Документооборот существует в любой организации: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является непростой задачей: содержать все дела в порядке действительно непросто, особенно при большом количестве документов.

Навести порядок в системе документов организации, сделать работу с документами четкой и эффективной поможет система электронного документооборота.

Приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет автоматизировать выполнение операций организованного хранения, поиска, регистрации, визирования и отслеживания текущих действий с документами. Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» документы в организации начинают действительно работать.

Российские электронные системы управления документооборотом нередко могут напугать пользователя своим громоздким, но, возможно, функциональным интерфейсом. При разработке приложения «ELMA: Электронный документооборот» одной из самых приоритетных задач являлось создание приятного, удобного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» имеет интерфейс стандартного файлового хранилища, привычного даже для неопытных компьютерных пользователей. Доступ к дополнительным функциям приложения осуществляется при помощи кнопок панели инструментов и продуманно расположенных меню. Таким образом, пользователь видит только то, что ему действительно нужно для работы - все ненужные элементы скрыты, но при необходимости могут быть легкодоступны. Благодаря этому обеспечивается быстрое освоение в системе – всего за два-три сеанса работы.

За простым и понятным интерфейсом скрывается богатый функционал, который в руках несколько более опытного пользователя может быть использован для решения сложных задач документооборота в организации. Таким образом, приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет вести учет документооборота, оптимизировать труд делопроизводителя и при этом не требует от пользователей глубоких знаний в области управления систем электронного документооборота.

Ввод и регистрация документов

Интерфейс ввода и регистрации документов в системе прост и понятен – он реализован в виде мастера, состоящего из нескольких последовательных шагов. При вводе документа в систему от пользователя потребуется лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронный документ. На основе этой информации системой генерируется карточка документа – страница, на которой представлена вся информация о документе. В случае регистрации документа от пользователя также потребуется указать некоторые дополнительные атрибуты регистрации. В зависимости от настройки системы данные операции могут быть упрощены или, наоборот, расширены.

Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий файлов. При этом только одна версия файла будет актуальной (текущей), а остальные будут либо его черновиками, либо устаревшими версиями файла. Таким образом, на единой карточке документа хранится вся история изменения содержания документа. При этом версии одного и того же документа, которые нередко изменяются в процессе его согласования, доработки и других действий, могут иметь различные форматы. Версионность документа позволяет избежать путаницы и повторного создания нескольких экземпляров карточки одного документа.

Значительная часть информации до сих пор поступает в организацию в бумажном виде, однако ввод бумажных документов в систему ELMA не является проблемой. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» при наличии установленного на компьютере приложения ELMA Агент позволяет автоматически сохранять в системе электронного документооборота организации отсканированные документы. Поэтому способ ввода в систему бумажных документов практически не отличается от ввода электронных документов – требуется лишь в нужный момент нажать кнопку «Сканировать». Дополнительное программное обеспечение, установленное на компьютере, ровно как лишние операции сканирования и сохранения файлов на жестком диске не потребуются.

Для регистрации документов в системе ELMA используется инструмент Канцелярия. В Канцелярии к документам прикрепляется регистрационно-контрольная карточка и присваивается регистрационный номер.

Архив электронных документов

Все документы приложения «ELMA: Электронный документооборот» формируют единый электронный архив – хранилище документов. Архив документов имеет удобный поиск, позволяющий быстро отыскать нужные документы не только по их названиям, но и по определенным реквизитам. Результаты поиска отображаются в строгом соответствии с правами пользователя на документы – документы, к которым пользователь не имеет доступа, будут скрыты.

Каждый документ электронного архива имеет личную карточку, на которой можно получить полную информацию о документе: файлы версий документа, его реквизиты, а также список всевозможной активности, которая по нему ведется или велась.

Движение документов в организации

Одним из основных преимуществ использования систем электронного документооборота является возможность удобной организации работы с документами. Работа исполнителей с документами ведется полностью в электронном виде, что позволяет не только предотвратить случайную потерю оригинала документа, но и значительно сократить сроки выполнения действий с документами, уменьшить время реакции исполнителей на получаемые задачи, а также при необходимости позволить большой группе людей одновременно обеспечить полноценную работу с документом.

Программа ELMA позволяет организовать движение документов (документооборот) в компании по маршрутам любой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые они с ним будут выполнять.

Это система управления бизнес-процессами. Она позволяет перейти от инструкций к автоматическому исполнению и контролю процессов и помогает управлять эффективностью деятельности компании. Механизм постоянного улучшения позволяет развивать модель управления в компании. ELMA представляет из себя платформу, которая содержит набор базовых функций. На основе платформы строится линейка продуктов ELMA.

Скриншот окна ПО (2015)

В версии 3.8 ELMA Outlook Plugin стал неотъемлемой частью Агента ELMA. Тем самым:

сократились временные затраты на установку;
исключаются ошибки при его установке;
обеспечено взаимодействие MS Outlook с разделом системы ELMA "Работа с клиентами".

Как и прежде ELMA Агент помогает работать с личными сообщениями пользователя и электронными документами.

2016 ELMA ECM+ 3.9

В разделе Документы появилась возможность использовать EQL-поиск, который позволяет создать фильтр даже с такими критериями, которые не заложены в базовом функционале настроек фильтра.
В разделе Канцелярия был доработан механизм автоматической публикации номенклатуры, теперь публикация может осуществляться автоматически 1-ого января нового года, не нужно указывать определенную дату.
Для простого и удобного моделирования процессов в Дизайнере ELMA появились новые блоки операций в разделе Документооборот.

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководящий состав может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

Интерфейсы.

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Функции поиска.

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Административные настройки.

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководящему составу . Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе « ДизайнерELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Безопасность данных и действий.

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

1. Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с ПК или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.

2. Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA , чтобы пользователю не носить целую связку ключей.

3. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer .

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Приложение «ELMA: Электронный документооборот» позволяет автоматизировать выполнение операций организованного хранения, поиска, регистрации, визирования и отслеживания текущих действий с документами. Благодаря использованию приложения «ELMA: Электронный документооборот» документы в организации начинают действительно работать.

Российские электронные системы управления документооборотом нередко могут напугать пользователя своим громоздким, но, возможно, функциональным интерфейсом. При разработке приложения «ELMA: Электронный документооборот» одной из самых приоритетных задач являлось создание приятного, удобного и интуитивно понятного пользовательского интерфейса. Приложение «ELMA: Электронный документооборот» имеет интерфейс стандартного файлового хранилища, привычного даже для неопытных компьютерных пользователей. Доступ к дополнительным функциям приложения осуществляется при помощи кнопок панели инструментов и продуманно расположенных меню. Таким образом, пользователь видит только то, что ему действительно нужно для работы – все ненужные элементы скрыты, но при необходимости могут быть легкодоступны. Благодаря этому обеспечивается быстрое освоение в системе – всего за два-три сеанса работы.

Ввод и регистрация документов

Архив электронных документов

Движение документов в организации

Система ELMA позволяет организовать движение документов в компании по маршрутам любой сложности. Маршрут документа определяет, через каких сотрудников организации пройдет документ, а также порядок и характер работ, которые они с ним будут выполнять.

ELMA - система управления компанией, позволяющая построить эффективное взаимодействие сотрудниковкомпании и контролировать их деятельность с целью повышения качества работы всей компании.

Продуктовая линейка.

ELMA cостоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:

ELMA: Электронный документооборот. Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет быстро настроить систему в соответствии с потребностями компании.
ELMA: Управление бизнес-процессами. Приложение реализует концепцию BPM (Business Process Management), что позволяет строить гибкие адаптивные информационные системы; решения, способные оперативно меняться вместе с изменением бизнес-процессов компании. Для моделирования бизнес-процессов приложение использует международный стандарт BPMN.
ELMA: Управление показателями. Приложение позволяет реализовать в компании принципы целевого управления и вознаграждения по результатам труда. Внедрение в «легкой форме» позволит сформировать набор целевых показателей эффективности (КПЭ, KPI), и наладить оперативный контроль за достижением плановых значений показателей в разрезе целей и стратегии развития компании (реализация механизма BSC или Сбалансированной карты показателей)
ELMA: CRM. Приложение ELMA: CRM не стоит отдельных денег и идет в базовой поставке при покупке любого из приложений ELMA. ELMA: CRM – это операционный CRM, основными функциями которого являются управление процессом продаж (в том числе механизм воронки продаж) и ведение истории взаимоотношений с Вашими контрагентами (база контрагентов, контактов, потенциальных клиентов, сделок и т.д.)
ELMA: Управление проектами. Позволяет легко наладить управление проектной деятельностью в компании. Наряду со стандартным управлением задачами, графиком проекта (диаграммой Ганта) и организацией единого информационного пространства по проекту, ELMA: Управление проектами дает возможность управлять стандартными бизнес-процессами в рамках проектов и управлять проектным бюджетом.
ELMA: Внутренний портал Все приложения базируются на одном - ELMA: Внутренний портал. Это приложение не продается отдельно – оно входит в поставку c любым из приложений ELMA.

ELMA: Внутренний портал включает в себя:

Организационная структура компании
Управление задачами
Календарь
Общение. Лента сообщений.
Внутренний портал. Веб-документы.
Веб-хранилище для файлов

Пакеты ELMA.

ELMA ECM . Отличный инструмент для оперативного управления компанией. Он включает в себя приложения ELMA: Управление бизнес-процессами, ELMA: Электронный документооборот и базируется на Внутреннем портале ELMA.
ELMA BPM Suite . Система позволяет организовать управление процессами в компании на основе метрик и показателей, исполняемых процессов и связать воедино метрики процессов, стратегию компании и мотивацию персонала. Пакет включает в себя ELMA: Управление показателями, ELMA: Управление бизнес-процессами и базируется на Внутреннем портале ELMA.

Архитектура системы ELMA.

Система управления бизнес-процессами ELMA состоит из набора программ:

Сервер ELMA
Дизайнер ELMA
ELMA Agent

Сервер ELMA включает в себя набор связанных компонентов:

Базу данных
Веб-приложение
Сервер конфигураций
Сервер оповещений

Сервер ELMA является корневым элементом системы. Для начала работы с сервером его необходимо зарегистрировать.

Дизайнер ELMA – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и предоставляет удобный интерфейс для моделирования процессов и создания конфигураций.

Для работы с Дизайнером его необходимо зарегистрировать.

ELMA Agent – это приложение, которое устанавливается на компьютер пользователя и в режиме реального времени показывает оповещения, которые формирует сервер для пользователя.

ELMA Agent не требует регистрации для начала работы и может быть установлен на любое количество компьютеров в организации.

Система ELMA реализует SOA-архитектуру и предоставляет необходимые интерфейсы для расширения системы. ELMA позволяет:

Запустить любой бизнес-процесс, загруженный в систему из внешнего приложения
Вызывать функции внешнего приложения. Поддерживаются синхронные и асинхронные вызовы.

Внедрение системы ELMA.

Специалистами компании «Элевайз» разработана уникальная методика внедрения процессного подхода на предприятии с использованием программного продукта ELMA. ELMA - это новейший и эффективный продукт, предназначенный для компаний, которые хотят внедрить процессный подход к управлению, располагать адаптивными бизнес-процессами, способными к настройке и оптимизации, чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса, нормативным требованиям законодательства и давлению конкуренции.

Для того чтобы система смогла в полной мере использовать все преимущества ваших процессов, компания проводит первичный сбор информации, исследует текущую деятельность предприятия, выявляет потребности и совместно с руководством предприятия определяет круг решаемых задач. В результате формируется список задач, которые необходимо решить в процессе внедрения системы.

Далее происходит изучение организационной структуры предприятия, и даются рекомендации по ее улучшению. Совершенствование организационной структуры предприятия - важнейшая часть ее организационного развития. На данном этапе происходит актуализация штатного расписания и приведение его к фактическому виду.

Следующий шаг на подготовительном этапе внедрения системы - анализ текущей деятельности предприятия. Целью такого анализа является выделение определенного количества бизнес-процессов с целью дальнейшей их автоматизации. В результате образуется сеть процессов, отражающая текущее положение дел на предприятии. Кроме того, четко определяется ответственность сотрудников за выполняемый ими объем работ. Это резко повышает исполнительскую дисциплину и управляемость персонала. Руководитель видит реальное положение дел на предприятии.

После того, как сформированы первичные модели, совместно с руководителями и ключевыми ответственными исполнителями проводится сравнение полученных результатов и видения руководства. На данном этапе может быть скорректирована как модель деятельности предприятия, так и порядок выполнения некоторых операций на предприятии в соответствии с целями и задачами руководителей. Как правило, это происходит в формате расширенных совещаний, где каждый ответственный исполнитель вносит свои предложения по улучшению деятельности предприятия. А это в конечном итоге - залог успешности деятельности всей организации.

Технические специалисты, в свою очередь, осуществляют подготовку к развертыванию решения у заказчика. Данный этап включает в себя установку на сервере и проверку работоспособности системы на рабочих местах пользователей. В ходе этих работ устраняются последние замечания и недочеты в работе системы. Одновременно сотрудники заказчика обучаются взаимодействию с программой, а получают базовые знания в области бизнес-процессов.

Экономическая эффективность.

Сотрудники компании более ответственно подходят к своим обязанностям , потому что: процессы регламентированы, и сотрудник четко знает, что он обязан делать. Кроме того, система обеспечивает эффективный контроль выполнения задач со стороны руководства.

Повышается эффективность работы сотрудников при решении "типовых" задач благодаря четкой регламентации процессов в компании и повышению дисциплины.

Экономится время сотрудников на поиск нужного документа , потому что все необходимые документы доступны "в 2 клика".

Сотрудники оперативно получают необходимую информацию и могут самостоятельно принимать решения благодаря быстрому доступу к документам и четкому пониманию своей зоны ответственности в рамках каждого бизнес-процесса.

Снижается процент потери информации при передаче задач от одного сотрудника к другому.

Уменьшается объем бумажного документооборота.

Увеличивается общая скорость выполнения процесса.

Упрощается создание и поддержка Системы Менеджмента Качества за счет возможности получать актуальные регламенты процессов и возможности постоянно осуществлять улучшение бизнес-процессов.

Облегчается обучение и адаптация новых сотрудников.

Преимущества системы.

Для работы с системой достаточно веб-браузера. Благодаря этому работать с системой можно из любой точки мира без установки дополнительного программного обеспечения.

Для описания бизнес-процессов используется современный язык BPMN - на сегодняшний день лучший и самый прогрессивный мировой стандарт для описания бизнес-процессов.

Трудовые отношения