Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Кадровый аудит - это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса - аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
при смене руководства организации;
при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек - статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка - статьей 189, графика отпусков - статьей 123.

Узнайте о карточке т 2

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы приказов по кадрам. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документы	Комментарии
Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры	Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами
Штатное расписание , график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение , направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени	Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности
Трудовая книжка , книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю	Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

Документы, которые могут стать обязательными

Перечень документов	Условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора )
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники - материально ответственные лица

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки , выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации , адаптации и т. д.).

II. Проведение сверки документов

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку - что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы . Результаты сверки удобно свести в таблицу:

ТАБЛИЦА СВЕРКИ ДОКУМЕНТОВ

Документ отсутствует	Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений	Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается
Положение о защите персональных данных работников	Правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись)	Штатное расписание
Инструкции по охране труда	Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора , а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме)	График отпусков
...	...	...

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

издать новую редакцию ПВТР;
создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов - наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении , а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

IV. Оформление отчетов по кадровому аудиту

В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры - аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .

Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др. Более подробно о том, какими документами необходимо руководствоваться в работе кадровой службы, читайте в № 12, 2005 на стр. 32 и на сайте www..

Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, см. в таблице.

Более подробно о том, почему необходимо вести кадровую документацию по унифицированным формам, читайте в № 6, 2006.

Более подробно о том, что нужно сделать, чтобы утвердить документ, см. № 3, 2006.

Представительный орган работников может подать жалобу (заявление) в Государственную инспекцию труда или суд с требованием отмены этого локального акта . Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание (обязательное для исполнения) об отмене этого локального нормативного акта .

Более подробно о формировании дел читайте в № 8, 2006.

Более подробно о номенклатуре дел читайте в № 3-4, 2006.

Документации. Описание

Аудит кадровой документации включает в себя полную диагностику всей кадровой документации организации на наличие, корректность ее оформления и ведения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Аудит кадровой документации предусматривает проверку следующих документов:

· Личные дела работников; · Личные карточки Т2; · Трудовые договоры и дополнительные соглашения; · Приказы по личному составу; · Приказы по основной деятельности; · Журналы учета; · Трудовые книжки; · Графики отпусков; · Приказы по отпускам; · Штатное расписание; · Табель учета рабочего времени; · Командировочные документы; · Локальные нормативные акты; · Должностные инструкции по всем видам работников.

А нужен он, даже скорее необходим, по следующим причинам:

- аудит кадровой документации позволяет вам получить полную картину о состоянии кадровых дел в компании, наличии или отсутствии документов, которые должны быть согласно Трудовому Кодексу РФ, получить справку по каждому работнику, оценить работу кадровой службы;

- аудит кадровой документации защищает вас от штрафов и претензий Рострудинспекции, Прокуратуры, налоговых органов (в части проверки размеров начисляемой заработной платы), и непосредственно работников, которые по каким-либо причинам обижены на компанию, нелояльны к ней

- аудит кадровой документации дает вам возможность выявить типичные ошибки в вашей кадровой документации и принять меры к их систематическому искоренению и не повторению в последующем.

В каких ситуациях аудит кадровой документации особенно необходим?

Аудит кадровой документации необходим в следующих ситуациях:

Бывшие или действующие работники намереваются предъявить вам претензии, относящиеся к трудовым отношениям между вами и ними. В этом случае жизненно важно обеспечить, чтобы кадровая документация полностью соответствовала действующему законодательству, а также было полное соответствие в нумерации, датах документов, не были различны номера одних и тех же документов на бумаге и в 1С, все документы об отпусках, командировках, платежные ведомости по выплате заработной платы, были надлежаще оформлены, соблюдены требования охраны труда, а работники ознакомлены с ними. В противном случае компании не избежать претензий Рострудинспекции, или прокуратуры, а, следовательно, и наложения штрафов в пользу государства до 50 000 рублей, не считая удовлетворения требований самого работника, и наличия административной «судимости» руководителя компании;

Организация долгое время развивалась, наращивала штат, но кадровую документацию вела «спустя рукава». В этом случае, как показывает практика, в кадровой документации накапливается большое количество ошибок, которые, в конце концов, приводят к неправильному начислению заработной платы, отсутствию учета или неправильному учету отгулянных отпусков, полному несоответствию должных инструкций и фактически исполняемых работниками обязанностей, несоответствию между приказами, трудовыми договорами, электронной базой, графиками отпусков, личными карточками и т.д. Хаос в кадровой документации приводит к хаосу в работе компании, вы не знаете, кого когда направить в отпуск, сколько кому заплатить, с кого чего требовать, и в такой ситуации аудит кадровой документации абсолютно необходим;

Вы хотите проверить работу кадровой службы, либо кадровая служба по собственной инициативе проводит самопроверку вследствие большой загрузки текущими делами и невозможностью отвлекаться на прошедшие периоды, либо новый пришедший кадровый работник ввиду большого штата не в силах самостоятельно провести аудит кадровой документации.

Какие виды аудита кадровой документации проводятся?

Специалисты ПБ «ЮРИСТОКРАТ» проводят следующие виды аудита кадровой документации:

1. Сплошной аудит кадровой документации , при котором подвергается проверке вся кадровая документация за определенный период.

2. Выборочный аудит кадровой документации, который, в свою очередь, может быть двух видов:

2.1. аудит кадровой документации по определенным работникам за определенные годы.

2.2. аудит только определенной кадровой документации, например, только приказов о приеме и увольнении и трудовых договоров.

3. Целевой аудит кадровой документации, который проводится применительно к конкретному работнику или группе работников, с которыми компания находится в конфликтном или предконфликтном состоянии и в связи с этим необходимо, чтобы все кадровые документы были в полном порядке.

Приведенная выше классификация носит, в первую очередь прикладной характер. С научной точки зрения аудит кадрового делопроизводства может быть разделен на:

1. Профилактический аудит кадрового делопроизводства. Такой аудит кадрового делопроизводства направлен на превентивное устранение недостатков ведения кадрового учета , упредив возникновение проблемы.

2. Оперативный аудит кадрового делопроизводства, который необходимо быстро провести вследствие грядущей проверки Рострудинспекции или Прокуратуры, о наступлении которой компании достоверно известно.

Управление трудовыми правоотношениями представляет собой один из столпов хозяйственной деятельности организации любой организационно-правовой формы. В связи с этим документальное оформление трудовых правоотношений, правильное ведение кадровой документации и учета в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации является очень важным. Даже в наше время, когда для большинства работодателей очевидно, что ведение кадрового делопроизводства является такой же неотъемлемой частью функционирования организации, как и ведение бухгалтерского учета, внимание это сегменту уделяют далеко не все.

Некоторые работодатели осознают важность учета кадров и ведения кадровой документации только при проведении проверки надзорными органами (Рострудинспекции, Прокуратуры), либо возникновении трудовых споров, в том числе судебных и только в этих случаях просят оказать услуги по экстренному аудиту и восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что может уже не дать желаемого результата, так как конфликтные работники попросту откажутся подписывать какие-либо документы и восстановить кадровый учет в полном объеме не удастся.

В этой ситуации защищены оказываются те, кто превентивно подумал о необходимости ведения кадрового делопроизводства и заключил договор на оказание услуг по ведению кадрового учета заблаговременно. В этих компаниях с кадровой документацией оказывается все в порядке и оснований для наложения штрафов со стороны проверяющих органов нет.

Как только возникла необходимость в аудите или восстановлении кадрового делопроизводства следует организовать привлечение независимых кадровых специалистов, которые смогут объективно оценить текущее состояние дел, исследовать локальные нормативные правовые акты, посмотреть, соответствуют ли они требованиям действующего законодательства. По результатам аудита кадрового делопроизводства уже проводится устранение выявленных огрехов и проблемных зон (отсутствие платежных ведомостей, начисление заработной платы один раз в месяц, различные суммы окладов приказах, договорах и штатном расписании и т.д.), производится налаживание кадрового делопроизводства.

При возникновении трудовых споров, которые рассматриваются в суде, правильная кадровая документация будет хорошим письменным доказательством вашей правоты, а ее отсутствие - причиной решения спора в пользу работника. Аудит кадрового учета включает в себя:

1. Оценку правильности ведения кадровой документации , проверка соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям действующего законодательства.

2. Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации .

3. Оценку правильности ведения необходимых журнальных форм по регистрации кадровых документов.

4. Определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в любых организациях.

Специалисты Правового бюро «ЮРИСТОКРАТ» проведут сплошной, выборочный и целевой аудит кадровой документации , по вашему выбору, выявят и устранят все недостатки кадровой документации, даже самые сложные и труднорешаемые .

2. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Сроки

За 1 рабочий день 1 специалистом проверяется в среднем 10 человеко-лет.

Анализ локальных нормативных актов проводится со скоростью в среднем 30 страниц текста документов за 1 день.

Расчет сроков аудита кадровой документации производится исходя из указанных цифр.

На практике в среднем аудит кадровой документации для средней фирмы занимает 3-10 рабочих дней.

3. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Порядок действий

1 . Вы оформляете по электронной почте, либо лично в вашем или нашем офисе заказ на аудит кадровой документации .

2 . Наш специалист выезжает к вам для оценки состояния кадровой документации, необходимого объема и глубины аудита . Мы направляем вам коммерческое предложение.

3. После согласования предложения мы начинаем работу по аудиту кадровой документации , которая может включать в зависимости от оговоренного объема работы следующее:

Анализ состояния документов:

· Личные дела: проверка наличия, проверка перечня документов, входящих в личные дела, формирование титульного листа.

· Личные карточки: проверка наличия, проверка заполнения, проверка на соответствие законодательству.

· Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение): проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, проверка соответствия трудовым договорам, штатному расписанию, трудовым книжкам, иным документам.

· Приказы по основной деятельности: проверка на соответствие законодательству.

· Приказы по отпускам: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

· Уведомления о времени начала отпуска: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

· Графики отпусков: проверка наличия, проверка заполнения, проверка на соответствие законодательству.

· Трудовые договоры: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству, сличение с приказами и иными документами на предмет расхождений. Проверка изменений, дополнений.

· Штатные расписания: проверка наличия, проверка соответствия законодательству, проверка соответствия приказам и иным документам.

· Табели учета рабочего времени: проверка наличия, проверка на соответствие законодательству.

· Командировочные документы: проверка приказов, командировочных удостоверений, служебных заданий, проверка на соответствие законодательству.

· Трудовые книжки: проверка правильности заполнения трудовых книжек, сличение с приказами по личному составу на предмет расхождения, регистрация в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

· Проверка базы «1С. Зарплата и Кадры» или иной аналогичной: проверка соответствия документам – приказам, трудовым договорам, штатному расписанию и т.п.

· Проверка наличия необходимых локальных нормативных актов: экспертиза ЛНА, рекомендации по внесению изменений.

· Проверка наличия необходимых должностных инструкций: экспертиза должностных инструкций, рекомендации по внесению изменений.

4. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Результат

По результатам аудита кадровой документации вы получаете:

Правовое заключение, содержащее выводы по результатам аудита кадровой документации в компании, полностью и наглядно отражающее состояние дел;

5. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Гарантии

Мы гарантируем:

Полную финансовую ответственность в размере штрафов, наложенных государственными органами, в случае нашей ошибки в рекомендациях, что закреплено Договором на оказание услуг по аудиту кадровой документации.

6. Аудит кадрового делопроизводства, документации. Цена

Количество человеко-лет	Стоимость аудита кадрового делопроизводства за 1 работника за 1 год (рублей)	Но всего не свыше
Общая часть
До 20 включительно
до 50 включительно
до 200 включительно
	от 400 и ниже
Специальная часть
Аудит локальных нормативных актов	500 руб. / страница
Подготовка письменного отчета по результатам аудита кадрового делопроизводства (разбор ошибок кадрового учета по каждому работнику, выявление типовых ошибок, рекомендации по устранению, решения по восстановлению, обоснование)	1000 руб. / страница

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ . При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли .

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка . Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка . Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

правильность ведения делопроизводства;
расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания . Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа ( ). В приказе
обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
юриста;
бухгалтера;
представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов :

подбор методических и правовых документов;
проверка наличия обязательных документов и дел;
оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу) . В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

Трудового кодекса;
Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+» .

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные . Титульная страница ведомости должна содержать:

название («Ведомость проверки кадровых документов»);
основание (реквизиты приказа);
состав комиссии;
период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

«порядковый номер»;
«Документ отсутствует»;
«Документ есть, но требует изменений»;
«Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника , например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
трудовые книжки;
штатное расписание;
книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
график отпусков;
табель учёта рабочего времени;
личные карточки;
приказы о приёме на работу;
приказы о переводах, увольнении;
приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
личные дела;
заявления работников (могут подшиваться к приказам);
правила внутреннего распорядка;
положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
инструкции по охране труда;
журналы ознакомления с ЛНА;
колдоговор (при наличии);
должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
графики сменности;
договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации :

бланков трудовых книжек и вкладышей;
учёта проверок;
трудовых договоров;
приказов по личному составу и по основной деятельности;
заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
подписаны ли все личные документы и приказы;
правильно ли заполнены трудовые книжки;
прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии , а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта . Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

название и дата документа;
сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
данные об обнаруженных недостатках (кратко);
рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел , что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию , в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов. Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ. Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы.

Из материала вы узнаете:

Какие четыре этапа необходимо предусмотреть, планируя проведение кадрового аудита;
В чем преимущества и недостатки внешнего и внутреннего кадрового аудита;
Как создать отчет и проанализировать результаты кадрового аудита организации.

Этап 1. Подготовительные действия для проведения кадрового аудита

Первоначально следует определиться, какими силами и в каком объеме будет проводиться процедура кадрового аудита. Для проведения внешнего аудита гендиректор компании или собственник приглашают сторонних специалистов, аудит внутренний обычно стараются выполнить, используя возможности персонала компании.

Шаг 1. Определение типа кадрового аудита, который будет использоваться в организации – внутренний или внешний.

Справка

Аудит кадрового делопроизводства – это ряд контрольно-аналитических процедур, проверка кадрового документооборота организации на соответствие требованиям трудового законодательства РФ с учетом последних изменений, а также внутренним требованиям компании. Кроме того, это анализ эффективности документооборота и разработка предложений по минимизации материальных и трудовых затрат.

Шаг 2. Определение круга специалистов, которые будут заниматься проверкой кадровых документов в компании.

Решаются вопросы, касающиеся того, как будет проводиться аудит: при помощи консультантов со стороны (внешний аудит) или используют собственных сотрудников (внутренний аудит). В качестве внешних консультантов приглашают работников компании предоставляющей специализированные услуги либо фрилансеров.

В процедуре проведения кадрового аудита любого типа принимают участие:

глава фирмы;
представители отдела кадров или сотрудники службы по персоналу;
представители юридического отдела компании;
работники отдела планово-экономических операций компании;
работники службы по охране труда.

В том случае, если проводится внутренний аудит кадровых документов, из числа указанных сотрудников формируется рабочая группа, которая отвечает за результаты. В процедуре проведения внешнего аудита ответственные работники обязаны передавать консультантам всю необходимую информацию и оказывать им всестороннюю поддержку.

Преимущества и недостатки двух видов кадрового аудита – внутреннего и внешнего – мы собрали для наглядности в сводную таблицу.

Таблица. Внешний и внутренний аудит кадровых документов: преимущества и недостатки

Внешний кадровый аудит

Внутренний кадровый аудит

Преимущества

1. Проведение процедуры аудита доверено профессиональным аудиторам, имеющим наработки по выявлению типичных недочетов и ошибок и использующих проверенную методику.

2. Большая вероятность того, что руководителю будет предоставлена объективная картина состояния документации. Поскольку сторонние проверяющие изначально лишены искушения скрывать обнаруженные недочеты.

1. Низкие стоимостные расходы на процедуру аудита (своим сотрудникам за труд выдается денежное вознаграждение в размере оклада).

2. Представителям главного офиса легче дается проверка документации филиалов на соответствие не только законодательству, но и внутренним требованиям организации.

3. Дополнительное взаимодействие сотрудников помогает лучше играть в команде.

Недостатки

1. Дороговизна.

2. Качественное проведение аудита, невозможно, если в проверке не принимают участие представители компании.

3. Большие временные затраты.

4. Не каждый руководитель доверит проверку документов со сведениями о сотрудниках своей фирмы сторонней компании.

1. У сотрудников-аудиторов происходит большая потеря времени (они исполняют «непрофильную функцию», а не свои прямые обязанности.

2. Риск получить недостоверную картину.

3. Вероятность некачественного и неполного среза, так как нет необходимых методик и опыта в проведении процедуры я аудита.

Процедура проведения общего (сплошного) аудита кадровой документации

Цель процедуры общего аудита кадров – установить и выявить все нарушения трудового законодательства , которые были допущены в ходе ведения кадровой документации.

Проводятся действия направленные на поштучную проверку всех кадровых документов организации, нарушение которых может повлечь за собой штрафные санкции со стороны налоговой инспекции, инспекции по труду и прочих проверяющих органов. Проведение такой проверки необходимо, когда компания выставлена на продажу, меняется ее руководство, а также в случае, когда нужно навести порядок в документации.

Как правило, компании ограничиваются выборочным аудитом.

Этап 2. Проведение кадрового аудита

Шаг 1. Устанавливаем регламент кадрового аудита

В том случае, если кадровый аудит проводится с использованием собственных сил организации, следует:

Издать соответствующие приказы и распоряжения;
Определить цели и задачи кадрового аудита;
Сформировать состав ответственной комиссии;
Установить сроки проверки.

Если на роль аудиторов привлекаются специалисты сторонней организации, необходимо:

Выбрать провайдера, после того как будет проведен тщательный анализ рынка;
Заключить договор, в котором определить сроки, цели, задачи, полномочия и обязанности сторон;
Издать приказ, где указать цели и задачи проведения процедуры аудита, а также задачи рабочей группы, которая призвана оказывать внешним консультантам содействие.

Шаг 2. Определяемся с пакетом необходимых документов

Следует составить подробный список документов, которыми должны располагать работники кадровой служба организации. В Трудовом кодексе РФ есть указание на некоторые обязательные документы. В указанный список должны входить:

трудовые договоры (ст. 56, 67 ТК РФ);
трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ)
правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
положения о защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ).

В Трудовом кодексе также имеются косвенные упоминания, затрагивающие многие локальные нормативные акты, которые стоит также включить в список обязательных кадровых документов компании. Взять, к примеру, упоминаемое в ст. 15, 57 ТК РФ штатное расписание.

Есть ряд других нормативных актов, которые закрепляют требования использовать в компании многие другие кадровые документы. К примеру, в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003г. за № 225 «О трудовых книжках», упоминается о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Важно: какие документы при проверке у вас не имеют право требовать с 1 июля 2016 года

С 1 июля 2016 года вступает в силу Распоряжение Правительства от 19 апреля 2016 г. . С этого момента проверяющие не могут требовать от работодателей предоставить ряд документов, в том числе:

выписки из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП
информацию о среднесписочной численности
сведения о наличии или отсутствии задолженности по страховым взносам, пеням, штрафам, налогам и сборам, и другие.

Полный перечень документов, которые вы не обязаны предоставлять, можно посмотреть в Распоряжении Правительства от 19 апреля 2016 г. . Эти бумаги ревизоры должны теперь самостоятельно запрашивать в госорганах. Например, выписку из ЕГРЮЛ – у ФНС, сведения из бухотчетности – у Росстата, и так далее.

Шаг 3. Процедура сверки документов при кадровом аудите

В строгом соответствии с составленным списком следует проверка наличия документов. После чего, во избежание нарушения законодательства, надлежит тщательно изучить их содержание. Полученные в ходе сверки результаты заносятся в специальную таблицу. Затем необходимо определить, каким локальным нормативным актам требуется доработка, а какие должны быть вновь созданы.

Шаг 4. Проведение анализа содержания кадровых документов

На этом этапе проводится тщательное изучение тех документов, в которые необходимо доработать или дополнить. Затем следует проверка содержания этих документов аудиторами в части их соответствия нормам законодательства и внутриорганизационным правилам.

Нередко организации нарушают основное правило (ст. 8 ТК РФ), согласно которому не подлежат применению нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством или принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников. Во всех подобных случаях следует руководствоваться нормами трудового законодательства .

В том случае, если выявленные нарушения немногочисленны, они фиксируются в заранее составленной таблице. Для более значительного количества нарушений создают отдельную таблицу.

Шаг 5. Процедура проверки другой кадровой документации

В ходе проверки кадровых документов внутренняя или внешняя комиссия проверяет:

Правильность ведения распорядительных документов;

Хранение приказов по основной деятельности организации и приказов по личному составу;
Оформления приказов о назначениях на новые должности руководителей (генерального директора, руководителей структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и так далее.);
Порядок заполнения трудовых книжек.

Несколько слов об аудите трудовых книжек

В первую очередь, стоит проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.

При проведении кадрового аудита в компании следует обязательно убедиться, что все трудовые книжки имеются в наличии и прошли соответствующую регистрацию в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. А также необходимо проверить, что все сделанные в трудовых книжках записи подкреплены соответствующими приказами.

Записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении должны быть продублированы в личных карточках работников и скреплены их подписями, удостоверяющими в том, что они ознакомлены с таковыми. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться в несгораемом сейфе. Все работы по хранению, ведению и заполнению трудовых книжек должны вестись в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Этап 3. Действия по формированию отчета о проведении кадрового аудита

Шаг 1. Выбор формы отчета о проведении кадрового аудита в компании

Форма отчета должна иметь вид документа, в котором содержатся описательные части и таблица с перечнем выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению. Рекомендации можно оформить в виде приложения к отчету. Отчет состоит из следующих частей:

Анализа наличия документов в соответствии с требованиями трудового законодательства;
Анализа соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
Оценки содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
Результата проверки соответствия кадровых процедур требованиям законодательства;
Анализа соответствия документов требованиям архивного законодательства;
Ссылок на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании имеются нарушения;
Оценки рисков (с указаниями нарушений, которые могут привести к возникновению трудовых споров или возможного применения штрафных санкций со стороны проверяющих органов);
Рекомендаций по устранению ошибок, допущенных в кадровом делопроизводстве;
Расстановки приоритетов в ходе дальнейшей работы с кадровой документацией.

Шаг 2. Представление отчета лицу заказавшему проверку

Представление отчета заказчику аудиторской проверки (обычно, это первое лицо фирмы) для согласования и утверждения дальнейших действий (издания приказа об исправлении выявленных нарушений, распределения этих действий между определенными сотрудниками). Отчет, как правило, предоставляется аудитором лично, так как именно аудитор, имеет возможность сразу разъяснить все тонкости проведенной работы.

Этап 4. Действия по результатам кадрового аудита

После окончания процедуры кадрового аудита на основе полученных результатов составляется план действий кадровой службы, направленный на устранение выявленных в ведении делопроизводства недостатков. В документе указываются конкретные сроки устранения недостатков и называются ответственные за это должностные лица. Следует также определиться со временем проведения повторного аудита, необходимого для проверки исправления предыдущих нарушений.

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?

Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.

Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:

начальник отдела кадров;
юрист;
главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
кадровый работник.

При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.

Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:

При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
При масштабном сокращении работников.

Методы кадрового аудита

Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:

Организационно-аналитический — основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:
- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.

Поэтапное проведение кадрового аудита

Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.

Этапы кадрового аудита:

Решение организационных вопросов, включающих:
- формирование задач и целей кадрового аудита ;
- создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
- установление сроков проверки.
Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита .
Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.

Аудит кадровых документов: перечень

Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.

Среди обязательных для проверки документов следует выделить:

трудовые контракты;
трудовые книжки и журнал учета их движения;
штатное расписание;
график отпусков;

персональные карточки и личные дела работников;
табели нормирования и учета рабочего времени;
приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.

Аудит кадровой документации: особенности

В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит . Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.

Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.

Другое