2. только постоянное, поступательное соблюдение стандартов качества способно на самом деле локализовать тенденцию повышения или понижения его уровня;

3. путь от возникновения возможной проблемы до ее устранения по системе «контролеров качества» долог и непродуктивен. Из всей совокупности возможных методов анализа одним из наиболее перспективных является балльный метод. Его можно использовать не только для

анализа, но и для планирования и прогнозирования. Существует общая методология баллового метода, которую в формализованном варианте можно представить следующим образом:

Формулирование цели проведения экспертного анализа;

Определение группы специалистов, обеспечивающей проведение экспертизы;

Разработка и обеспечение проведения экспертного анализа;

Формирование группы экспертов, участвующих в экспертизе;

Разработка анкеты с формулированием вопросов;

Проведение анкетирования.

Выбор способа связи с аудиторией зависит от целей, задач исследования. Все эти способы по-своему хороши. Следующим этапом аркетингового исследования является извлечение из полученной информации наиболее важных данных и результатов. Эти полученные данные сводятся в таблицы и обрабатываются с помощью статистических

методик. Исследователь должен стремиться к тому, чтобы предоставляемые им результаты маркетингового исследования были четкими и с наименьшим числом неопределенностей. Эти результаты дадут управляющим по маркетингу возможность принимать более взвешенные решения. Например, результаты нескольких независимых исследований помогают менеджерам гостиниц в разработке услуг для регулярных деловых путешественников. Компания Master Card проводила исследование, где был поставлен вопрос «При равных условиях местонахождения, цен и чистоты отеля, какие другие факторы являются наиболее важными при принятии решения?». Были получены следующие результаты:

Наличие ресторана - 32%

Уровень качества бслуживания - 22%

Обстановка комнат - 10%

Контингент гостей - 11%

Наличие тренажеров и оборудования для отдыха - 12%

Предшествующий опыт - 10%

Безопасность - 3%

Таким образом, компания, в конкретном случае гостиница, заинтересованная в увеличении числа клиентов - деловых путешественников и удержании числа постоянных клиентов - деловых путешественников, имея данные этого исследования, может работать над улучшением качества и расширением диапазона услуг, на которые деловые путешественники обращают большее внимание. Очевидно, что важно не только провест маркетинговое исследование, но важны еще и его результаты. Следовательно, необходимо сопоставить задачи проводимого маркетингового исследования и его результаты.

При проведении анализа качества необходимо руководствоваться принципом, что мнение клиента о качестве предоставленных гостиничных услуг является основополагающим. Исходя из этого, основным методом сбора данных, необходимых для проведения анализа качества должен стать анкетный метод.

Необходим тщательный подход к разработке опросного листа. В первую очередь вопросы анкеты должны делать акцент на перечень существенных свойств гостиничного обслуживания, на заинтересованное восприятие которых гостем рассчитывает гостиничное предприятие и ориентирует свою деятельность. Анкетный опрос позволит сделать фокус на потребителя, так как именно потребитель выступает главным аудитором уровня качества представленных услуг. Его функция качества должна выступать главным источником информации для принятия управленческих решений. Глубоко проработанная корректная система анкетного опроса потребителей позволит наладить эффективную обратную связь от участников и потребителей обслуживания по результатам проводимых инноваций. Под инновациями в данном случае понимаются все нововведения в обслуживании – как новые услуги, так и улучшения, внедряемые в устоявшиеся процессы обслуживания. В целях повышения показателей качества гостиничных услуг следует также систематически проводить самооценку обслуживания – анкетирование персонала Для того чтобы сделать первый шаг – определить масштабы качества – необходимо применить все формы стандартизации, относимые к качеству. Четко определенные масштабы качества, которые связаны с объемом работ, условиями работы, уровнем подготовки персонала, должны быть реалистичными и достижимыми, чтобы стать основой всех последующих усовершенствований.

2-ой этап: Постановка вопросов, проверяющих уровень качества. Здесь должны различаться сфера, контактирующая с кпиентами и службы Бэк-офиса, или сфера управления и обслуживания гостиничного предприятия. Мнение клиентов о качестве обслуживания должно изучаться на основе внутригостиничных листов-опросников. Сфера обслуживания гостиничного предприятия, включающая склады и хранилища, технические службы и т.д., контролируется на предмет качества с помощью специальных листов качества (внутрипроизводственных стандартов).

3-й этап: Контроль. Действия. Оценка. Опросники и листы проверки качества должны составлять основу для разработки программ профессиональной подготовки персонала отделов обслуживания. Работа персонала гостиницы должна быть сфокусирована на повышение качества, качество должно рассматриваться с точки зрения гостя. С другой стороны, программа проверки качества способствует лучшему взаимодействию подразделений гостиницы между собой. В любом случае, высшему менеджменту предприятия следует рекомендовать рассматривать возникшую проблему качества с позиции «почему это случилось», а не с позиции «кто виноват».

4-й этап: Постановка целей качества в маркетинговом плане. В годовом маркетинговом плане, помимо анализа рыночной конъюнктуры следует также отражать анализ собственного производства, в первую очередь – состояние качества обслуживания на данном предприятии. В рамках планирования деятельности предприятия должны быть определены стандарты качества работы отеля, которые устанавливаются в маркетинговом плане как конечная цель и контролируется наиболее строгим критиком – клиентом.

Приведенные рекомендации позволят отелю обеспечить своевременный анализ качества и уровня потребительской удовлетворенности, зазработать и внедрить стандарты качества на предлагаемые услуги, а значит, обеспечат более качественное обслуживание потребителей по сравнению с конкурентами. Данные мероприятия, при условии их соответствующего исполнения, дадут отелю конкурентное преимущество, что, в свою очередь отразится на результатах финансовой деятельности и увеличению показателей доходности на вложенный капитал.

Открытие бизнеса