Производственный процесс - сочетание предметов и орудий тру­да и живого труда в пространстве и времени, функционирующих для удовлетворения потребностей производства. Это сложное сис­темное понятие, состоящее из совокупности следующих частных понятий: предмет труда, орудие труда, живой труд, пространство, время, удовлетворение потребностей.

Производственные процессы подразделяются на следующие виды: 1) основные; 2) вспомогательные; 3) обслуживающие. В свою оче­редь основные производственные процессы подразделяются на: а) под­готовительные (заготовительные); б) преобразующие (обрабатыва­ющие); в) заключительные (сборочные).

Стратегия процесса предполагает идентификацию типа процесса, выбор соответствующей стратегии управления процессом, принятие долгосрочных решений по организации процесса во времени и пространстве, обеспечению всеми видами ресурсов.

Рабочие процессы. Процесс создания товара (выполнения работы, оказания услуги) представляет собой рабочий процесс. Для сферы материального производства характерны рабочие процессы, связанные с производством товаров; их обычно называют производственными процессами. В сфере сервиса - сервисные процессы.

Рабочий процесс - это целенаправленная деятельность (совокупность действий, работ) по созданию потребительской стоимости, удовлетворяющей личные, коллективные (корпоративные) или общественные потребности.

Результатом рабочего процесса является продукция . Продукция как рыночная категория представляет собой товар.

Структура рабочего процесса - это состав частей данного процесса и их взаимосвязи в отношении порядка следования или уровня вхождения. Элементарной составляющей рабочего процесса (его нижним уровнем) считается операция. Операция - это часть рабочего процесса, выполняемая над одним или несколькими предметами труда на одном или нескольких одинаковых рабочих местах без переналадки средств труда с участием или/и под контролем одного или нескольких работников (бригады, команды).

В зависимости от степени участия в создании потребительной стоимости или в достижении конечного результата на данной части рабочего процесса операции делятся на основные, вспомогательные и обслуживающие. В производстве основными считаются операции, непосредственно связанные с формообразованием и изменением размеров или свойств предметов труда. Выполнение этих операций строго регламентируется технологической документацией (операционная карта, схема инструментальной наладки, маршрутная карта), в которой закреплены основные технологические решения, принятые при разработке технологии изготовления данного предмета. Операции, связанные с перемещением предметов труда от одного рабочего места к другому или с техническим контролем качества, принято относить к вспомогательным . Обычно они также регламентируются технологической документацией, но в меньшей степени, чем основные операции. Остальные операции, которые обычно не регламентируются технологической документацией, относятся к обслуживающим . Их примером может служить складирование рабочим предметов труда на рабочем месте для создания страхового или оборотного запаса, получение рабочим комплекта инструмента в раздаточной кладовой для выполнения новой работы и др.

Совокупность технологических операций, упорядоченная в отношении взаимного следования, образует технологический процесс . Выстроенные в порядке следования совокупности технологических операций, составляющих технологический процесс, и прочих операций или действий (в том числе выполняемых вне рабочих мест и без приложения живого труда) образуют производственный (или сервисный) процесс .

Рабочий процесс включает определенным образом упорядоченную (организованную) в пространстве и во времени совокупность процессов труда и естественных процессов, необходимых и достаточных для создания определенной продукции.

Процесс труда - это рабочий процесс, требующий приложения живого или / и овеществленного труда. Естественный процесс - это рабочий процесс, не требующий приложения ни живого, ни овеществленного труда.

Рабочий процесс состоит из основных, вспомогательных и обслуживающих подпроцессов. Основные процессы - это рабочие процессы, связанные непосредственно с созданием товара (товарной продукции). Вспомогательные процессы - это рабочие процессы, связанные с созданием или восстановлением материальной продукции для собственного потребления, которая необходима для создания товарной продукции. Обслуживающие процессы - это рабочие процессы, связанные с созданием нематериальной продукции (услуги, работы) для собственного потребления, которая необходима для создания товарной продукции.

Например. Автомобилестроительная компания. Основной - процесс производства автомобилей по всем стадиям технологического цикла; вспомогательный - процесс производства нестандартной техоснастки и запчастей для технологического оборудования; обслуживающий - процесс техобслуживания и ремонта оборудования. Для инструментального цеха той же компании процесс производства нестандартной оснастки является основным, так же как для ремонтно-механического участка этого цеха техническое обслуживание и ремонт оборудования - основной процесс.

По характеру операций над предметом труда рабочие процессы разделяются на простые и сложные. Простой процесс - это рабочий процесс, в котором предмет труда подвергается последовательному ряду связанных между собой операций, в результате чего получается готовый или частичный продукт. Сложный процесс - это рабочий процесс, в котором готовый (или частичный) продукт получается путем соединения нескольких частичных продуктов (полуфабрикатов). Сложный процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных простых процессов, как правило, выполняемых параллельно-последовательно.

По степени охвата работ, необходимых для достижения конечного результата процесса, выделяют полные или частичные рабочие процессы. Полный процесс - это рабочий процесс, охватывающий полный комплекс работ, необходимых для получения конечного результата данного процесса. Частичный процесс - это незаконченная часть полного рабочего процесса, охватывающая лишь часть работ, необходимых для получения конечного результата данного процесса. Частичные процессы целенаправленно выделяются из полного процесса, чтобы наиболее эффективно организовать их выполнение в рамках обособленных в пространстве или/и времени специализированных рабочих центров.

Рабочие центры. Рабочий центр - это виртуальная или физическая структура, имеющая иерархическое строение, технологически и организационно обособленная в пространстве или/и во времени, предназначенная для наиболее эффективного выполнения частичного или полного рабочего процесса и наделенная для этого набором необходимых ресурсов. Рабочий процесс можно представить как процесс преобразования некого входа в некий выход с заданным качеством процесса.

Строение рабочих центров можно охарактеризовать с точки зрения их элементного (ресурсного), функционального и организационного состава. В элементном (ресурсном) аспекте строение рабочих центров может быть представлено тремя укрупненными составляющими - предметами труда, средствами труда и живым трудом. В рабочем процессе интегрируется их взаимодействие: целенаправленное движение предметов труда по рабочим позициям, на каждой из которых они подвергаются целенаправленному воздействию со стороны средств труда и живого труда. В результате их отдельные действия и движения в рамках рабочего процесса сливаются в связные и целенаправленные процессы движения потоков (материалов и информации), процессы функционирования (технических средств) и трудовые процессы (персонала).

1. Предметы труда - это объекты рабочего процесса, для создания которых к ним прикладывается живой и овеществленный труд. Различают объекты основного рабочего процесса и вспомогательных обслуживающих рабочих процессов. К объектам основного рабочего процесса, например в промышленном производстве, принято относить объекты производства в различной степени готовности к конечному потреблению: сырье, материалы и комплектующие, заготовки, детали, сборочные единицы, комплексы и комплекты, готовые изделия.

К объектам вспомогательных (обслуживающих) рабочих процессов в производстве принято относить вспомогательные предметы, или ингредиенты производства, в различной степени готовности к производственному потреблению (запасные части, инструмент режущий и мерительный, приспособления, тара многоразового и одноразового использования, смазочно-охлаждающие жидкости, топливо и другие энергоносители, отходы производства), услуги и работы производственно-технического назначения (техническое обслуживание и ремонт оборудования, зданий, сооружений, инженерных коммуникаций, транспортировка и хранение).

Условно предметы труда принято разделять на материалы и информацию. В процессе движения через последовательности рабочих центров, реализующих частичные рабочие процессы, материалы и информация образуют соответственно материальные и информационные потоки. Материальные потоки представлены следующими основными составляющими :

комплектующие - это покупные изделия, которые не изготавливаются на предприятии, а поступают в готовом виде (т.е. закупаются готовыми к производственному потреблению);

деталь - предмет, который не может быть разделен на части без разрушения его (например, изготавливаемый из цельной отливки, поковки, проката путем механообработки или формируемый из нескольких частей путем сварки);

сборочная единица (узел) - разъемное или неразъемное сопряжение нескольких деталей;

комплексы и комплекты состоят из соединенных между собой сборочных единиц и деталей;

Перечень всех видов изделий, выпускаемых рабочим центром, называется номенклатурой . Изделия могут быть неспецифицированными , когда они не имеют составных частей, и специфицированными , когда они состоят из двух и более составных частей. Изделия характеризуются рядом качественных и количественных параметров: конструктивной сложностью; размером и массой; видами, марками, типоразмерами применяемых материалов; трудоемкостью изготовления и сборки; степенью точности обработки; удельным весом стандартных, нормализованных и унифицированных деталей и сборочных единиц; объемом выпуска.

2. Средства труда - это орудия труда, в которых овеществлен прошлый труд людей и которые используются в рабочем процессе для преобразования предметов труда в товар.

3. Живой труд - это целесообразные действия человека по реализации рабочего процесса, связанные с затратами нервно-мышечной энергии при выполнении различных работ, требующих от человека приложения физических и/или интеллектуальных сил и способностей, в том числе при наблюдении и контроле за воздействием средств труда на предметы труда в автоматическом режиме. (Квалифицированный и неквалифицированный труд)

В функциональном аспекте каждый рабочий центр может быть охарактеризован составом функций (работ), составляющих содержание частичного рабочего процесса. Прежде всего рабочие центры подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие в зависимости от характера выполняемых в них процессов. Любой из таких рабочих центров имеет конкретную специализацию, что позволяет ему выполнять свою, строго определенную часть общего рабочего процесса наиболее эффективно. В рабочем процессе интегрируется взаимодействие (кооперирование) разнообразных специализированных структурных элементов, выполняющих специфические частичные процессы, такие, как обработка (детали на станке, груза на складе), транспортировка, складирование, поддержка (информационная, финансовая, правовая и т.д.). Определенную специализацию, связанную со служебным (функциональным) назначением, имеет каждый рабочий центр любого уровня организационной структуры.

В организационном аспекте строение рабочего центра может быть представлено через уровни его организационной структуры. В полном рабочем процессе интегрируются частичные рабочие процессы различного уровня, выполняемые рабочими центрами соответствующего уровня. Так, для производственной компании принято выделять рабочие центры следующих уровней: компания, завод, цех, участок, рабочее место. Рабочее место представляет собой рабочий центр самого нижнего уровня иерархии. Рабочее место - это часть пространства, включающая участок производственной или служебной площади с необходимыми средствами оснащения (технологического и организационного), предназначенная для осуществления элементарного частичного рабочего процесса (операции) с участием или под контролем персонала.

Таблица 6.1 - Сущность видов производственных процессов

Наименование процесса	Сущность процесса	Примеры
1. Подготовительный этап основного процесса	Процесс подготовки живого труда в пространстве и времени и орудия труда для преобразования предмета труда в полезный продукт	Процессы по резке металла, штамповке заготовок, их отливке в заготовительных цехах машиностроительного завода и т.п. Подготовка исследователем рабочего места для проведения экспериментов. Подготовка машины и документации для выполнения транспортных услуг. Подготовка больного к операции в хирургическом отделении больницы.
2. Преобразующий этап основного процесса	Процесс преобразования предмета труда путем изменения его форм и/или размеров, физических и/или химических свойств, внешнего вида, вида соединения с другими предметами труда, характеристик и/или показателей, состояния и/или потенциала в соответствии с плановым документом или творческим замыслом и т.п.	Изготовление токарем детали для машины из прутка или штамповки. Проведение исследователем лабораторных испытаний по проверке детали на прочность. Проверка шофером узлов грузового автомобиля в соответствии с производственным заданием. Проведение бригадой хирургов операции по удалению опухоли у больного.
3. Заключительный этап основного процесса	Процесс подготовки преобразованного предмета труда к приобретению им формы товара для отправки или сдачи заказчику (комиссии)	Сборка, испытания, сертификация, упаковка товара. Сдача строительного объекта приемной комиссии. Согласование и утверждение нормативного документа. Сдача шофером привезенного груза заказчику. Проверка хирургом или комиссией состояние больного после операции. Уборка рабочего места. Оформление документов.
4. Вспомогательный процесс	Процесс, способствующий нормальному протеканию основного процесса по преобразованию предмета труда и связанный с обеспечением основного процесса оборудованием, приспособлениями, режущим и измерительным инструментом, топливно-энергетическими ресурсами и т.п.	Изготовление инструмента и приспособлений для нужд всех подразделений организации. Ремонт технологического оборудования и транспортных средств. Выработка сжатого воздуха компрессорной станцией, горячей воды – котельной. Ремонт здания и сооружений.
5. Обслуживающий процесс	Процесс, конкретно не связанный с данным предметом труда, обеспечивающий нормальное протекание основных и вспомогательных процессов путем оказания транспортных услуг, услуг по логистике на «входе» и «выходе» организации и т.п.	Материально-техническое обеспечение производства в любой отрасли народного хозяйства, организация сбыта продукции (оказание услуг), оказание транспортно-складских услуг конкретному подразделению или заказчику. Выполнение обслуживающих функций в различных областях народного хозяйства.
6. Производственный процесс на рабочем месте	Любой вид процесс (основного, вспомогательного, обслуживающего), протекающего на конкретном рабочем месте.	Изготовление детали на конкретном станке. Работа оператора на компрессорной станции. Работа шофера и т.д.
7. Производственный процесс на уровне подразделения.	Процесс, протекающий в подразделении между рабочими местами, или естественный процесс.	Внутрипроизводственное (внутрицеховое) транспортное обслуживание. Охлаждение детали после термообработки на свободной площадке цеха.
8. Межцеховый производственный процесс	Процесс, протекающий между подразделениями организации.	Накопление межцехового страхового или транспортного запаса изделий. Межпроизводственное транспортное обслуживание.

П онятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы -проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени - это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

• Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
• Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
• Определять время окончания работы.
• Выявлять прогульщиков.
• Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса - 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

• человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
• форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников - с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

• выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
• телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
• скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
• содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
• присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

• итоговые - оценка результатов завершенного проекта в целом;
• промежуточные - контроль проделанной работы за указанный срок;
• периодические - подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
• избирательные - нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов.

Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант - ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ - установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании - система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего - - это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную - посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

• нарушителей дисциплины - сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
• работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
• сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и - в крайнем случае - нервным срывом.
• сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция - возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Рабочие процессы SharePoint - готовых рабочих мини приложения, которые ускорить и автоматизировать широкий набор бизнес-процессов. Рабочие процессы варьируются от сбор подписей, отзывы и утверждения для документа или план для отслеживания текущее состояние повседневных процедуры. Чтобы сэкономить время и силы и перенести единообразия и эффективности для задачи, которые можно выполнять регулярно предназначены рабочие процессы SharePoint.

Что такое рабочие процессы SharePoint?

Всем наверняка известно, что такое блок-схема. Это графическая схема процесса, из которой ясно, что происходит на каждом его этапе.

Рабочий процесс SharePoint напоминает автоматизированную блок-схему, которая снижает трудозатраты и исключает догадки и случайности в стандартных рабочих процессах.

Например, рассмотрим процесс утверждения документа, представленный на рисунке. При выполнении вручную он требует постоянных проверок, отслеживания, пересылки документов и отправки напоминаний, причем заниматься этим пришлось бы лично вам или вашим коллегам. Таким образом, вам пришлось бы выполнять много лишней работы и, что даже важнее, постоянно отвлекаться.

Однако при использовании рабочего процесса утверждения документов SharePoint для запуска процесса, все, проверку и отслеживания и вывести напоминание и пересылка выполняется рабочий процесс, автоматически. Если кто-то отстает от завершения задачи или некоторые другие толку возникает, большая часть включены рабочие процессы создания уведомления сообщить о нем. В группе неавторизованного заблаговременное контролировать процесс, так как рабочего процесса SharePoint, процесс всегда заблаговременное отслеживающих сам.

Запустить рабочий процесс SharePoint легко. Выберите нужный тип рабочего процесса, укажите подходящие параметры, а остальное сделает рабочий процесс. При этом рабочий процесс в любой момент можно отменить или завершить.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью рабочих процессов SharePoint?

Каждый тип рабочего процесса включены act как шаблон. Добавление версии рабочего процесса для одного списка или библиотеки или для целого семейства сайтов укажите параметры и для этой версии необходимые изменения с помощью формы запуска . Эти параметры и параметры включают кто рабочий процесс назначает задачи, крайние сроки задачи, как может запускаться рабочий процесс, кем и когда, инструкциям, чтобы включить в уведомления о задаче и т. д.

Важно: По умолчанию рабочие процессы "Утверждение", "Сбор отзывов" и "Сбор подписей" не активированы и не отображаются в списке Выберите шаблон рабочего процесса в форме связи. Чтобы их можно было использовать, администратор сайта должен активировать их на уровне семейства сайтов.

Существует пять типов готовых рабочих процессов.

Утверждение (направление документа или элемента для утверждения или отклонения)

Сбора отзывов (направление документа или элемента для отзывов)

Сбор подписей (направление документа, книги или формы для получения цифровой подписи)

Трехэтапный рабочий процесс (отслеживание проблемы, проекта или задачи трех этапов или фаз)

Трехэтапный рабочий процесс предназначен для отслеживания состояния элемента списка с помощью трех состояний (фазы). Может использоваться для управления бизнес-процессами, в которых организации требуется отслеживать большое количество вопросов или элементов - поддержки проблемы, потенциальных покупателей и задачи проекта, например.

С каждым переходом от этапа к этапу рабочим процессом назначается задача для пользователя, о чем отправляется оповещение по электронной почте. После выполнения задачи рабочий процесс обновляет статус элемента и переходит к следующему этапу. Трехэтапный рабочий процесс рассчитан на работу с шаблоном списка "Отслеживание вопросов", но его можно использовать с любым списком, содержащим столбец "Выбор" с тремя или более значениями.

Утверждение публикации (автоматизация маршрутизации контента для проверки и утверждения)

У кого будет возможность добавлять и запускать рабочие процессы SharePoint?

Чтобы добавить или запустить процесс, пользователь должен иметь нужные разрешения на работу со списком, библиотекой или семейством веб-сайтов, для которых выполняется процесс.

Добавление рабочего процесса По умолчанию необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы Добавить рабочего процесса. (По умолчанию в группе "Владельцы" имеет разрешение на управление списками; члены группы и посетители не рекомендуется).

Запуск рабочего процесса Кроме того по умолчанию, необходимо разрешение на изменение элементов для запуска рабочего процесса, который уже добавлены. (Группы "Участники" и группы владельцев имеют разрешение на изменение элементов по умолчанию; группы "" посетители "" Нет).
Кроме того владельцы можете настроить определенные рабочие процессы, чтобы можно было запущено только члены группы владельцев.

Как добавить и запустить рабочий процесс SharePoint?

На указанной ниже схеме приводится общее представление стандартных этапов планирования, добавления, запуска и изменения рабочих процессов SharePoint. Далее каждый этап рассматривается более подробно.

Планирование Когда вы используете форму запуска, чтобы добавить вашу версию рабочего процесса, вам следует знать, какие параметры нужны и какие сведения должны быть доступны.

Добавление Чтобы добавить нужную версию рабочего процесса для списка, библиотеки или семейства веб-сайтов, введите данные в форму запуска.

Запуск Запустите рабочий процесс для любого документа или элемента списка или библиотеки вручную или в автоматическом режиме. (При запуске вручную имеется возможность изменить параметры формы связи рабочего процесса в сокращенной версии формы запуска .) При запуске рабочего процесса создаются задачи, выполняется рассылка уведомлений и начинается отслеживание действий и событий.

Отслеживание Когда процесс запущен, на странице состояния процесса можно просмотреть завершенные задачи и выполненные действия. При необходимости на этой странице можно настроить текущие и будущие задачи, а также отменить процесс или завершить его выполнение.

Обзор По окончании процесса на странице состояния процесса можно просмотреть историю его выполнения. На этой же странице можно создавать статистические отчеты по общей эффективности рабочего процесса.

Изменение Если процесс работает не совсем так, как хотелось бы, можно открыть форму связи, через которую этот процесс был создан, и внести в нее необходимые изменения.

Можно ли самостоятельно создавать рабочие процессы SharePoint?

Если готовый рабочий процесс недостаточно гибок для ваших задач, то вы можете настроить его с помощью такого инструмента, как SharePoint Designer 2013. Вы также можете создавать свои рабочие процессы "с нуля".

Используя конструктор рабочих процессов, пользователь создает правила, которые связывают условия и действия с элементами списков и библиотек SharePoint. Изменения элементов в списках и библиотеках запускают действия в рабочем процессе.

Например, можно создать рабочий процесс, который будет запускать дополнительный процесс утверждения при условии, что стоимость элемента превышает определенное пороговое значение.

Вы также можете задать рабочий процесс для набора связанных документов. Например, если ваш рабочий процесс связан с библиотекой документов или он отфильтрован по типу содержимого документа, то появится группа контекстных действий для набора документов. Функция "Набор документов" дает возможность работать с группой документов как с одним объектом, чтобы действия рабочего процесса для набора документов выполнялись для всех его элементов.

Описание и спецификация рабочего места

Как уже было сказано, описание рабочих мест является одним из результатов проведения систематического их анализа. Хотя какие-либо стандарты описания рабочих мест отсутствуют, обычно они включают следующие разделы:

а) название должности;

б) краткое - одна-две фразы - описание должностных функций;

в) действия работника во время выполнения своих должностных функций. Описание выполняемых задач, используемых материалов, степень контролируемости действий работника и контроля, осуществляемого с его стороны по отношению к другим;

г) условия работы и рабочая среда - температура, освещенность, уровень шума и вредные воздействия на рабочем месте;

д) социальное окружение. Приводится информация о размере рабочей группы и отношениях между работниками, необходимых для выполнения работы.

На схеме 3.2.7 приведено описание рабочей должности менеджера, занимающегося вопросами производительности труда и управлением персоналом. Спецификация рабочего процесса, показанная на схеме 3.2.8, вытекает непосредственно из описания рабочего места. Она отвечает на вопрос: "Каковы черты характера и каким должен быть опыт человека для того, чтобы он успешно выполнял рабочий процесс?" Спецификация рабочего места дает информацию, необходимую для приема на работу и осуществления выбора сотрудников. Допустим, Вам требуется опытный и хорошо обученный квалифицированный рабочий; в спецификации рабочего места обязательно будут указаны необходимые уровень подготовки и стаж работника в данной должности. Если в спецификации указаны черты характера и необходимый для выполнения работы опыт, работник должен непременно отвечать этим требованиям.

Наименование должности : менеджер, занимающийся вопросами управления персоналом, производительностью труда.

Сектор: УПЛР

Схема 3.2.7. Описание рабочего процесса менеджера

_______________________________________________________________________________________

Менеджер выполняет ответственную административную работу по управлению деятельностью персонала большой государственной организации или учреждения. Он несет ответственность за планирование и управление кадровыми программами, которые включают прием на работу, конкурсные собеседования, оценку работников и назначение их на должности, выдвижение и перевод на должности, составление рекомендаций по изменению статуса работников организации, а также создание системы распределения информации среди работников. Менеджер работает под общим контролем линейного руководства, при этом он может проявлять инициативу и иметь независимое мнение по выполнению возложенных на него задач.

Действия, присущие рабочему процессу

1. Участвует в общем планировании и принятии решений по созданию единой и эффективной службы занятости.

2. Разъясняет политику, проводимую организацией, на разных ее уровнях путем распространения бюллетеней, организации собраний и через личные контакты.

3. Проводит собеседования с кандидатами на должности, оценивает их квалификацию и классифицирует заявки.

4. Занимается собеседованиями и устройством на работу кандидатов на вакантные должности, а также проверяет квалификацию кандидатов.

5. Совещается с начальниками по вопросам, связанным с его деятельностью, включая проблемы назначения на должность; зачисляет на должности работников, прошедших испытательный срок; перемещает по должности и увольняет постоянных работников.

6. Организует тестирование работников.

7. Разрабатывает системы обучения персонала.

8. Разрабатывает систему оценки деятельности службы занятости и обучает менеджеров методам оценки деятельности подчиненных.

9. Составляет файлы по учету работников.

10. Выполняет другие обязанности, связанные с его деятельностью.

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.

«Проглоти лягушку»

Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.

Техника «Workstation Popcorn»

Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.

«Должен, следует, хочу»

Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:

• Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
• Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
• Что я хочу сделать для собственного удовольствия?

Такая минутка рефлексии с утра помогает вам сбалансировать свой образ жизни и приоритеты. С одной стороны, вы смотрите в будущее, не довольствуясь улаживанием сиюминутных проблем, с другой, не жертвуете срочными и насущными делами в пользу абстрактных перспектив, и наконец – не рискуете перегореть в погоне за продуктивностью. Кстати, вовсе не обязательно всегда поровну распределять время и силы между этими тремя пунктами: в какие-то дни вам наверняка придется почти целиком пустить на текущие задачи, а в какие-то можно позволить себе побольше времени отвести на удовольствия.

Focus@Will

Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы focus@will , созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.

«Не прерывайте цепочку»

Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей . Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.

«Биологический пик»

В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.

Методика «Flowtime»

LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:

1. Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
2. Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
3. Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
4. Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.

Возможно, через некоторое время, просматривая записи, вы начнете замечать закономерности: допустим, в утреннее время ваши сессии длятся дольше, чем после обеда или же за продолжительными «перекурами» следуют более длительные периоды беспрерывной работы. Таким образом вы можете постепенно подстраивать режим под собственные биоритмы.
Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.

Теги: Добавить метки

---