1. С чего все начиналось

2. Функции современного корпоративного портала

3. Собирательный образ современного корпоративного портала

4. Сервисы на интранет-портале

5. Заключение

3.1 Разделы интранета для всех сотрудников

3.2 Страницы для администраторов/модераторов/руководителей

Что представляет собой интранет?

Каким компаниям нужен корпоративный портал

Как внедрять интрасеть

Сравниваем решения: топ-3 лучших интранет-портала

Индивидуальный инструмент vs готовое решение

3.1.1 Информационные разделы

3.1.2 Коммуникации

3.1.3 Корпоративные разделы

В конце июня в рамках конференции Best Intranet Russia 2014 прошла 3-я выставка интранет-порталов INTRANET BENCHMARKING, в которой принимал участие внутренний сайт Mail.Ru Group. По итогам конференции хотелось бы сформулировать основные тенденции в развитии корпоративных сайтов, описать их основные черты и рассказать про наш портал. В начале статьи представлено краткое описание выставки, а оставшаяся часть статьи посвящена описанию современного интранет-портала с примерами из интранета Mail.Ru Group.

Интранеты, представленные на выставке, - это либо портал, либо полноценная социальная сеть с объединением сотрудников в группы, отправкой сообщений и написанием новостей через статусы. Также хочется отметить, что большинство представленных компаний разрабатывают сайт на аутсорсе и лишь немногие держат в штате отдельную команду разработчиков, специально выделенных под интранет.

Согласно номинациям, заявленным в конкурсе интранет-порталов, внутренний сайт должен отвечать на 3 главных вопроса:

Как интранет реализует корпоративные принципы?
Как интранет помогает улучшать коммуникации в компании?
Как интранет автоматизирует функции HR-отдела?

Выделенные в развитии корпоративных порталов тренды:

Необходимость мобильной версии / мобильного приложения.
Лента последних событий на главной странице портала.
Диалог с топ-менеджерами - многие компании в том или ином виде подключают топ-менеджеров к активностям в интранете.

Давайте вспомним, как выглядел интранет в компаниях 10-15 лет назад. Тогда были распространены общие папки, в которых лежали файлы с телефонами, списками сотрудников, бланки документов и другая информация. Переносить внутренние документы в интранет догадывались немногие, особенно по причине сложности - тогда интранет-технологии были в диковинку. Даже крупнейшие корпорации представляли данную сферу в несколько ином виде. Развитие шло по пути создания Windows-домена, чтобы учётные записи хранились на сервере компании, совместного доступа к документам опять же на тех общих папках, корпоративной почты. Технологически развитие шло в сторону использования специализированных приложений (например, Outlook), работающих на пользовательских компьютерах.

Чуть позже веб начинает плотно входить и во внутреннюю работу компаний. Появляются внутренние веб-почты, выделенные планировщики задач. Создание интранет-порталов начинается, как правило, с одного или нескольких следующих блоков:

телефонная книга сотрудников компании и отделов;
страничка с бланками документов;
корпоративные новости;
общие документы (приказы, регламенты).

Затем, по мере необходимости, интранет начинает приобретать новые функции, в компании появляются сотрудники, ответственные исключительно за эту часть корпоративной жизни. Чем крупнее компания, тем больше функций у неё интранет-портал. Он ускоряет развитие корпоративной культуры, облегчает адаптацию новых сотрудников, экономит время на поиск информации о внутренней структуре компании, облегчает коммуникации.

Внутренний сайт для сотрудников компании Mail.Ru Group появился в 2000 году, и уже через год он был переписан, причем в разработке участвовал будущий генеральный директор Mail.Ru Group Дмитрий Гришин . Изначально это был примитивный таск-трекер с контактными данными сотрудников, но со временем он вырос до большого портала. Сейчас в нем есть интеграция с другими корпоративными системами (например, кадровая бухгалтерия) и системами поддержания работы офиса (возможность звонить на рабочие и мобильные номера сотрудников прямо из интранета, график загруженности парковки на текущий день, меню в ресторане на сегодня и другие).

Интранет - это большой инструмент, который позволяет решить достаточно большой круг задач. В зависимости от роли сотрудника в компании, каждый находит в нем свое место и пытается автоматизировать свою работу. Для большинства сотрудников – это, в основном, получение информации о жизни компании, жизни в офисе, а также коммуникации (объявления, блоги, обсуждение идей). Для отдела персонала – это ведение карточек сотрудников, автоматизация подачи заявок на справки, отпуска, ведение разделов с документами, вакансии и многое другое. Для административного отдела – это, например, автоматизация заказа пропусков, бронирование переговорных комнат.

Корпоративный портал в настоящее время представляет собой, как правило, не самостоятельный сайт, а совокупность нескольких продуктов - это таск-трекер, система работы с документами, ERP-система и другие. Поэтому очень важно, чтобы он мог взаимодействовать с другими системами, предоставляя свое API. На нашем портале реализована интеграция с SAP, Jira, контрольно-пропускной системой в офисе, разделом вакансий на корпоративном сайте corp.mail.ru

Ниже мы приводим описание собирательного образа современного корпоративного интранета с примерами из портала Mail.Ru Group с надеждой, что он подскажет кому-то направления развития интранет-порталов, а также позволит обсудить уже имеющиеся идеи.

С точки зрения ролей пользователей в интранете можно выделить обычных сотрудников и сотрудников с расширенными правами (модераторы, администраторы и руководители подразделений). Давайте рассмотрим разделы интранета с точки зрения этих ролей.

Глобально все разделы можно разделить на 3 части: информационные разделы, разделы для внутренних коммуникаций и корпоративные разделы, реализующие важные для бизнеса задачи. Рассмотрим каждый тип отдельно.

Самой важной страницей портала является главная страница. Это первое, что видит каждый сотрудник, заходя на сайт, поэтому каждая компания размещает тут наиболее важную и актуальную информацию. Чаще всего, это последние новости, объявления, дни рождения сотрудников, блок с последними событиями в других разделах, опросы. Главная страница нашего портала в настоящее время выглядит так:

Следующим информационным разделом, который есть абсолютно у всех, является карточка сотрудника. Она может содержать только имя и фамилию сотрудника с контактными данными, а может представлять собой большую анкету с информацией, где сотрудник сидит в офисе, пометкой, что человек в отпуске (или скоро будет в отпуске), личными интересами, ссылками на профили на различных сайтах. Профиль сотрудника сейчас выглядит так:

Еще одним вполне очевидным разделом, который есть наверняка у многих, является раздел «Проекты», в котором собрана информация о проектах и продуктах компании с контактами руководителей и ответственных сотрудников. Тут можно посмотреть, кто именно занимается проектом, прочитать новости, написать сообщение руководителю об идее для проекта или сообщить о баге.

Другие информационные разделы каждая компания придумывает под свои нужды. Например, у нас одним из популярных разделов является «Новости команды». В нем публикуются приветствия от новых сотрудников, сообщения об изменении должностей, поздравления с прохождением испытательного срока, прощания и напутствия от сотрудников, которые решили покинуть компанию.

Интересным разделом, но пока не реализованным на нашем портале, является раздел «Качество жизни». Он предназначен в первую очередь для сотрудников, у которых компания является первым местом работы. Цель такого раздела - повысить осведомленность сотрудника в некоторых вопросах: путешествия, налоги (вернуть налог за обучение), финансы, здоровье, семья и т.п.

Разделы, посвященные коммуникациям на портале, более-менее устоялись и выглядят примерно одинаково у всех. Это, как правило, раздел «Идеи», где сотрудник может предложить свою идею по улучшению продукта компании, жизни в офисе, пожаловаться на проблему. Здесь важно обеспечить своевременную реакцию на идеи. Например, у нас это делается так. При добавлении идеи обязательным полем является «категория». У каждой категории есть один или несколько ответственных - это представители подразделений, которые могут взять идею «в работу» или «отвергнуть», написав официальный ответ.

Всего для идей выделено 5 статусов, в которых она может находиться: «Новая», «Рассматривается», «В работе», «Реализована», «Отвергнута». За каждую идею можно проголосовать «за» или «против», причем, если сотрудник еще не определился с выбором, он не видит текущего счетчика голосов. Но, несмотря на это, он может переголосовать позже, если его мнение изменилось.

Сотрудник может подписаться на раздел и получать уведомления о новых идеях, а также можно подписаться на конкретную идею и получать уведомления о переходах статуса и новых комментариях к идее (чтобы не отвлекаться от работы для проверки новых сообщений, к тому же комментарии могут появиться через месяц после публикации идеи). На странице реализована сортировка по рейтингу, дате обновления и количеству комментариев.

Обычно довольно популярен у сотрудников раздел «Объявления». Чаще всего это покупка/продажа, аренда/сдача квартир. Для коллег обычно все продают дешевле или даже отдают просто так. Руководитель проекта Добро Mail.Ru однажды продала подаренную ей кофеварку и перевела полученные деньги на срочные проекты Добра Mail.Ru, а другой устроил аукцион с начальной ставкой 0 рублей за различное железо для компьютера.

Другим, появившемся относительно недавно, но уже успевшим поселиться у многих в интранете, разделом является сервис «Спасибо»: каждый сотрудник может сказать электронное спасибо своему коллеге, написать сообщение или приложить картинку. В среднем в день сотрудники Mail.Ru Group отправляют друг другу 30 благодарностей.

И, конечно же, к коммуникациям относится комментирование объектов на сайте (новости, объявления, идеи, некоторые страницы).

Корпоративные разделы, как уже было сказано, решают бизнес задачи компании. Поэтому нельзя составить какой-то общий список для всех - каждый сам решает, что для него в данный момент необходимо. Например, это может быть быстрый поиск людей в офисе, который реализован с помощью удобной карты кабинетов. Это особенно актуально, если офис большой и не разделен на кабинеты (openspace).

Сюда также относится раздел «Структура компании», который позволяет посмотреть оргструктуру, сколько людей трудится в каждом отделе, быстро найти контакт нужного человека.

Приведем в пример еще несколько разделов, которые запущены в интранете Mail.Ru Group:

Раздел обучения, где сотрудник может найти информацию о доступных семинарах и тренингах, записаться на конкретное событие. Также в этом разделе может размещаться календарь конференций, на которые можно отправиться в командировку.
Обратная связь. Мы разработали собственную платформу для обратной связи, чтобы сделать этот процесс максимально удобным для наших коллег. Сотрудник может ознакомиться с целями мероприятия, заполнить необходимые анкеты, посмотреть и отредактировать цели развития на будущий период.
Важные контакты - это телефон и почта техподдержки, телефоны секретарей, контакты руководителей отдела персонала и административного отдела.

Помимо обычных пользователей портала, должны быть сотрудники, которые имеют расширенный доступ. В каждом интранете есть разделы, которые требуют модерации, и ответственные модераторы, которые следят за публикуемыми материалами (новости, объявления, фотографии в профиле). На нашем портале очень широко используется система назначения прав, что позволяет удобно и быстро модерировать и обновлять информацию в различных разделах сайта.

Доступ по правам предоставляется не только на редактирование информации, но к определенным сервисам. Например, к составлению бизнес-отчетов.

Рассказывая об интранет-портале, нельзя не упомянуть об отдельных сервисах, которые упрощают сотрудникам некоторые задачи или убыстряют их работу. Это в первую очередь поиск по сотрудникам и по порталу в целом. Особенностью поиска на нашем портале является большой список полей, по которым можно фильтровать. Таким образом, можно найти всех мужчин с телефоном на Android, которые добираются на работу на машине и знают английский язык. Если конечно же они заполнили эту информацию у себя в профиле. :)

К популярным сервисам в интранете относится бронирование переговорных комнат. У нас также реализовано бронирование спортинвентаря (велосипедов и самокатов) и запись к врачу.

Еще одним недавно появившимся и успевшим стать популярным разделом является сервис «Бейджики». Составляется список событий, по которым сотрудник может получить значок. Мы выделили следующие активности: участник технопарка, хабраавтор, участник турнира по игре в «Warface», создание идеи, которая набрала 100, 250 или 500 голосов, написание 100 комментариев на портале, написание комментария, который получил 50 плюсов и другие.

К активно используемым сервисам можно отнести «опросы». Каждый сотрудник может создать опрос, который по желанию можно ограничить на определенную группу людей (по подразделению, городу, группе, проекту). При этом опросы могут быть прикреплены к новостям, объявлениям, записям блога и т.д. Особо важные опросы публикуются на главной странице.

Некоторые интранеты в настоящее время реализуют интеграцию с офисной телефонией, что предоставляет сотрудникам возможность звонить на рабочие и мобильные телефоны коллег прямо с сайта. Также сервисом, связанными с телефонами, является отправка SMS сотруднику со страницы его профиля. Стоит отметить, что одним из трендов развития порталов является создание мобильного приложения сайта, чтобы каждый сотрудник имел доступ к информации на портале с мобильного устройства.

Так как большую часть времени сотрудники проводят за компьютером и активно пользуются порталом, это дает возможность использовать его не только для рабочих целей, но и иногда для развлечений. В частности, можно устраивать различные интересные акции по праздникам или просто так. Это позволяет привлечь большее количество участников, в отличие от оффлайн мероприятий, так как каждый может принять участие в удобное для него время и вернуться позднее, если в данный момент есть какие-то важные дела.

Самыми запоминающимися мероприятиями у нас были следующие:

На нашем портале также реализованы следующие сервисы для получения информации об офисе:

Информация о загруженности парковки.
Трансляции с видеокамер в офисе. Есть две доступные камеры - это спортзал и ресторан.
Меню столовой. Реализован раздел, в котором выкладывается меню из столовой на каждый день, при этом можно собрать свой обед и посмотреть количество калорий, цену. Также есть возможность оценить каждое блюдо по 5-бальной системе.

Подводя итог статьи, хочется отметить, что в настоящее время компании стараются использовать корпоративные системы для решения не только административных вопросов и упрощения коммуникаций внутри компании. Корпоративные сайты выходят на новый уровень, когда они полностью интегрируются в жизнь сотрудников. И никого не удивляет, что, нажав на телефонный номер на страничке в браузере, рабочий телефон активизируется и набирает номер коллеги. Дальнейшим шагом для развития является разработка удобного мобильного приложения, к которому будет настроен доступ не только из офисной сети. Корпоративная онлайн-среда позволяет компании стать гибче, быстрее развиваться.

Успешность взаимодействия сотрудников в корпоративных IT-системах зависит от вовлеченности всех управленческих уровней, поэтому важно, чтобы топ-менеджеры также были участниками такого взаимодействия. Открытая компания, где сотрудник может напрямую обратиться к топ-менеджменту, гораздо более привлекательна как работодатель, к тому же возможность коммуникаций позволяет доносить позицию топ-менеджмента до всех сотрудников (например, о приоритетных направлениях развития компании, о принятых ключевых решениях), создаёт у людей уверенность в потенциальном карьерном росте. Эта концепция должна найти отражение в корпоративных порталах будущего.

Интранет Mail.Ru Group написан на Python/Django с использованием СУБД MySQL. Также активно используется Centrifuge (брокер сообщений на Python с открытым кодом, написанный одним из наших сотрудников). Мы намеренно не стали включать сюда технические аспекты реализации, но если вам интересно узнать про те или иные разделы сайта поподробнее, напишите об этом в комментариях.

"Кадровик. Кадровый менеджмент", 2011, N 1

ИНТРАНЕТ-ПОРТАЛ В СИСТЕМЕ ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ

Статья посвящена анализу использования интранет-портала в качестве инструмента повышения эффективности управления. Обобщены характеристики и возможности интранет-портала. Представлена разработанная автором методика его внедрения на примере ведущего банка Республики Саха (Якутия) - АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).

Словарь управления персоналом. Интранет-портал - информационная система, обеспечивающая пользователям единый авторизованный персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам и приложениям организации.

Как показывает анализ социологических опросов, анкетирования, типичными слабыми моментами многих российских организаций являются: слабая система коммуникаций, корпоративного общения и культуры, низкий уровень информационного обмена ресурсами. Также наблюдаются низкий уровень адаптации персонала, внутреннего найма, мотивации, развития персонала, незнание персоналом миссии и стратегических целей и задач, планов развития, как следствие, в организациях слабая сопротивляемость факторам внешней среды, неуправляемость бизнес-процессами. И это в XXI в., в век развития информационных технологий, стремительного внедрения Интернета как средства и инструмента управления процессами!

Как же преодолеть слабые моменты? Как повысить степень управления бизнес-процессами? Как оптимизировать коммуникационные и информационные потоки? Какие технологии использовать для повышения эффективности и результативности?

Одним из решений могут стать создание и поддержка интранет-портала организации. Интранет-портал (сайт) - основа корпоративной системы информирования, позволяющая дополнительно решать задачи служб управления персоналом организации. В настоящей статье рассмотрим проект по внедрению интранет-портала на примере ведущего банка Республики Саха (Якутия) - АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).

Справка о компании. Банк - в настоящее время АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) - был основан в 1993 г. как кредитное учреждение, обслуживающее алмазную провинцию республики - Якутию. 18 июня 1993 г. на собрании учредителей было принято решение о создании коммерческого банка "Эргиэн" (товарищество с ограниченной ответственностью), который впоследствии, 15 февраля 1994 г., был переименован на КБ "Алмазэргиэнбанк" . 30 декабря 1998 г. произошла смена организационно-правовой формы банка - ТОО преобразовано в общество с ограниченной ответственностью. 23 июля 2003 г. банк был преобразован в акционерный коммерческий банк "Алмазэргиэнбанк" (открытое акционерное общество).

В банке работает около 500 сотрудников в головном офисе, 6 филиалах и 8 дополнительных офисах (рис. 1). Служащих в возрасте от 30 до 40 лет 374 сотрудника, или 68% от численности персонала. Около 75% сотрудников имеют высшее профессиональное образование, среднее образование имеет в основном только технический персонал, сотрудники постоянно повышают свою квалификацию (табл. 1).

Численность персонала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)

400 ┬────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─┐ │

350 ┼────────────────────────────────────────────────────────┤ ├─────┤

300 ┼───────────────────────────────────────────────283──────┤ ├─────┤

│ ┌─┐ │ │ │

│ │ │ │ │ │

250 ┼──────────────────────────────────────245──────┤ ├──────┤ ├─────┤

│ ┌─┐ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

200 ┼─────────────────────────────187──────┤ ├──────┤ ├──────┤ 194───┤

│ ┌─┐ │ │ │ 172 │ ├─┐ │

│ │ │ │ │ │ ├─┐ │ │*│ │

│ │ │ │ │ │ │*│ │ │*│ │

150 ┼────────────────────136──────┤ ├──────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├───┤

│ ┌─┐ │ 121 │ 121 │ │*│ │ │*│ │

│ 113 │ │ │ ├─┐ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │

│ ┌─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │

100 ┼───88──────┤ ├──────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├───┤

│ ┌─┐ │ │ │ │79 │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │

│ │ │72 │ │ │ ├─┐ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │

│ │ ├─┐ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │

50 ┼──┤ │*├────┤ ├──────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├────┤ │*├───┤

│ │ │*│ │ │ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │ │*│ │

0─┼──┴─┴─┴─┬──┴─┴───┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬──┴─┴─┴─┬─┘

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009

┌──────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌─┐ ┌─┐ │

│ │ │ - головной и доп офисы │*│ - филиалы │

│ └─┘ └─┘ │

└──────────────────────────────────────────────────┘

Таблица 1

Наименование действий		Используемая методика
Определить целевое предназначение интранет-портала	Расставить приоритеты и определить действительные цели портала в компании	Исходя из результатов анкетирования
Запланировать структуру интранет - портала	Предложить "Алмазэргиэнбанку" структуру портала в соответствии с проведенным анализом
Выявить этапы внедрения интранет - портала, а также функции и оргструктуру, обеспечивающие его внедрение	Провести анализ предлагающих услуги компаний; - выбрать компанию или технических специалистов, занимающихся созданием Интранета, в соответствии с выбранными параметрами портала; - выявить пошаговые действия по внедрению портала и обучению персонала; - определить мероприятия по социально - психологической подготовке персонала	Экспертная оценка; - "Мозговой штурм"
Определить нормативно - методическое, информационное, техническое, кадровое обеспечение интранет-портала	Установить нормативно - методические документы для внедрения сайта; - определить полномочия и ограничения сотрудников по отношению к порталу; - выявить единовременные и текущие затраты проекта и их возможные источники финансирования; - продумать способы привлечения сотрудников к порталу в первое время после внедрения проекта	- "Мозговой штурм"; - курсовой проект по предмету "Аудит и контроллинг персонала"
Выявить социально - экономическую эффективность проекта	Выявить экономию затрат на функции отдела по управлению персоналом и общим вопросам; - определить показатели экономической и социальной эффективности проекта	ФСА; - учебник А. Я.Кибанова "Основы управления персоналом"

Внутренний ресурс

С точки зрения основной деятельности интранет-портал - это интегрированная система управления распределенными информационными ресурсами. С точки зрения организации управления это новая концепция организации рабочих мест сотрудников с единой точкой доступа ко всей информации, необходимой для выполнения соответствующих функций. С технической точки зрения это информационная система, интегрирующая различные источники данных и отдельные функциональные системы с единой точкой входа и унифицированными правилами предоставления и обработки информации.

Интранет-порталы в российских организациях разрабатываются и внедряются для развития внутренней коммуникационной инфраструктуры, для централизации управления бизнес-процессами, для типизации структур данных и стандартизации интерфейсов, для поддержки принятия управленческих решений. Интранет-порталы, как правило, включают три раздела.

Первый раздел - презентационная часть (основные презентации по направлениями деятельности, по продуктам, участникам, сотрудникам, новости, мероприятия и т. д.).

Второй раздел - информационная часть (первичная, информационная, аналитическая информация).

Третий раздел - административная часть (регистрация и аутентификация, ограничение доступа, поиск информации на портале, средства экспорта/импорта информации, тестирование).

В рамках системы управления персоналом цель внутрикорпоративного портала заключается в полном или частичном приеме части функций HR-службы, а также повышении оперативности, доступности и управляемости информационного обеспечения деятельности сотрудников организации вне зависимости от их территориального расположения или организационного подчинения.

Выделим следующие задачи служб управления персоналом, которые решаются при помощи внедрения интранет-портала: повышение уровня информационного обмена; поиск и подбор сотрудников с помощью внутренних источников; адаптация новых сотрудников; мотивация персонала; управление профессиональным обучением, развитие и оценка персонала (проведение on-line тестирований, создание систем корпоративного обучения и т. д.); поддержка корпоративной культуры.

Опыт создания интранет-портала

в зарубежных и российских банках

На сегодняшний день интранет-порталы есть практически у всех зарубежных компаний. В России этот ресурс также становится популярным: по результатам опроса, проведенного на страницах информационного портала Rambler, где приняло участие 2350 россиян из различных компаний, 42% респондентов отмечают, что в их компаниях есть внутренний сайт. Рейтинг этого ресурса среди сотрудников достаточно высок: около 70% сотрудников пользуются им регулярно (не менее нескольких раз в неделю) .

Наиболее значительный сдвиг в развитии Интранет сейчас наблюдается в банковском секторе. Корпоративные порталы являются наиболее действенными и доступными инструментами внутренних коммуникаций . Зарубежные банки наиболее широко стали внедрять внутрикорпоративный сайт с 2000 - 2001 гг. К зарубежным крупным банкам, которые внедрили Интранет одними из первых, можно отнести Royal Bank of Scotland. Королевский банк Шотландии (RBS) внедрил интранет-портал на основе открытого исходного кода сервера приложений Zope. Банк использует Zope для ведения внутрикорпоративных бизнес-процессов, а также получения информации.

HSBC Holdings plc. - одна из крупнейших банковских групп в мире и крупнейшая по результатам 2008 г. по капитализации банковская группа Европы, работающая в 76 странах мира. DZ Bank (AG Deutsche Zentral-Genossenschaftsbank) - один из ведущих универсальных банков по предоставлению широкого спектра финансовых услуг, занимает 5-е место в Германии и 28-е место в мире по размеру активов, имеет филиалы и представительства в 15 странах. Кроме того, к зарубежным банкам, которые активно пользуются Интранет, можно отнести UBS Investment Bank, Lapeer County Bank & Trast Co и др.

К числу отечественных банков, внедривших Интранет, можно отнести: Банк России, Альфа-Банк, ВТБ 24, Внешторгбанк, Райффайзенбанк, МДМ-Банк, БТА Банк, Банк "Возрождение" и т. д. Одним из первых отечественных банков, внедривших корпоративный портал Интранет, является Центральный банк РФ, который реализовал свой проект в 2003 - 2004 гг. Основной целью создания корпоративного портала Интранет стало повышение оперативности, доступности и управляемости информационного обеспечения деятельности сотрудников Банка России вне зависимости от их территориального расположения или организационного подчинения. В настоящее время в состав Интранет включены более 60 информационных ресурсов и доступ к нему имеют все структурные подразделения Банка России. Данный портал насчитывает более 11 тыс. пользователей, ежедневно к нему обращаются до 1000 пользователей.

Результаты опроса в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)

Для обоснования создания и внедрения интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) было проведено социологическое исследование в феврале - мае 2009 г. Всего было опрошено 60 сотрудников по гнездовой (серийной) выборке, что составляет около 17% от общей численности сотрудников, представленная таблица 1 отражает характеристику респондентов. По результатам опроса были сделаны следующие выводы.

Результаты анкетирования показали, что в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) существует проблема информирования сотрудников, которую можно решить путем создания корпоративной газеты. К категориям, которые являются сигналами проблемы информирования, относятся 18% главных, 30% ведущих специалистов, 60% специалистов и 9% служащих.

Большая часть работников по всем должностям редко знают или совсем не знают о появившихся вакансиях, так, сотрудниками, которые считают, что практически никогда не информировались о появившихся вакансиях, являются специалисты (50%), главные специалисты (45%), ведущие специалисты (40%). Из 60 респондентов 30% опрошенных упускали интересующую их вакансию, еще 30% не исключают возможность, что говорит о низком уровне внутреннего найма сотрудников банка. Поэтому необходимо, чтобы сотрудники банка были уверены в том, что их всегда будут информировать о появившихся вакансиях.

В АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) сотрудники под адаптацией понимают испытательный срок (так ответили 37% респондентов), что является неверной стратегией руководства банка. Среди методов и средств, необходимых для процесса первичной адаптации работников, 1-е место заняло наставничество (28 ответов - 34%). Немногим отстают ответы относительно "наличия данных и другой информации о коллегах", так ответили 22 (26%) опрошенных, и "наличия исчерпывающей информации об организации" - 19 (23%).

Уровень мотивации сотрудников АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) можно расценивать как высокий, но руководству "Алмазэргиэнбанка" необходимо уделить внимание трудовой нагрузке, обустройству рабочих мест и удовлетворенности трудовой деятельностью главных, ведущих специалистов и служащих.

Сотрудники АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) положительно относятся к проведению анкетирований, необходимо только объяснить, в чем заключается цель опроса, и довести до всех полученные результаты.

Необходимо совершенствовать внутреннюю коммуникацию АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).

Сотрудники хотят внедрения в их организации интранет-портала.

Итак, внедрение интранет-портала в целях совершенствования системы управления персоналом АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) является одной из актуальных задач.

Методика внедрения интранет-портала

Мы разработали методику, оценивающую актуальность внедрения интранет-портала с учетом узких мест в системе управления, а именно низкий уровень информирования; поиска и подбора сотрудников; адаптации; мотивации; профессионального обучения, развития и оценки персонала; корпоративной культуры. Опираясь на результаты полученного исследования, разработали методику внедрения интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).

Разработка мероприятий по внедрению интранет-портала в общей сложности охватывает 5 основных действий, каждое из которых, в свою очередь, использует следующие методики: экспертную оценку; метод "мозгового штурма"; функционально-стоимостный анализ для выявления экономии затрат на функции отдела по управлению персоналом; курсовой проект по дисциплине "Аудит и контроллинг персонала" для определения возможных источников финансирования проекта (табл. 1).

Выбор поставщика интранет-портала

Для выбора интранет-решения в первую очередь были рассмотрены, проанализированы предложения основных поставщиков данных решений (табл. 2).

Таблица 2

Анализ поставщиков автоматизированных систем

	Компания	Наименование портала/сайта	Решение заданных функций	Срок разработки и внедрения	Заказчики	Цена, руб.
		1С - Битрикс: Корпоративный портал		Готовый портал		На 25 пользователей - 34 500. На 1000 пользователей - 309 500
Примечание	Содержит новости, файлохранилище, рабочие группы, календари, форумы, блоги, соцсеть с профайлами, мессенджер, возможность проводить учебные курсы. Высокая производительность. Интеграция с "1С: Зарплата и Управление Персоналом" и Microsoft Office
	WSS - Consulting	Portal Light 2.0			АКБ "Московский Банк Реконструкции и Развития"
	Portal Enterprise 2.0			ВТБ 24, АКБ Финпромбанк
Примечание	Имеет множество расширений и интегрированных систем. Тесно интегрирована с MS Office и MS Exchange. Может поставляться как вэб - сервис
	Tops Business Integrator (Tops BI)	Share Point Server 2007			АБ "ГПБ - Ипотека", АКБ Совфинтрейд
Примечание	Основные области применения порталов - управление знаниями, автоматизация общекорпоративных бизнес-процессов, сотрудничество в рамках организации
		Softline Portal		Комбинированный
Примечание	Содержит настраиваемый модуль документооборота, элементы социальной сети, коммуникационные инструменты. Все модули в портале можно настраивать визуально без помощи ИТ-специалистов
	Softline Consulting Services	DeskWork 1.0. Базовый
	DeskWork 1.0. Стандарт
	DeskWork 1.0. Расширенный
Примечание	Базовый - набор из 4 шаблонов оформления портала с новым дизайном (2 цвета и 2 схемы расположения), 5 уникальных модулей и базовый функционал SharePoint. Стандарт - + библиотека дополнительных модулей (выбираются из 20 готовых модулей)
	"РБК СОФТ"			Комбинированный (от 3 недель до 1 месяца)	КМБ Банк, Связьбанк, Банк "Урал ФД"
Примечание	После запуска интранет-портала он может быть размещен на хостинг - площадке РБК. Специалисты РБК могут оказать техническую поддержку системы
				Комбинированный (от 2 до 5 месяцев)	АКБ "МДМ - Банк"
		OnArt IntraNet Engine
	IBM Lotus Software				Альфа-банк
Примечание	Предоставляет избыточную функциональность для совместной работы и управления контентом для организации любого размера портала. Отлично интегрируется с другими системами IBM.

Условные обозначения: П - полностью; Ч - частично.

Был сделан вывод, что из всех рассмотренных вариантов АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) подходят 5 вариантов портала, из которых экспертная группа и руководство банка выбрали "РБК СОФТ" (RBC Mylntranet). Данный выбор можно объяснить тем, что интранет-решение компании "РБК СОФТ" полностью удовлетворяет требованиям банка: предлагается частичная разработка портала по установленной банком структуре, цена оптимальна и не зависит от количества пользователей, имеется достаточно большой опыт внедрения в банках страны плюс привлекательное специальное предложение (бесплатное обучение технических специалистов). ООО "РБК СОФТ", входящее в состав группы компаний "АРМАДА" (ММВБ, РТС: ARMD), специализируется на корпоративных решениях в области информационных технологий и Интернет. RBC Mylntranet - это интранет-портал на базе платформы Microsoft Office SharePoint Server 2007. Данный портал предназначен для решения таких задач, как: создание единого источника необходимой информации и документов для сотрудников всех офисов и филиалов компании; организация эффективных коммуникаций и совместной работы; поддержание и развитие корпоративной культуры; решение задач HR-службы компании.

Рассчитаем затраты на внедрение интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО), используя методику упущенной выгоды. Так, в табл. 3 отражены затраты на персонал в банке.

Таблица 3

Затраты на персонал в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)

за 2006 - 2007 гг.

Направление затрат
Сумма затрат, руб.	Уд. вес в общей сумме затрат, %	Сумма затрат, руб.	Уд. вес в общей сумме затрат, %	Сумма затрат, руб.	Уд. вес в общей сумме затрат, %
Фонд оплаты труда - всего. В том числе:
а) оплата за отработанное время
б) оплата за неотработанное время
в) единовременные поощрительные выплаты
Затраты на привлечение персонала (наем, отбор)
Затраты на увольнение персонала
Расходы на профессиональное обучение, повышение квалификации
Расходы на аттестацию
Затраты на обязательные отчисления
Расходы на мотивацию (премиальные + оплата проезда + материальная помощь)
Расходы на культурно-бытовое обслуживание (спортивные секции, корпоративные мероприятия)
Прочие расходы

Затраты на ФОТ и затраты на увольнение АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) можно считать соответствующими идеальной модели затрат.

Необходимо увеличить расходы на обучение и повышение квалификации, например, за счет сокращения расходов на мотивацию, так как данный показатель тоже является главным фактором в мотивировании работников, а также за счет сокращения прочих расходов, например затраты на корпоративные мероприятия.

Необходимо оптимизировать затраты на мотивацию таким образом, чтобы сокращения не были в ущерб интересам сотрудников банка.

Можно сократить прочие расходы и расходы на культурно-бытовое обслуживание при условии, что полученные деньги пойдут на удовлетворение более востребованной потребности персонала АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).

Исходя из приведенных выводов о том, что необходимо оптимизировать затраты на мотивацию, прочие расходы и расходы на культурно-бытовое обслуживание при условии, что сокращения не были в ущерб интересам сотрудников банка, мы можем предложить: часть финансирования разрабатываемого проекта по внедрению интранет-портала определить из данных статей расходов на персонал, которые составляют около 12 - 15% от общей суммы затрат и в год составляют около 20 - 30 млн руб. (табл. 4)

Таблица 4

Расчет затрат на внедрение интранет-портала

в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)

В табл. 5 отразим структуру единовременных затрат по внедрению интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО).

Таблица 5

Структура единовременных затрат по внедрению

интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)

Наименование затрат	Стоимость 1 ед., руб.	Итого, руб.
Стоимость программного пакета
Оплата за обучение
Из нее: - оплата проезда по маршруту Якутск - Москва - Якутск
Оплата за проживание	600 (в сутки) за 7 дней
Оплата командировочных	350 (в сутки) за 7 дней
Оплата премии за внедрение проекта	От 15 000 до 30 000
Прочие расходы (канцелярская оснащенность и др.)

Экономический эффект от внедрения интранет

Экономический эффект АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) в сфере управления персоналом достигается преимущественно за счет снижения трудоемкости выполнения функций управления, вследствие исключения дублирующих операций.

Сопоставление результатов до и после внедрения проекта и экономический эффект можно показать с помощью следующей табл. 6.

Таблица 6

Экономический эффект от внедрения интранет-портала

в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО)

┌──────────────────┬────────────────┬───────────┬──────────┬───────────────────┬─────────┐

│ Полное │ Должности лиц, │ Должности │ Затраты │ Затраты на │Эффект от│

│ наименование │откуда поступают│ лиц, │ труда │ выполнение функции│внедрения│

│ функций отдела по│документы, формы│участвующих│выполнения│ в течение года с │ проекта,│

│ работе с │ или исходные │ в │ функции │ учетом стоимости │ руб. │

│персоналом и общим│ данные │ исполнении│ каждого │технических средств│ │

│ вопросам │ │функции, их│работника,│ и отчислений на │ │

│ │ │ месячный │ ч │ социальное │ │

│ │ │оклад, руб.│ │ страхование, руб. │ │

│ │ │ │ ├─────────┬─────────┤ │

│ │ │ │ │ до │ после │ │

│ │ │ │ │внедрения│внедрения│ │

│Отбор, │- Гл. спец. │ +3 248 │ +140 │ 42 481 │ 14 711 │ -27 770 │

│тестирование и │- Вед. спец. │ │ │ │ │ │

│первичная оценка │- Вед. спец. (ф)│ │ │ │ │ │

│нанимаемых │+ Вед. спец. (д)│ │ │ │ │ │

│специалистов │ │ │ │ │ │ │

├──────────────────┼────────────────┼───────────┼──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤

│Формирование и │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 16 601 │ 15 985 │ -615 │

│поддержание базы │ │ │ │ │ │ │

│данных резерва │ │ │ │ │ │ │

│кадров │ │ │ │ │ │ │

│Осуществление │+ Вед. спец. (д)│ +3 248 │ +22 │ 13 702 │ 15 649 │ +1 947 │

│анализа │ │ │ │ │ │ │

│потребности в │ │ │ │ │ │ │

│обучении и повыш. │ │ │ │ │ │ │

│квалификации, │ │ │ │ │ │ │

│определение │ │ │ │ │ │ │

│приоритетных │ │ │ │ │ │ │

│направлений и │ │ │ │ │ │ │

│составление │ │ │ │ │ │ │

│графиков обучения │ │ │ │ │ │ │

│Подготовка │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 4 684 │ 5 454 │ +770 │

│материалов по │ │ │ │ │ │ │

│привлечению │ │ │ │ │ │ │

│работников к │ │ │ │ │ │ │

│материальной и │ │ │ │ │ │ │

│дисциплинированной│ │ │ │ │ │ │

│ответственности │ │ │ │ │ │ │

│Учет личного │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 43 940 │ 47 833 │ + 3893 │

│состава │ │ │ │ │ │ │

│Ведение │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ -200 │ 69 660 │ 67 137 │ -2 523 │

│установленной │ │ │ │ │ │ │

│документации по │ │ │ │ │ │ │

│кадрам │ │ │ │ │ │ │

│Составление │Вед. спец. │ +1 724 │ -20 │ 51 534 │ 50 843 │ -690 │

│графиков отпусков,│Вед. спец. (д). │ │ -50 │ │ │ │

│учет использования│Вед. спец. (ф) │ │ │ │ │ │

│работниками │ │ │ │ │ │ │

│отпусков, │ │ │ │ │ │ │

│оформление │ │ │ │ │ │ │

│очередных отпусков│ │ │ │ │ │ │

│Ведение учета │- Гл. спец. │ +1 724 │ -30 │ 20 848 │ 19 043 │ -1 804 │

│замещения штатного│Вед. спец. │ │ +20 │ │ │ │

│расписания │Вед. спец. (д). │ │ -30 │ │ │ │

│ │Вед. спец. (ф) │ │ │ │ │ │

│Формирование и │Вед. спец. (д) │ +1 724 │ │ 22 581 │ 25 466 │ +2 885 │

│ведение банка │ │ │ │ │ │ │

│данных о │ │ │ │ │ │ │

│количественном и │ │ │ │ │ │ │

│качественном │ │ │ │ │ │ │

│составе │ │ │ │ │ │ │

│сотрудников │ │ │ │ │ │ │

│Сопровождение │- Вед. спец. │ │ │ 25 870 │ 6 697 │ -19 172 │

│процесса адаптации│- Вед. спец. (ф)│ │ │ │ │ │

│новых сотрудников │ │ │ │ │ │ │

│Организация │Рук. упр-ния. │ │ -60 │ 27 394 │ 12 173 │ -15 220 │

│проведения │Гл. спец. │ │ -40 │ │ │ │

│аттестации │+ Вед. спец. (д)│ │ +40 │ │ │ │

│работников, ее │ │ │ │ │ │ │

│методическое и │ │ │ │ │ │ │

│информационное │ │ │ │ │ │ │

│обеспечение, │ │ │ │ │ │ │

│участие в анализе │ │ │ │ │ │ │

│результатов │ │ │ │ │ │ │

│аттестации │ │ │ │ │ │ │

│Подготовка │- Вед. спец. (д)│ │ │ 27 394 │ 20 307 │ -7 086 │

│необходимых │ │ │ │ │ │ │

│материалов для │ │ │ │ │ │ │

│рассмотрения на │ │ │ │ │ │ │

│комиссии по │ │ │ │ │ │ │

│установлению │ │ │ │ │ │ │

│выслуги лет │ │ │ │ │ │ │

│Организация │Рук. управления.│ │ -30 │ 11 620 │ 14 791 │ +3 171 │

│корпоративных │+ Вед. спец. (д)│ │ +20 │ │ │ │

│мероприятий │ │ │ │ │ │ │

│совместно с │ │ │ │ │ │ │

│заинтересованными │ │ │ │ │ │ │

│подразделениями │ │ │ │ │ │ │

│банка │ │ │ │ │ │ │

├──────────────────┴────────────────┴───────────┴──────────┼─────────┼─────────┼─────────┤

│Итого: │ 378 309 │ 316 089 │ -62 220 │

└──────────────────────────────────────────────────────────┴─────────┴─────────┴─────────┘

Условные обозначения: "-" - исчезновение, снижение или уменьшение; "+" - появление, увеличение.

Таким образом, при внедрении интранет-портала банк получит сокращение затрат на осуществление функций отдела кадров - 62 220 руб. в год, а также оптимальное распределение функций между сотрудниками отдела и избавление от излишних функций.

Кроме того, экономическим эффектом в сфере управления можно считать снижение трудоемкости обработки информации, которая определяется по формуле:

Ру = Т x (Зм / Кд x Ч) - Тм x Св, (1)

где Т - трудоемкость обработки информации ручным способом, чел. час.;

Зм - среднемесячная заработная плата управленческого работника;

Кд - количество рабочих дней в месяце, дн.;

Ч - количество рабочих часов в день, ч.;

Тм - трудоемкость обработки той же информации на компьютере, чел.-час.;

Св - стоимость одного часа использования компьютера, руб.

В результате внедрения интранет-портала снизятся затраты труда:

1) на подготовку материалов для представления персонала к материальным поощрениям. Данные затраты составляют в общем 186 ч в год экономический эффект будет равен: 186 x 78 = 14 508 руб.;

2) на подготовительную работу по дисциплинарной ответственности: Ру =

1,1 x (17 000 / 22 x 8) - 0,4 x 230 = 106 - 92 = 14 руб. в час. В год:

64 x 14 = 896 руб.;

3) на обработку данных о количественном и качественном составе

сотрудников: Ру = 3,4 x (17 000 / 22 x 8) - 1,2 x 230 = 328 - 276 =

52 руб. в час. В год: 240 x 52 = 12 480 руб.

Таким образом, Ру = 14 508 + 896 + 12 480 = 27 884 руб.

Управленческие решения будут приниматься более эффективно:

Ру = SUM (Т1 - Т2) x Цу, (2)

где Т1, Т2 - длительность обоснования, выработки, принятия и реализации решения до и после мероприятий, дн.;

Цу - стоимость одного дня работы работника управления.

Произведем расчет эффективности управленческих решений:

По премировании сотрудников: Ру = 1 x (10 - 4,5) x 772 = 4246 руб.;

По расстановке кадров: Ру = 3 x (14 - 6) x 772 = 18 528 руб.;

По кадровой политике: Ру = 2 x (13 - 7) x 772 = 9264 руб., итого:

Ру = 4246 + 18 528 + 9264 = 32 038 руб.

Мы считаем, что за счет внедрения интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО):

Уменьшатся издержки на офисную бумагу, картридж и использование технических средств, т. к. основные документы организации будут носить электронный характер;

Сократятся потери рабочего времени на поиск необходимой документации и т. д.

Рассчитаем показатели экономической эффективности.

1. Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект (Эинт):

Эинт = ЧДД = Эу1 + Эу2 - SUM Kylt x альфа, (3)

где Эу1 - экономический эффект в сфере управления;

Эу2 - экономический эффект в сфере производства;

SUM Kylt - предпроизводственные затраты в t-м году расчетного периода;

альфа - коэффициент дисконтирования.

Эинт = ЧДД = (62 220 + 27 884 + 32 038) + 10 000 - 350 300 x 0,892 857 = 132 142 - 312 768 = -180 626 руб.

Таким образом, можно сделать вывод, что в первый год после внедрения интранет-портала единовременные затраты в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) окупятся на одну треть.

2. Индекс доходности (ИД) представляет собой отношение суммы приведенных доходов к величине капиталовложений и рассчитывается по следующей формуле:

ИД = (1 / Квл) x SUM (Pt - K"t) x альфа, (4)

где Квл - сумма дисконтированных капиталовложений, руб.;

Pt - экономические результаты, достигаемые на t-м шаге;

K"t - затраты на t-м шаге при условии, что в них не входят капиталовложения, руб.

ИД = (1 / 350 300) x (1 x (132 142 - 312 768) x 0,892 857 + 2 x (132 142 - 50 000) x 0,797 194 + 3 x (132 142 - 50 000) x 0,711 780) = 0,00 000 285 x (-161 273 + 130 966 + 175 401) = 0,00 000 285 x 145 094 = 0,413.

Индекс доходности составит 0,413. Мы считаем это высоким показателем для банковской отрасли.

3. Срок окупаемости (Tок) - минимальный временной интервал (от начала осуществления проекта), за пределами которого интегральный экономический эффект становится положительным и в дальнейшем остается неотрицательным. Срок окупаемости определяется исходя из условия:

Tок = min t, при котором SUM (Pt - K"t) x альфа = Квл. (5)

Квл = 350 300 руб. 1 x (132 142 - 50 000) x 0,892 857 + 2 x (132 142 - 50 000) x 0,797 194 + 3 x (132 142 - 50 000) x 0,711 780) = 73 341 + 130 966 + 175 401 = 379 708 руб.

Tок = 2 - 2,5 года.

Таким образом, данный проект окупится через два или два с половиной года и в последующем будет приносить доход банку примерно 130 тыс. руб. в год.

Социальная эффективность проекта

Область применения проекта затрагивает социальную сторону организации. Его социальная эффективность проявляется в возможности достижения позитивных, а также избегания отрицательных с социальной точки зрения изменений в организации.

К числу позитивных изменений при внедрении интранет-портала в АКБ "Алмазэргиэнбанк" (ОАО) можно отнести следующие по отдельным подсистемам системы управления персоналом.

Подсистема планирования и маркетинга персонала:

Создание условий для реализации и развития индивидуальных способностей работников;

Формирование благоприятного имиджа организации.

Подсистема найма и учета персонала:

Обеспечение внутреннего найма персонала;

Повышение обоснованности кадровых решений по перемещению персонала.

Подсистема условий труда:

Обеспечение персоналу банка надлежащего уровня труда и досуга;

Обеспечение желаемых перемен в социальной среде "Алмазэргиэнбанка".

Подсистема трудовых отношений:

Своевременное выявление проблем в групповых и индивидуальных взаимоотношениях;

Формирование организационной культуры.

Подсистема развития персонала:

Всесторонняя адаптация персонала;

Обеспечение согласованности целей работников и руководства банка при управлении карьерой;

Овладение социокультурными нормами банка.

Подсистема мотивации и стимулирования персонала:

Создание условий для развития личности сотрудников;

Формирование чувства причастности работника к делам банка;

Формирование современной системы мотивации и лояльности сотрудников к банку.

Подсистема социального развития:

Создание благоприятного социально-психологического климата;

Формирование механизма обратной связи с работниками исходя из их желания и нужд;

Создание возможностей для общения вне работы и участия в общественной жизни компании.

Подсистема информационного обеспечения:

Обеспечение информированности работников о происходящих событиях, изменениях, вынесенных распоряжениях в банке;

Повышение качества, оперативности и обоснованности информирования;

Формирование возможности контроля над изменением запросов различных категорий работников и др.

Таким образом, интранет-портал позволяет повысить информирование сотрудников организации; повысить эффективность поиска и подбора сотрудников; повысить уровень удовлетворенности адаптации новых сотрудников и мотивации.

Интранет-портал - это инструмент профессионального обучения, развития и оценки персонала, а также поддержка корпоративной культуры.

Библиография

1. Шабанова А. Внутренний корпоративный сайт как средство информационного обмена в компании // Управление персоналом. 2005. N 15 (121). С. 48.

Корпоративный портал нередко путают с корпоративным сайтом. На самом деле, это абсолютно разные инструменты и функции портала намного шире. По сути, портал - это некий виртуальный офис компании, позволяющий всем сотрудникам обмениваться документами и информацией, а также автоматизировать основные бизнес-процессы. А вот понятия корпоративного портала и интранета традиционно используются как синонимы.

Интранет, или корпоративный портал, - весьма объемный и сложный инструмент, позволяющий справиться с решением большого круга задач. Это не просто самостоятельный сайт, а целая совокупность разных продуктов, например, система работы с документами, таск-трекер, ERP-система и множество других в зависимости от потребностей конкретной организации. Портал объединяет функции хранилища файлов и документов, социальной сети и информационного ресурса. При этом главных задач у любого портала всего две: дать сотрудникам возможность коллективно работать над поставленными задачами и обеспечить эффективные внутренние коммуникации.

Для решения этих задач в типовой корпоративный интранет могут входить следующие блоки:

сведения о компании: устав, структура, должностные инструкции, миссия и мировоззрение компании, корпоративный стиль и т.д.;
сведения о сотрудниках: персональные данные и страницы, контакты, занимаемая должность, подразделение, достижения;
обновляемая информация: приказы, распоряжения, объявления о событиях в компании, взыскания и благодарности, новости компании;
единая база знаний: справочная информация (каталоги продукции, прайс-листы), документы, шаблоны, архив файлов;
инструменты общения: форумы, опросы, анкеты, связь с руководящим аппаратом и коллегами;
служебные механизмы: проекты, постановка задач и контроль их выполнения, заявки на приобретение оргтехники, заказ пропусков, транспорта и тому подобное.

Как показывает практика, корпоративный портал способен эффективно решать вопросы рабочего плана, такие как постановка и контроль выполнения задач, аналитика, создание системы хранения важной информации, автоматизация бизнес-процессов и системы управления взаимоотношений с клиентами (CRM).

Достаточно успешно реализуется на порталах и быстрая связь между разными подразделениями компании. Исчезает необходимость, например, уведомлять каждое подразделение о нововведении или важном событии - достаточно разместить информацию на портале, и она тут же станет достоянием общественности. Персонал, кроме того, имеет постоянный доступ к базе знаний компании.

На заметку
Один из главных трендов развития интранета - это его упрощение. Если несколько лет назад разработчики пытались оснастить его максимальным количеством функционала, то сегодня они все чаще отказываются от таких решений в пользу более простых социальных интранетов.

Что касается эффективных коммуникаций между сотрудниками, то в теории портал, конечно, дает им возможность мгновенного общения через интегрированную социальную сеть, обсуждения как рабочих, так и личных вопросов на форумах и в группах. Каждый может пообщаться с каждым, задать вопрос, передать и получить нужную информацию... На практике, к сожалению, это работает далеко не всегда или не работает вовсе. Интранет хорош для автоматизации различных операций, упрощения системы документооборота и отчетности, поиска нужной информации, но… не для общения.

Кстати, успешность взаимодействия сотрудников с помощью портала во многом зависит от степени их вовлеченности в общение на всех управленческих уровнях. Открытая организация, где любой может напрямую обратиться к руководителю, намного привлекательнее для действующих и потенциальных сотрудников. Это создает у персонала дополнительную уверенность в том, что топ-менеджмент относится к членам коллектива как к полноправным партнерам и формирует лояльность к компании.

Интранет - это очень удобный, а порой и жизненно необходимый инструмент для компаний, в которых имеются удаленные сотрудники. Для них портал может служить настоящим мобильным рабочим местом. Полезен портал и для крупных фирм, имеющих филиалы в рамках одного населенного пункта или даже в разных городах. Но даже и в том случае, если у фирмы нет филиалов, но имеется большой штат сотрудников, а отделы расположены на разных этажах, портал может стать средством объединения всех в одну команду. При наличии портала исчезает необходимость ходить с бумажными документами из кабинета в кабинет, тратя на это драгоценное рабочее время и отвлекая других сотрудников, или искать клиентскую базу где-то на просторах 1С, с которой работать умеет далеко не каждый. Конечно, если в организации работают два-три человека и в течение рабочего дня они находятся в одном кабинете, то портал в этом случае будет ненужной роскошью.

Иногда руководители компании искренне не понимают, зачем может понадобиться корпоративный портал, считая его установку пустой тратой денег. На самом деле, портал необходим компании, если:

Очень полезен будет портал и тем компаниям, где нужна быстрая адаптация сотрудников или обучение персонала. При наличии интранета новичок гораздо быстрее входит в курс своих обязанностей, поскольку получает доступ ко всей основной информации, имеет возможность получать консультации по любому вопросу у опытных коллег. Для обучения сотрудников не потребуется организовывать очные курсы или тренинги - все это можно сделать онлайн на территории портала. Не придется и надолго отрывать работников от трудового процесса и тратить дополнительные средства на организацию.

Процесс внедрения интранета в компании достаточно сложный и многоэтапный. Первый этап - это всегда решение «сверху». Именно руководство должно принять решение о внедрении и способствовать его продвижению. Но психология людей такова, что любые нововведения и изменения привычного хода работы воспринимаются в штыки, независимо от того, насколько полезными и эффективными они окажутся в будущем.

Итак, допустим, что решение принято. С чего начать?

Этап 1. Сбор требований и планирование проекта. На этом этапе определяются главные цели внедрения и собираются мнения всех заинтересованных лиц.
Этап 2. Создание информационной архитектуры портала. Под этим понимается структурирование всех данных на портале, то, как они будут представлены пользователям. Главное назначение структуры - ускорение поиска, самая важная информация должна быть получена не более, чем в три «клика» мышкой.
Этап 3. Оптимизация бизнес-процессов. Это нужно для того, чтобы портал был не просто складом информации, но и автоматизировал самые трудоемкие бизнес-процессы компании.
Этап 4. Создание дизайна портала. В данном случае дизайн - не просто картинка, он серьезно влияет на удобство портала для пользователей. Работа над дизайном обычно ведется параллельно с программной реализацией.
Этап 5. Информационное наполнение. По мнению специалистов, инициаторами публикаций в начале работы интранета должны быть топ-менеджеры, но от них должно поступать не более 20% постов. Остальное - публикации рядовых сотрудников. Если их количество в дальнейшем окажется менее 80%, то, возможно, портал не является инструментом для персонала. К сожалению, на деле за наполнение обычно отвечает администратор.
Этап 6. Продвижение среди сотрудников и обучение пользователей. Пожалуй, самый сложный и ответственный этап. Как бы идеально не был создан портал с точки зрения программного обеспечения или дизайнерского оформления, если он не будет востребован сотрудниками компании, ценность его будет равна нулю. Чтобы проинформировать коллектив о запуске интранета, можно разослать информационное письмо с оповещением о сервисе и его самых полезных возможностях, советами по переходу на новую систему. В процессе функционирования портала каждая компания находит свои решения для его популяризации среди работников, например, у кого-то доступ в интернет или электронную почту открывается только через интранет, а кто-то материально поощряет тех, кто регулярно использует портал в работе. Мотивация к использованию этого инструмента - едва ли не самая сложная часть работы по внедрению портала.

Yammer. По заявлению разработчиков, этот корпоративный портал будет полезен всем подразделениями компании - от руководителей до рядовых сотрудников. На сегодня он доступен только в составе еще одного продукта ― Microsoft-Office365 ― и легко интегрируется с SharePoint. При этом они во многом схожи, но Yammer - это облачное решение, а SharePoint - серверное.

Структура портала несколько напоминает популярный Twitter, интранет позволяет сотрудникам обмениваться мгновенными сообщениями, включая текстовые файлы и изображения, формировать рабочие группы, просматривать онлайн-контакты, искать людей, группы или тексты, использовать общую базу данных и принимать участие в ее формировании. Интерфейс портала достаточно прост, разобраться в нем сможет каждый, кто имеет хоть небольшой опыт работы с социальными сетями.

Кроме создания внутренних коммуникаций между сотрудниками, Yammer также помогает решать бизнес-задачи, такие как создание коммуникаций для руководителей, управление проектами, взаимодействие с бизнес-партнерами, формирование мотивации у персонала, обучение и адаптация сотрудников, повышение эффективности продаж.

Поскольку Yammer на сегодня является составной частью Office365, то установить его отдельно от последнего не представляется возможным. Но зато от добавления Yammer во все тарифы онлайн-офиса цена последнего не изменилась. Кстати, именно невозможность самостоятельной установки Yammer и можно считать одним из его главных недостатком наряду с тем, что Yammer подойдет лишь тем компаниям, которые хотят разработать свой индивидуальный корпоративный портал, поскольку не является готовым коробочным решением.

«Битрикс24» - корпоративный портал с функциями социальной сети. Он содержит микроблоги, мессенджер, хранилище файлов, фотогалереи. С помощью «Битрикс24» можно не только общаться и совместно работать над проектами, но и вести свой CRM, планировать и учитывать рабочее время, автоматизировать бизнес-процессы, управлять персоналом. Всего предлагается 12 рабочих инструментов.

«Битрикс» выглядит как корпоративный Facebook, во всяком случае, интерфейсы у них очень похожи. На главной странице имеется привычная лента, в которой каждый пользователь может писать свои сообщения и комментарии к постам других участников. Эта же лента отражает и все события компании. Существует как коробочный, так и облачный варианта портала. «Битрикс» можно установить как на стационарный компьютер, так и на ноутбук или любое мобильное устройство. Кроме того, интранет легко интегрируется с Google, Apple, Microsoft. Цена ПО зависит от вида выбранного тарифа: пакет «Проект» на 12 пользователей можно установить бесплатно, «Проект+» - за 990 рублей в месяц, «Компания» - за 10 990 рублей. Количество пользователей в двух последних пакетах не ограничено.

По отзывам пользователей - главные минусы портала - неинформативный интерфейс и перегруженность функционалом.

Jive - это готовое решение, которое дает возможность создавать собственный внутрикорпоративный портал в компании. Здесь имеются готовые шаблоны для отдела маркетинга, отдела продаж, HR, службы технической поддержки - запустить и развить портал можно в максимально сжатые сроки Пользователи могут настроить свое индивидуальное рабочее пространство при помощи стартовой страницы. Приложение содержит все необходимые инструменты для управления проектами, корпоративным контентом и задачами.

Для пользователей доступны блоги, профили, обсуждения, группы, календари, умный поиск и многое другое. Jive можно интегрировать с Google и Office365, доступ к порталу возможен с любых устройств, включая мобильные.

Цена приложения зависит от выбранного пакета, на сегодня их предлагается три: Select, Premier или Premier+. Главный недостаток портала - отсутствие локализации на русском языке и отличие навигации от привычных пользователю соцсетей. Из-за большого количества возможностей, процесс адаптации пользователей к интранету может вызвать трудности.

На рынке сегодня представлено достаточно большое количество решений. Понять, какое из них подойдет конкретной компании достаточно сложно. Именно поэтому в разделе об интеграции особое место занимает необходимость постановки четкой цели. Конечно, рабочий функционал представлен практически везде одинаково хорошо, что касается социального - вопрос остается открытым.

Направление
затрат

I-е полугодие
2008 г.

Сумма
затрат,
руб.

Уд. вес
в общей
сумме
затрат,
%

Сумма
затрат,
руб.

Уд. вес
в общей
сумме
затрат,
%

Сумма
затрат,
руб.

Уд. вес
в общей
сумме
затрат,
%

Расходы на
мотивацию
(премиальные +
оплата проезда +
материальная
помощь)

Расходы на
культурно -
бытовое
обслуживание
(спортивные
секции,
корпоративные
мероприятия)

Прочие расходы

Что предпочесть: разработку индивидуального инструмента или готовое решение? Об этом мы поговорили с Дмитрием Бенцем, разработчиком корпоративной социальной сети LOQUI BUSINESS :

«Если руководство будет понимать, зачем и для кого нужен интранет, то станет ясно и какой именно портал лучше всего установить. Не последнюю роль в выборе, конечно, играют финансовые возможности. Индивидуальное решение всегда будет дороже, чем коробочный вариант, но иногда компании и не нужно это решение. Готовые порталы успешно справляются с возложенными на них задачами, и большинство из них позволяют настроить все функции под специфику компании.

Но очень часто, к сожалению, встречается ситуация, когда портал становится только хранилищем информации, а делу укрепления внутренних коммуникаций он никак не помогает. Это происходит потому, что портал все же официальный рабочий инструмент, а человек психологически не расположен к общению с его помощью. Если компания видит своей основной целью именно укрепление внутренних коммуникаций, то внедрять нужно корпоративную социальную сеть. Именно КСС становится той площадкой, где персонал компании начинает активно общаться по всем вопросам, решать рабочие задачи, обмениваться мнениями, делиться информацией. Сети становятся все более востребованными, и одной из первых отечественных разработок стал наш LOQUI BUSINESS. Мы надеемся, что его ждет большое будущее. По крайней мере, мы постарались внедрить в него самое лучшее от социальной сети и корпоративного портала, чтобы LOQUI стал инструментом, способным решить любые вопросы и задачи компании».

Вот уже несколько лет рост популярности внутрикорпоративных СМИ продолжает оставаться одним из самых актуальных признаков развития корпоративной культуры. Все больше компаний рассматривают варианты не только печатных изданий, но и электронных. И этот выбор год от года становится все осмысленнее.

Как отмечает Руководитель проектов в сфере внутрикорпоративного PR ЦКТ «PRопаганда» Елена Улина, наиболее значительный сдвиг в развитии интранет-сайтов и корпоративных порталов сейчас наблюдается в банковском и финансовом секторе.

Пришло понимание того факта, что без полноценного информационного обмена внутри организации невозможна ее эффективная и результативная работа. Большинство сотрудников банков и прочих финансовых структур в основном работает за компьютером, а в этом случае, именно интранет-сайты и корпоративные порталы являются наиболее действенными и доступными инструментами внутренних коммуникаций.

Корпоративную культуру можно и нужно изменять, развивать и улучшать. Общая идея объединяет людей, делает их соратниками. Добрые отношения и культура поведения - залог конкурентоспособности и эффективности компании. На смену общепризнанным нормам, таким как иерархия, дисциплина, послушание, приходят другие: команда, профессионализм, творчество, самореализация личности. Важно, чтобы интранет-сайт появился в организации на достаточно ранней стадии развития. И точно должен быть у компании, которая существует более года, даже если в ней работает всего несколько десятков
человек.

Создание корпоративного портала - задача достаточно сложная и неоднозначная, для нее не существует универсального решения. «Корпоративный сайт - тот случай, когда для решения задачи требуется интегральное усилие команды специалистов», - считает Марк Кукушкин, один из наиболее авторитетных в России консультантов по управлению и организационному развитию, директор компании «Тренинг-бутик».

Однако на практике перед огромным количеством компаний и руководителей различного уровня стоит задача достаточно быстрого запуска корпоративного информационного портала. В основном, конечно, это головная боль кадровой службы.

В любой компании, на любом предприятии, будь то какое-либо производство или офис, основные задачи HR-службы в основном одни и те же, только решаются они везде по-разному.

Эти задачи можно разделить на несколько основных направлений:

Поиск и подбор сотрудников.
Адаптация новичков.
Информирование.
Мотивация.
Профессиональное обучение, развитие и оценка персонала.
Обеспечение обратной связи.
Командообразование и поддержание корпоративной культуры.

Поиск сотрудников
При огромном разнообразии методов поиска найти действительно хорошего специалиста, который подойдет вашей компании и профессионально и психологически, до сих пор очень непросто.

Достаточно эффективным инструментом в решении этой задачи может быть интранет-сайт. Список актуальных вакансий можно выложить на отдельную страницу вакансий и регулярно обновлять. Это даст двойной эффект. Во-первых, любой сотрудник, увидев вакансию, может предложить ее своим друзьям и знакомым и, соответственно, рекомендовать их компании. А человек, пришедший по рекомендации, все-таки значительно надежнее и предсказуемее, чем просто пришедший «с улицы».

А во-вторых, сам сотрудник компании, заинтересовавшись, может попробовать себя на эту должность. И в этом случае мы решаем сразу две задачи - закрываем нужную нам вакансию, и хороший специалист, достигший потолка в своем отделе или чем-то недовольный, не будет потерян для компании, а, наоборот, будет эффективен на новом поприще.

Адаптация
После того, как новый сотрудник пришел в компанию, ему надо не только рассказать о его обязанностях и правах, но и о самой компании, ее истории, традициях, целях, о коллективе, в котором он будет работать. А также познакомить коллектив с новым коллегой.

Корпоративный портал, пожалуй, лучший и уж точно самый удобный помощник в решении этой задачи. Во-первых, именно на внутреннем сайте можно разместить максимальное количество информации о компании, в том числе и закрытую, которую невозможно разместить на внешних ресурсах. Это могут быть корпоративные ценности, стратегические цели всей компании и отдельных департаментов, информация о штрафах и поощрениях, внутренние процедуры, портретная галерея руководящих лиц
и т.д.

Во-вторых, на интранет-сайте возможно размещение всей внутренней документации, необходимой как для оформления нового сотрудника (анкеты, должностные инструкции и т.д.), так и для повседневной работы компании - приказы, бухгалтерские формы, шаблоны заявок.

И, наконец, в-третьих, интранет-портал дает прекрасные возможности по введению нового сотрудника в коллектив. В первую очередь, этому способствует размещение персональной информации обо всех сотрудниках, в которой отражаются не только контактные данные - телефоны и e-mail, но и фотография, и личная информация - например увлечения и хобби. В большой компании такая система реально облегчает жизнь, особенно новым сотрудникам.

Информирование

Издание любого приказа, объявления, инструкции требует одновременного донесения информации до всех заинтересованных лиц, а то и до всего коллектива. Причем иногда бывает, что информация должна быть доведена до сотрудников достаточно срочно, например, в течение нескольких часов. Как быть? В этой ситуации Интранет буквально спасает нас, предоставляя целый ряд возможностей массового оповещения:

Новостные электронные рассылки. Письмо точно дойдет всем, у кого есть e-mail, и все точно его прочитают. Чем рассылка через интранет-портал отличается от обычной e%mail рассылки? Тем, что объем информации может быть неограничен - в письме вы даете только анонс новости и ссылку - полная информация находится на портале.
Размещение новости/объявления на главной странице интранет-сайта. Как показывает статистика, 99% сотрудников как минимум 2 - 3 раза в день заходят на сайт, хотя бы для того, чтобы узнать чей-то телефон или e-mail, а у многих страница с поиском контактов открыта постоянно.

Источник официальной информации о компании. Портал предоставляет прекрасную возможность одновременно оповестить всю компанию о кадровых перестановках, новых назначениях.

Обучение, развитие и оценка персонала

И здесь корпоративный портал, приходит на помощь:

Анонсы внешних и внутренних семинаров и тренингов, на которые компания хотела бы отправить своих сотрудников.
Интернет-библиотека - каталог профессиональной литературы в электронном виде.
Бизнес-игры - поданный в игровой форме материал на определенную тему, например, о новом продукте, с последующей он-лайн проверкой знаний сотрудников.

Мотивация сотрудников и формирование корпоративной культуры Пожалуй, стоит объединить эти две задачи, т.к. наличие высокой корпоративной культуры в компании уже само по себе может быть неплохим мотивом для работы в ней.

Как выявили исследования последних лет, не только размер заработной платы является основным критерием в выборе компании. Психологический климат, забота о сотрудниках, наличие корпоративных мероприятий - все это достаточно сильно влияет на решение работать в компании, а в некоторых случаях может удержать сотрудника от ухода из компании.

Как же интранет-сайт может помочь компании решить эти вопросы?

На страницах интранет-издания можно размещать обращения руководителей к сотрудникам - видение приоритетов, комментарии важных событий. Особенно это важно в кризисных ситуациях.
Организация регулярных интервью с ключевыми сотрудниками. Подобные интервью позволяют человеку почувствовать свою значимость и причастность к достижениям и успеху компании.
Репортажи, фотоотчеты с корпоративных мероприятий, разнообразные конкурсы для сотрудников.

Обратная связь
Корпоративный портал является интерактивным инструментом, позволяющим организовать эффективный обмен информацией в компании. Не только руководство может обратиться к коллективу, но и любой сотрудник может через газету высказать свое мнение или уточнить какую-либо информацию. Для этого в интранет-порталах предусмотрены следующие инструменты:

Анкетирование - прекрасный инструмент для отдела кадров.
Форум - неформальное общение, обмен мнениями, с которыми может познакомиться и руководство.
Частные объявления.

Преимущества интранет-сайта перед другими внутрикорпоративными СМИ Мы рассказали лишь о нескольких способах решения HR-задач при помощи внутрикорпоративного портала, теперь давайте посмотрим, насколько интранет-сайт выгодно отличается от других видов внутрикорпоративных СМИ:

Неограниченность географии компании.

Большой объем информации, доступный всегда и всем.
Возможность разделенного доступа (например, информация, доступная руководству или техническим специалистам, недоступна
остальным сотрудникам).
Ежедневное обновление.
Экономия времени и средств в отличие от печатного издания (верстка, полиграфия).
Экономия человеческих ресурсов на обслуживание (1-2 человека).

Хотите попробовать все вышеперечисленные достоинства Интранета на вкус? Спешите участвовать в конкурсе «Моя компания - мой Интранет!».

Конкурс на лучший Интранет-сайт России!

25 августа стартовал интерактивный конкурс на создание внутрикорпоративного сайта - «Моя компания - мой Интранет!», который продлится 2 недели и завершится 7 сентября. Конкурс проводится на лучший проект интранет%сайта, реализованный на базе RBC MyIntranet-решения компании РБК СОФТ. К 17 сентября Жюри выберет проект-победитель, автору которого и будет присужден главный приз - лицензия на бесплатную установку системы RBC MyIntranet. А авторы лучших проектов получат сертификаты со скидкой на приобретение продукта.

Это первое интерактивное мероприятие подобного формата, когда конкурсанту нужно не представить уже готовый интранет-сайт своей компании, но самостоятельно придумать и разработать внутрикорпоративный ресурс, идеально отвечающий требованиям и нуждам собственной компании. Поэтому оказать информационную поддержку вызвались не только интернет-СМИ, но и профессионалы в области кадрового консалтинга и Public Relations, такие как: журнал «Управление персоналом», интернет-портал Adworker.ru, кадровый холдинг АНКОР, агентство Feld Partners Public Relations, компания HeadHunter, консалтинговая группа «Полилог», портал SuperJob.ru, издательство «Альпина Бизнес Букс», журнал «Корпоративная Культура», компания «Тренинг Бутик».

Подробную информацию и условия участия вы можете найти на официальном сайте конкурса http://www.myintranet.ru/ru/competition/

Материал написан при участии членов Жюри конкурса «Моя компания - мой Интранет!» и специалистов РБК СОФТ.

Другое