Хотя закон обходит стороной правила оформления гарантийного письма, деловые обычаи сформировали основные понятия о нем.

Пишем правильно

Гарантийное письмо является элементом деловой переписки, поэтому оно должно быть написано в официальном стиле.

Не допустимо использование жаргонов, длинных, не относящихся к делу выражений. Объем письма не должен превышать одного листа.

Составные части гарантийного письма следующие:

Вводная часть, в которой прописывается в правом верхнем углу отправитель и получатель, а в левом – дата и исходящий номер. Крупные организации, как правило, пишут гарантийные письма на фирменных бланках. Помимо названия фирмы необходимо написать ФИО директоров организации-отправителя и организации-получателя.
Основная, в которой отправитель должен изложить суть гарантии. Возможны два варианта написания: отправитель начинает письмо со слов «Настоящим письмом гарантирую…» , затем прописывается, что именно гарантируется, сроки, иные условия и т.д., отправитель описывает гарантию и остальные детали , добавляя в конце «Выполнение условий гарантирую».

Причем производные от слова «гарантия» могут быть заменены на синонимы, например, «подтверждаем, что…». Смысл письма от этого не меняется.

Иногда гарантийное письмо выступает в качестве дополнения к договору, если одна из сторон не совсем уверена в своем деловом партнере.

Заключительная. Под текстом письма расписывается руководитель и ставится печать организации.

Гарантийное письмо не является договором поручительства. Контрагенту можно направить гарантийное письмо почтой с описью вложения и уведомлением о вручении, а можно передать через канцелярию. Во втором варианте следует иметь две копии письма, чтобы на втором можно было проставить печать о принятии.

У российских судов нет четкого мнения относительно статуса гарантийного письма. Во многом оно может быть рассмотрено в качестве обязывающего документа, если это вытекает из его смысла. Но чаще всего гарантийное письмо не влечет за собой таких юридических последствий, которые влечет правильно заключенный договор между сторонами.

Некоторые виды гарантийных писем

Об оплате

В гарантийном письме об оплате необходимо указать, что отправитель гарантирует своевременную оплату товаров, услуг или возмещения расходов.

Следует прописать точную сумму оплаты прописью и цифрами. Обязательно включаются в текст письма банковские реквизиты, юридический адрес фирмы-отправителя.

Помимо подписи директора, под письмом нужна также и подпись главного бухгалтера либо финансового директора. Отправитель может показать свою добросовестность и серьезность деловых намерений, прописав ответственность за несвоевременную оплату по договору.

В остальном схема составления гарантийного письма об оплате не отличается от схемы составления любого другого гарантийного письма.

В данном случае одна сторона как бы подтверждает свои обязательства по уже заключенному договору.

Если же партнер допускает просрочку в платежах, а вторая сторона это замечает, то в гарантийном письме должник может указать время, до которого он обязуется погасить долг. Это письмо может быть расценено в качестве предложения по изменению условий договора. Если вторая сторона отвечает тем же письмом, считается, что они достигли соглашения и изменили условия договора.

На выполнение работ

В гарантийном письме на выполнение работ отправитель гарантирует своему контрагенту, что определенный объем работ по заключенному договору будет выполнен в конкретный срок.

В письме могут содержаться и несколько сроков, когда отправитель будет выполнять и сдавать работу поэтапно.

Обычно подрядчик прибегает к гарантийному письму, если срываются сроки выполнения, сдачи работ по основному договору, чтобы внести ясность для заказчика. Однако это письмо не гарантирует того, что заказчик будет согласен на новые условия.

Отправитель также может гарантировать качество выполнения услуг. Качественно означает, что работа будет выполнена в соответствии с ГОСТ, СНиП и иными правилами.

Гарантийное письмо по поводу выполнения работ можно составить тогда, когда между сторонам еще нет никакого договора.

Отправитель гарантирует в письме своевременную оплату и конкретную сумму, если получатель письма выполнит какую-либо работу. Данное письмо можно расценить как приглашение к заключению основного договора.

Образец

Таким образом, при составлении гарантийного письма следует придерживаться следующих правил:

Письмо желательно написать на одном листе, стиль написания – официальный;
В тексте письма должна быть прописана конкретная гарантия с указанием ее сути, сроков и т.д.;
Письмо подписывает директор, а если оно содержит гарантию оплаты – еще и главный бухгалтер;
В письме можно дополнительно прописать, какие санкции будут применены в случае нарушения установленного порядка.

Видео на тему: «Акт сверки и гарантийное письмо. Нужны ли?»

Комментарий эксперта-юриста

Комментирует материал :

Имеет внушительный опыт работы в должности главного инспектора отдела финансового мониторинга управления безопасности Северо-Кавказского банка ОАО «Сбербанк России»;
Направление : противодействие легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма. Элемент противодействия: анализ экономической и иной деятельности хозяйствующих субъектов и физических лиц;

Подробнее о наших экспертах вы можете узнать .

Гарантийное письмо представляет собой документ нормативного характера. Данная бумага выступает в роли гарантии, которую исполнитель предоставляет заказчику. В большинстве случаев отношения такого вида возникают между юридическими лицами. Существует множество разновидностей документов. Одной из таковых является гарантийное письмо о выполнении работ, его образец скачайте бесплатно ниже.

Заполнению бумаги следует уделить особое внимание, потому как она является важным инструментом делового общения. В данном случае гарантирует исполнение определенных обязательств по договору в виде выполнения работ.

Гарантийное письмо разрешено оформлять в свободной форме, потому как действующим Законодательством РФ не предусмотрен унифицированный бланк для заполнения. При этом необходимо придерживаться делового стиля написания и соблюдать правила русского языка.

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ правильно

В обязательном порядке в письме должна присутствовать следующая информация:

наименование организации-отправителя и организации-получателя. Точное название фирм и ФИО директоров;
исходящий номер документа;
дата составления;
основная часть. В ней указывают конкретные условия предоставления гарантии, а так же услуги, на которые она распространяется. В рассматриваемом примере автор гарантийного письма обязуется выполнить работы в конкретные сроки в соответствии с заключенным ранее соглашением или договором;
ФИО сотрудника, составившего письмо, его подпись и печать.

Главное предназначение документа данного вида – это подтверждение выполнения определенных работ. В основном бумагу подготавливают и передают заказчику перед заключением договора. При этом в соглашении обязательно указывается список необходимых для осуществления услуг и дата завершения каждой из них.

В дальнейшем в гарантийном письме может появиться отметка о качестве выполненных работ. В этом случае характер осуществленных услуг регламентируется Законодательством РФ.

Виды оформления письма с гарантией

Гарантийное письмо может выступать в качестве заменителя других бумаг. В случае составления этого документа для гарантии выполнения работ (обязательств по договору) допустимо его использование вместе трудового договора. Чаще всего такая необходимость возникает при нецелесообразности заключения соглашения.

Важно отметить, что договор включает в себя 2 части – оферту и акцепт. Если гарантийное письмо заменяет соглашение, оно может выступать только в качестве одной из его составляющих.

Оферта.

Оферта представляет собой некоторое предложение, направленное определенному лицу. Встречаются ситуации, когда применение оферты используется для привлечения группы адресатов. При этом в бумаге должны четко декларироваться интересы получателей.

В этом случае гарантийный документ может быть соединен с офертой только при условии, что в нем отмечены следующие действия:

предложение оплаты услуг после их предоставления;
предложение выполнения определенных работ;
предложение заказать услугу.

В документе раскрываются все подробные условия сотрудничества. Это связано с тем, что он заменяет определенную часть договора. При получении такого рода письма адресат вправе согласиться на указанные в нем условия. Такое действие приравнивается к заключению договора.

Акцепт.

Прежде всего следует знать, что гарантийное письмо - это особое деловое некоммерческое письмо, которое содержит в себе гарантию, другими словами подтверждение выполнения каких-либо действий, оплаты или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за выполненные работы, поставленную продукцию, оказанные услуги, гарантию качества и другое. Можно с уверенностью сказать, что гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Как написать гарантийное письмо

Бланк гарантийного письма должне содержать следующие реквизиты:
номер и дата исходящего документа;
кому направлено гарантийное письмо (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
текст письма - здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
- Гарантируем...
- Настоящим письмом гарантируем...
- Компания "Х" гарантирует...
- Своевременную и полную оплату гарантируем...
- Настоящим гарантируем...
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
подпись - должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Примерный образец гарантийного письма по оплате государственной организацией

Директору Общества с ограниченной ответственностью

"Крыша и стена ремонт"

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Донецкий профессиональный лицей является государственным учебным заведением, финансируемым за счет бюджетных средств, согласно, утвержденной смете. Расходы по оплате услуг электроснабжения на 2014 год предусмотрены и утверждены в полном объеме.

В связи с задержкой поступления бюджетных денежных средств в ноябре 2014 года образовалась вынужденная задолженность.

Настоящим письмом гарантируем оплату услуг электроснабжения и погашение образовавшейся задолженности в полном объеме за ноябрь и декабрь текущего года до 25 декабря 2014 года.

С уважением

Директор Л.Ю. Карапузова

Образец заполнения гарантийного письма по выполнению работ

Директору
ООО «Бутадиенстрой»
А.В. Требовательному

ООО "Ремонтбуд", ЭДРПОУ 222233333, как исполнитель работ на объекте, расположенному по адресу: г. Дружковка, ул. Петроградская, 34, на основании Договора подряда № 35/2013 от 12 сентября 2013 года (далее - Договор), заключенного с ООО "Бутадиенстрой", настоящим письмом гарантирует завершение всех строительных работ, в соответствии со Спецификацией к Договору в срок до 20 декабря 2014 г.

Директор Задержин О.М.

Шаблон гарантийного письма

Образец гарантийного письма:

________________________________________________________

полное наименование предпринимателя или организации

«____» ________________ 2014 г.

Генеральному директору

ООО «Черемуха»

Сидорову Е.В.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

Прошу Вас поставить партию продукции, согласно заявки (спецификации) № ____ от _______ .

Оплату гарантируем с расчетного счета № ________________________________________

(номер счёта)

в ____________________________________________________________________________

(полное наименование и адрес банка, в котором открыт счёт)

в срок до _____________________________________________________________________.

(указать прописью дату)

В случае неоплаты в установленный срок, данное гарантийное письмо следует рассматривать как подтверждение факта получения мной (нашей организацией), коммерческого кредита на сумму поставленной продукции и возможность начисления процентов за пользования чужими денежными средствами за всё время просрочки оплаты из расчета 1 % от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Руководитель

или предприниматель ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

Главный бухгалтер ______________________ ______________________

Ф.И.О. подпись

Еще Вашему вниманию представляем видео о том, необходимо ли гарантийное письмо при подписании акта выполненных работ или приема передачи продукции.

Популярные образцы и шаблоны документов

Заявление о восстановлении срока на апелляционное обжалование

Наследственные тяжбы

Вступление в наследство часто сопряжено с внезапными препятствиями. Наследование по закону и завещанию различается по своему порядку. Шаблоны судебных исков, по делам связанным с вступлением в права наследования.

Жилищные тяжбы

Шаблоны исковых заявлений по гражданским тяжбам, связанным с правом на жилье. Жилищное право включает в себя право владения пользования проживания. Относительно этого бывает немало разногласий и споров. Есть разница между жилым фондом частной и коммунальной собственностью. По этим же признакам возникают тяжбы порядку совместного проживания и по разделу лицевого счета. Образцы заявлений в суд помогут разобраться что именно нужно писать в своем заявлении.

Вред и тяжбы относительно вреда

Случается, что нашей собственности наносят ущерб. Вред может быть нематериальный, материальный. В зависимости от вины возможности предвидеть возможный вред. В зависимости от признаков появляется обязанность возместить причиненный вред. И тот, кому причинен вред жаждет его компенсации. Ответственность за несовершеннолетнего, собаку и другое

Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.

Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».

Возьмите фирменный бланк организации или поставьте угловой штамп с реквизитами вашего предприятия на листе бумаги слева. Справа вверху напишите адресат, кому вы отправляете письмо. Если вы не знаете, кто конкретно занимается финансовыми вопросами в организации, ваше письмо будет адресовано компании в целом. Ее наименование пишите в именительном падеже. Если указываете должность и ФИО получателя, то в дательном падеже. Наименование организации входит в должность. Затем следуют инициалы и фамилия. Если полностью, то в такой последовательности: фамилия – имя – отчество. Обращение «господину» (сокращенно «г-ну») является необязательным, но подчеркнет уважительное отношение. Слева указываете исходящий номер и дату документа, под ними пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру по старой привычке многие указывают название документа – гарантийное письмо об оплате. По современным правилам название не указывается. Далее сдержанно и объективно изложите суть письма. В конце подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Смотрите на нашем сайте.

В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».

Используйте официальный стиль изложения, простые конкретные предложения. Не употребляйте причастные и деепричастные обороты. Избегайте расплывчатости фраз и долгих рассуждения. Иначе ваш адресат не поймет суть вашей просьбы или усомнится в ваших гарантиях. Доброжелательность и искренность помогут настроить партнера на принятие утвердительного решения в вашу пользу. Жаргон, архаизмы (устаревшие, неупотребляемые слова) и двусмысленные слова не для деловой переписки. Пишите грамотно и без ошибок. Обычно принятие важных решений требует быстрой доставки информации. Почтой письма идут долго. Поэтому письмо вначале отправляют факсом. Получатель использует факсовую копию, пока не придет оригинал документа почтой. Распространен обмен письмами посредством интернета. Оригинал документа с печатями и подписями сканируют и отправляют через е-mail.

Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.

Гарантийное письмо – письменное обязательство, по которому составивший его человек гарантирует выполнить определенные действия в установленный срок. Предлагаем рассмотреть особенности написания такого письма. Для удобства можно воспользоваться образцом гарантийного письма о предоставлении юридического адреса, по уплате задолженности и приеме на работу.

В каком случае пишется гарантийное письмо?

Тогда, когда недостаточно устных обещаний, заверений о выполнении какой-либо работы и необходимы гарантии, подтвержденные подписью и печатью. Чаще всего пишут гарантийные письма в качестве гарантии о выплате задолженности . Если за физическим, юридическим лицом есть задолженность, то кредитор вправе потребовать от них определенные гарантии, имущественные или письменные в том, что они оплатят долг с указанием точного срока. Такое требование должен написать заемщик. В нем он будет заверять кредитора об оплате задолженности в точно установленный срок. Также в этом письме можно прописывать штрафные санкции, если заемщик нарушает условия взятых на себя обязательств.

Гарантийное письмо может быть написано с целью установления договоренности на обеспечение поставок товаров или сырья. Еще один случай, при котором оформляется гарантийное письмо – предоставление юридического адреса компании, которая проходит регистрацию. В этом письме указывается адрес и дается гарантия, что он действительно будет юридическим. Кроме этих, есть другие поводы для написания такого письма. Не имеет значения, с какой целью будет написано гарантийное письмо, в обязательном порядке оно должна соответствовать всем правилам оформления.