Правильно заполнить трудовую книжку - образец для этого должен быть в отделе кадров каждой организации. Если компания является первым работодателем специалиста, она обязана завести для него трудовую книжку, а значит, корректно заполнить необходимые разделы. Однако и когда в фирму приходит человек с опытом, работодателю важно следить за актуальностью содержащейся в книжке информации, а также вносить соответствующие записи. Как корректно это делать, расскажем в нашей статье.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

По общему правилу сотруднику, впервые поступающему на работу, должна быть заведена трудовая книжка. Причем обязанность по заведению и заполнению трудовой книжки возложена на первого работодателя (ст. 65 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если фирма нанимает человека по гражданско-правовому договору, то заведение и заполнение трудовой книжки не требуется, даже если у работника ее нет.

В дальнейшем, когда работник увольняется и идет устраиваться на новое место работы, он должен передать свою трудовую книжку новому работодателю, а тот продолжит делать в ней соответствующие записи.

Поэтому любая компания должна знать, как заполнить трудовую книжку корректно.

Основные требования и порядок заполнения трудовых книжек закреплены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), а также в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).

Что именно важно знать компании?

1. В трудовой книжке нужно фиксировать любые изменения в карьерном положении работника (повысилось служебное положение, переведен в другой отдел/департамент, присвоены награды и т. д.).

2. Записи в трудовой книжке должны быть обязательно на русском языке. Однако если там, где функционирует организация (к примеру, в национальной республике), кроме русского дополнительно принят еще один язык, то в трудовой книжке можно также делать дублирующую запись фактов биографии специалиста на этом языке (п. 6 Правил № 225).

3. Следует следить за выполнением некоторых технических требований. Так, все факты трудовой биографии должны отражаться в книжке без каких-либо сокращений, в строгой хронологической последовательности со сквозной нумерацией. Специальное требование существует даже относительно типа и цвета ручки, которой компания заполняет трудовую книжку: перьевая или гелевая, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции № 69, п. 11 Правил № 225).

Нас ждут электронные трудовые книжки? Ответ .

Пример заполнения трудовой книжки: сведения о работнике

Итак, «стартовые» сведения о работнике вносит в трудовую книжку его первый работодатель. Что это за сведения? Это фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование работника на момент заведения трудовой книжки. Вся эта информация должна быть вписана в соответствующие графы титульного листа.

О налоговых последствиях для работодателя при выдаче трудовой книжки см. в материале «Минфин напомнил, как быть с НДС и прибылью при выдаче трудовых книжек» .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Организация заполняет такие графы, основываясь на предоставленных сотрудником оригиналах подтверждающих документов (паспорта или другого удостоверяющего личность документа, диплома об образовании и т. д.). Но если оригиналов сотрудник по каким-либо причинам предоставить не может, то компания вправе заполнить титульный лист трудовой книжки и на основании копий, которые должны быть заверены нотариально.

После того как вся указанная информация о сотруднике была внесена в трудовую книжку, необходимо завершить процедуру заполнения. Для этого на титульном листе компания проставляет дату заполнения и демонстрирует лично сотруднику ту информацию, которая была внесена в книжку. Далее сотрудник, если вся внесенная информация верна, должен поставить свою подпись на титульном листе, после чего на этом же самом листе расписывается представитель кадрового отдела. На этом информация о сотруднике считается внесенной.

После заполнения трудовая книжка остается в отделе кадров компании-работодателя.

Однако если какие-либо «стартовые» сведения о работнике претерпели изменения (к примеру, изменилась фамилия или имя), то компания должна актуализировать информацию в трудовой книжке. Для этого следует зачеркнуть старые данные и вписать новые (если изменения касаются имени, фамилии или отчества специалиста). В случае если изменения касаются образования/профессии, то следует просто добавить актуальные сведения в трудовую книжку в качестве дополнительной записи сразу после предыдущих данных (п. 2.3–2.4 Инструкции № 69).

Как заполнить трудовую книжку в части сведений о работе

«Стартовые» сведения, как было указано выше, вносятся в трудовую книжку единожды, а далее только актуализируются при необходимости.

Однако основное содержание рассматриваемого документа - это не информация об образовании работника и его личности; это сведения о местах, где он трудился в различные периоды своей жизни.

Для фиксации такого рода информации в трудовой книжке предусмотрен раздел «Сведения о работе». Рассмотрим, как заполнить в трудовой книжке этот раздел. Сведения о работе начинает заполнять первый работодатель специалиста и в дальнейшем при каждом переходе в новую организацию, а также при каждом изменении в служебном (карьерном) положении работника.

В указанном разделе отражается как общая информация о месте, где трудится работник, так и конкретные сведения о его должности, выполняемых функциях. Кроме того, если имеет место переход работника из одного структурного подразделения фирмы в другое либо увольнение из компании, то такой факт также отражается в этом разделе.

Сам раздел состоит из 4 граф.

В первой из них следует указывать порядковый номер события. Вторая графа предназначена для указания даты, когда такое событие имело место. Содержание факта трудовой биографии сотрудника отражается в третьей графе. Там фирма-работодатель указывает (в случае с приемом на работу нового специалиста) полное и сокращенное наименования, а также на какую должность и в какой отдел он был зачислен.

О корректном указании наименования фирмы см. в статье «Роструд разрешил "штамповать" трудовые книжки» .

Четвертая графа служит для документального подтверждения достоверности отражаемого события. Здесь фирма указывает, на основании какого документа, например, приказа руководителя, специалист был зачислен в штат организации. При этом в этой графе следует прописать основные реквизиты такого документа (п. 3.1 Инструкции № 69).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник до прихода в компанию успел отслужить в армии, то непосредственно перед записью о приеме в штат компании следует указать также годы и место его службы (п. 21 Правил № 225). При этом в качестве подтверждающего документа выступает военный билет. Аналогичное правило действует и в случае, когда работник до трудоустройства проходил какие-либо курсы по повышению квалификации.

В указанном выше алгоритме должны фиксироваться все факты смены работником основного места трудовой деятельности, а также его продвижения по карьерной лестнице. Кроме того, здесь же могут отражаться и сведения о работе специалиста по совместительству у другого работодателя. Как заполнить трудовую книжку при работе по совместительству, указано в п. 20 Правил № 225. Согласно им вносить в трудовую книжку сведения о работе по совместительству у другого работодателя должен именно основной работодатель (п. 20 Правил № 225). Для этого сотруднику нужно запросить у второго, неосновного, работодателя корректно оформленный документ, подтверждающий работу у него в качестве совместителя.

Наряду с указанным в трудовой книжке предусмотрен еще один раздел для отражения сведений о работе специалиста - «Сведения о награждении», который также состоит из 4 граф и порядок заполнения которого, по сути, аналогичен алгоритму внесения записей в раздел «Сведения о работе». В этом разделе фирма указывает факты присвоения сотруднику госнаград, званий, грамот и др.

Если же работник покидает компанию, то этой факт также фиксируется в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе». При этом обязательно указывается (в графе 3), на основании чего (причина и соответствующая норма) был расторгнут трудовой договор. Например: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

ВАЖНО! Запись об увольнении специалиста должна быть датирована его последним рабочим днем (п. 5.1 Инструкции № 69).

При этом работодателю следует помнить, что если причиной для увольнения послужили основания, в связи с которыми у работника возникают какие-либо льготы, то такие основания также следует перечислить в графе 3 при внесении записи об уходе специалиста из фирмы (например, увольняется по причине ухода за ребенком до 14 лет).

О том, в каком порядке при увольнении происходит возврат сотруднику трудовой книжки, см. в статье .

Как правильно заполнить трудовую книжку: образец-2018

Выше были отражены основные правила и подходы к заполнению трудовой книжки независимо от рода деятельности специалиста и характера выполняемой работы.

Чтобы понять, как правильно заполнить трудовую книжку, можно скачать образец на нашем сайте.

Итоги

Порядок заполнения трудовой книжки детально отрегулирован Инструкцией № 69 и Правилами № 225. Для того чтобы знать, как заполнить трудовую книжку правильно, кадровому подразделению нужно ознакомиться с этими документами, изучить приведенные в них положения и нормы - как технические, так и содержательные. В частности, при заполнении трудовых книжек законодатель требует проставлять сквозную нумерацию вносимых событий, фиксировать записи на русском языке и др. Основное же содержательное требование - отражать абсолютно все факты из трудовой биографии сотрудника, приводящие как к карьерному продвижению, так и к смене места труда. При этом важно следить за достоверностью таких фактов. А именно: вносить записи в трудовую книжку только на основании оригиналов документов либо заверенных нотариально копий.

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.
Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Дубликат содержит информацию:

Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:

фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»);
дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год);
сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)
специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании;

Далее, заполняется строчка «Дата заполнения трудовой книжки», которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
Выговор не заносится в трудовую книжку. Единственное исключение это такой вид дисциплинарного взыскания как увольнение, приказ о котором ссылкой на конкретную норму ТК РФ обязательно отображается в трудовой книжке.

Вкладыш

Если в одном из разделов трудовой книжке нет места для новых записей, в нее вшивается вкладыш.

Вкладыш является законным продолжением трудовой, выдается и оформляется в общем порядке.

Важным условием действительности вкладыша является его совместное предоставление с трудовой книжкой, без которой он не имеет юридической силы. В самой трудовой делается отметка о наличии вкладыша к ней.

Изменение фамилии

Исправления на титульной странице, например, в имени, фамилии делаются уполномоченным лицом, на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство).

При этом одной чертой зачеркиваются прежние данные и вносятся новые. Подобное исправление, обязательно должно быть, подкреплено ссылкой на документ, которая делается на внутренней стороне обложки и удостоверяется печатью и подписью.

Хранение и учёт трудовых книжек

Для учета трудовых книжек работодатель обязан использовать:

специальную приходно-расходную книгу для учета количества трудовых книжек и вкладышей к ней. Она ведаться бухгалтерией и отображает расходование бланков указанных документов с проставлением серии и номера каждого;
книгу учета перемещения книжек и вкладышей. Заполняется кадровой службой и содержит информацию о принятых на хранение и выданных сотрудникам при увольнении трудовых книжках.

Книги имеют единую утвержденную государством форму. Работник при увольнении и получении на руки своей трудовой книжки обязан засвидетельствовать это своей подписью в журнале учета и личной карточке, которая заводиться на каждого сотрудника.Обе книги являются бланками строгой отчетности и должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью и печатью работодателя.

Ошибка при заполнении: что делать?

Если работник считает, что его трудовая книжка неправильно заполнена, не нужно паниковать, все можно исправить.

Все зависит от того в каком разделе допущена ошибка. Если это титульный лист, то исправление осуществляется путем зачеркивания неверных сведений и прописывания верных, с обязательной ссылкой на документ на обратной стороне обложки.

Если ошибка совершена в других разделах никаких зачеркиваний и исправлений рядом не допускается. Алгоритм исправления прост. Неверная запись признается недействительной, о чем делается отметка словами, а не зачеркиванием, и вноситься новая достоверная запись.

Исправлять ошибку по общему правилу необходимо работодателю, её совершившему. Однако закон позволяет и работодателю по новому месту работы внести соответствующие исправления, но только на основании документа от работодателя, который совершил ошибку.

Не стоит также обращать внимание на наличие или отсутствие голограммы. Голограмма является необязательным элементом и никак не сказывается на действительности трудовой книжки.

Правильное заполнение трудовых книжек — обоюдовыгодное мероприятие как для работника, так и для работодателя. Ведь ошибки влекут за собой санкции для предприятия и отказ от органов социальной опеки для работников.

Образец заполнения трудовой книжки: характеристика документа + основные требо-вания к заполнению + 12 основных ошибок и способы их избежать.

Трудовая книжка – едва ли не единственный документ в жизни человека, который он со щемящим чувством ностальгии время от времени перечитывает.

А как же иначе?

На первой страничке – название компании, где вы впервые узнали, что такое настоящий корпоративный праздник и командный дух, а дальше – больше…

Но как сделать так, чтобы он не только давал вам возможность окунуться в воспоминания о местах «боевой славы», но и сражал своей безупречностью?

Мы с вами рассмотрим не один образец заполнения трудовой книжки и узнаем все нюансы.

Образец заполнения трудовой книжки: а что это и с чем его едят?

Трудовая книжка – документ, который расскажет все о вашем славном трудовом пути.

В него вносят данные об уровне образования и квалификации, профессиональном пути и старательности в исполнении ваших трудовых обязанностей.

Не стоит попрекать кадровиков куском хлеба, ведь оформление, хранение и ведение этого документа – ответственная работа, которая строго регламентируемая законом.

Заполнение образца трудовой книжки проводят для:

фиксации любых событий в карьере (прием, перевод на другую должность, награждения, повышение квалификации, получение дополнительного образования и.д.).

Так что следите за своей репутацией, если вам не хочется, чтобы после поцелуя с коллегой на новогоднем корпоративе вас уволили «по этическим соображениям и за 1 миллион просмотров пьяного дебоша на YouTube»;

фиксации причин награждения и увольнения.

А вот получение премии после блестяще проведенных переговоров – штука более приятная, не так ли?

подтверждения страхового и трудового стажа.

Пусть сейчас это не кажется столь значимым, но когда лет через 30-40 вам не будет хватать на валидол из-за мизерной пенсии, вы убедитесь в том, как важно, чтобы ваши документы были оформлены надлежащим образом, как говорится, без сучка и задоринки.

Где взять информацию о грамотном заполнении образца трудовой книжки?

«Не нужно знать все, нужно только знать, где искать необходимую информацию!» – утверждают «продвинутые» педагоги, и мы полностью с ними согласны.

Не ошибиться при заполнении образца трудовой книжки помогут следующие нормативные акты :

Трудовой Кодекс РФ расскажет вам о том, что являет собой этот документ с точки зрения законодателя, как его грамотно оформить, вести и хранить (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683);

Кодекс об административных правонарушениях РФ укажет на ответственность работодателя при ненадлежащем ведении, заполнении, хранении бланков личных документов.

Так что «схалявничать» точно не получится (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661);

Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках».

Именно тут содержится образец о том, как правильно заполнять трудовую книжку и вкладыша, а также устанавливаются нормы ее хранения (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_41888);

Постановление № 69 от 10.10.2003 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» акцентирует внимание должностных лиц на том, как грамотно исправить ошибки, допущенных при заполнении данного документа (http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44948).

Образец заполнения трудовой книжки: главные правила и распространенные ошибки

Основные требования к трудовой книжке и образец правильного заполнения: как не заблудиться в трех соснах?

Долой ошибки при заполнении!

Даже в служебные бумаги самого старательного и исполнительного сотрудника всея Руси и настоящего профессионала своего дела могут вкрасться досадные ошибки, поэтому образец заполнения трудовой книжки никогда не будет лишним.

Как правильно заполнить трудовую книжку, чтобы избежать штрафов от проверяющих органов? Читайте в нашей статье, скачайте образцы заполнения

Читайте в нашей статье:

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовая книжка - это документ, наиболее полно отражающий трудовую деятельность гражданина и при ее заполнении кадровики обязаны соблюдать определенные правила (Постановление №225 от 16.04.2003г).

Если человек устраивается на свою первую в жизни работу, бланк трудовой книжки выдаётся организацией, которая его принимает, она же заполняет и титульный лист.

Неправильное заполнение титульного листа может в будущем создать проблемы сотруднику, поэтому отнестись к его оформлению следует с особым вниманием:

фамилия, имя и отчество вносятся полностью в соответствующие строки, не допускается использование инициалов;

дата рождения вносится арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг (частая ошибка кадровиков – обозначение месяца рождения буквенным эквивалентом);

образование - эта строка заполняется строго в соответствии с подтверждающими документами:

В нашей стране люди довольно рано начинают свою трудовую деятельность, зачастую совмещая её с учебой в колледже или вузе. При заполнении трудовой книжки на такого работника у кадровиков может возникнуть вопрос – а что писать в строке «образование»? Согласно правилам, конечно, нужно вносить сведения на основании школьного аттестата, поскольку диплома у студента пока еще нет. Однако, не будет нарушением временно оставить пустой эту строку, и по факту получения диплома, внести в неё соответствующие сведения;

специальность - заносится на основании диплома. Распространенная ошибка при заполнении трудовой книжки в 2019 году – кадровик путает квалификацию и специальность, хотя в документе об образовании эти понятия четко разделены. Возвращаясь к вопросу о сотрудниках-студентах – очевидно, что специальности они пока не получили, так что же писать в этой строке? По аналогии с предыдущей, лучше всего оставить ее временно не заполненной, чем допускать нелепую ошибку и вписывать сюда не специальность, а должность, на которую принимают сотрудника;

дата оформления документа чаще всего совпадает с датой приема на работу (по приказу), но не всегда, поскольку работодатель обязан заполнять трудовую книжку только тех сотрудников, которые проработали более пяти дней;

На титульном листе обязательны подписи владельца книжки и лица, выдавшего её. Заверяется документ печатью организации.

Как заполнить трудовую: пошаговая инструкция

Любые сведения заносятся в трудовую книжку не позднее, чем через 7 дней после издания руководителем соответствующих приказов. Исключение составляют случаи увольнения сотрудника – тогда отметка проставляется в трудовой книжке в последний рабочий день.

Структура документа довольно проста и понятна для заполнения, однако, существуют некоторые тонкости, о которых необходимо знать.

Шаг 1. Раздел «Сведения о работе». Начинать заполнение этого раздела нужно, как ни странно, со столбца 3. Первая запись в нем – это название первой организации, в которую принят на работу владелец трудовой книжки, своеобразный подраздел, в котором в дальнейшем будут фиксироваться события трудовой деятельности человека в этой организации.

Шаг 2. Вернемся к столбцам 1 и 2. Строки, в которых указано название организации, не нумеруются. Порядковый номер присваивается только той строке, в которой, в соответствии с записями в столбце 3, зафиксировано событие.

Шаг 3. Заносим в столбец 3 непосредственно суть события с указанием его причины, если она имеется. При приеме на работу, например, таковой причины не указывается. В этом же столбце регистрируются прочие события, касающиеся трудовой деятельности служащего:

прием на работу;
постоянный перевод на другую должность (временный перевод в трудовой книжке не фиксируется);
сведения о повышении квалификации, изменении квалификационной категории или разряда;
увольнение.

Также в столбец 3 заносится информация о переименовании или реорганизации предприятия, например: Общество с ограниченной ответственностью «Кристалл» (ООО «Кристалл») 22.01.2018 переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Эдельвейс» (ООО «Эдельвейс»).

Эта информация не имеет прямого отношения к трудовой деятельности человека, поэтому такой записи в столбце 1 порядковый номер не присваивается, но в столбце 4 указывается основание, согласно правилам.

Шаг 4. Должность и подпись лица, вносившего запись – строкой ниже.

Шаг 5. В столбце 4 обозначены реквизиты документа, на основании которого произошло событие. Обычно это приказы руководителя, т.е. запись может выглядеть так «Приказ №17 от 25.02.2018 г».

Шаг 6. Занесение каждой новой записи в трудовую книжку помимо заверения подписью руководителя, визируется печатью организации.

Шаг 7. При приеме на новое место работы в столбце 3 работодатель пишет название организации (без нумерации в столбце 1), после чего вносит первую запись о приеме на работу, уже нумеруя её. Стоит отметить, что нумерация используется сквозная, то есть, каждый последующий работодатель продолжает нумерацию, начатую предыдущим.

Раздел сведений о награждениях и поощрениях заполняется аналогично разделу сведений о работе. Здесь отражена информация о присвоенных званиях, полученных наградах и грамотах, включая государственные. Заносятся только те награждения, которые выданы согласно приказу руководства. Например: «Награжден грамотой за многолетний и добросовестный труд» (с указанием реквизитов приказа в ст.4).

Запись в трудовой книжке о приеме на работу: образец

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

Есть и не слишком приятные причины, которые не так часто можно увидеть в трудовых книжках. Например: в связи с несоответствием занимаемой должности, в связи с нарушением требований по охране труда, в связи с предоставлением подложных документов и т.п.

Внимательно изучив Трудовой Кодекс, можно найти статьи, соответствующие этим и другим причинам, и обязательно указать их в трудовой книжке, если все-таки не удалось избежать так называемого «увольнения по статье».

Трудовая книжка (заполнение) — вопросы, связанные с этой частью делопроизводства, интересуют каждого работодателя. В этой статье мы рассмотрим общие вопросы заполнения трудовой книжки , в том числе главные правила ведения трудовых книжек , их правовую основу, а также правила заполнения трудовых книжек при приеме на работу и увольнении.

Трудовая книжка: как получить

Трудовая книжка — важный документ, который удостоверяет трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Эти сведения необходимы не только соискателю при поступлении на работу, но и гражданину для получения некоторых социальных гарантий, льгот, пенсии и т. д. Заполнение трудовой книжки, а также порядок ее заведения, хранения и учета регулируются, помимо Трудового кодекса, соответствующими постановлениями правительства и министерства труда.

Вид трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16.04.2003 (введены в действие с 01.01.2004). Из этого документа можно узнать, как выглядит действующая форма трудовой книжки, но там не найтиобразец заполнения трудовой книжки 2017 года, только отдельные правила, касающиеся заполнения.

Кстати, трудовые книжки прежнего образца действительны по сей день и не подлежат обмену на новый образец.

Порядок оформления трудовой книжки, пример правильного заполнения (образец 2017 года)

Будущий сотрудник при трудоустройстве предъявляет свою трудовую книжку для оформления трудовых правоотношений с нанимателем. Если трудящийся устраивается на работу в первый раз, то по соответствующему заявлению организация-наниматель (или индивидуальный предприниматель) оформляет на трудящегося новую книжку. Наниматель делает запись в трудовую книжку на всех, кто проработал у него более 5 дней (не по совместительству, а на основном месте).

Наниматель, согласно порядку заполнения трудовой книжки, должен внести в нее следующие записи:

о трудящемся;
самой работе;
внутренних и внешних переводах;
об увольнении;
наградах и заслугах работника.

Важно: данные о взысканиях в трудовую книжку не заносятся, исключение может составить взыскание в виде увольнения работника.

Если у трудящегося есть не только основная работа, но и по совместительству, основной наниматель может, по инициативе самого работника и при наличии справки, которая подтвердит такое совместительство, сделать запись в трудовую книжку и о совместительстве в том числе.

Обязанность по организации работы по хранению, ведению и учету трудовых книжек возложена на нанимателя, а обязанность по непосредственному хранению, учету и ведению трудовой книжки, наниматель возлагает на сотрудника, назначенного или распоряжением. Назначенный сотрудник (им в разных организациях могут быть специалисты по кадрам, кадровые делопроизводители, бухгалтеры, руководители и пр.) имеет право заполнять трудовые книжки и заверять своей подписью и печатью организации записи в них. Приказы о назначении уполномоченных лиц, как правило, проверяются трудовой инспекцией.

Важно: назначить ответственным за оформление трудовой книжки можно только того работника, у которого такие обязанности предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией. Если руководитель организации или индивидуальный предприниматель ведет кадровый учет самостоятельно, то он должен издать приказ о возложении функций по осуществлению кадрового учета на себя. Пример заполнения трудовой книжки при этом без проблем можно найти в Сети.

Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ

Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:

Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:

порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».

Трудящегося знакомят со всеми записями в трудовой книжке, за которые он расписывается в личной карточке, сведения в которую дублируются.

Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?

По трудовому законодательству у работника должна быть одна трудовая книжка, в которую работодатель вносит все необходимые записи. Однако иногда в силу различных жизненных обстоятельств может случиться так, что у работника обнаружится вторая трудовая книжка.

Это может произойти, например, если сотрудник уволился, потерял трудовую книжку, и при трудоустройстве на новую работу ему оформили новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.04.2008 № 1026-6). Впоследствии же работник нашел потерянную книжку. Так у него оказалось одновременно 2 документа.

В этом случае в законодательстве не прописано каких-либо санкций за наличие у работника 2 трудовых книжек. Работодатель также не имеет права как-либо оштрафовать сотрудника или отказать ему в приеме на работу по этому основанию (ч. 1 ст. 64 ТК РФ).

При этом работодатель должен вносить сведения о работе и иные необходимые записи только в одну из трудовых книжек, поскольку ведение нескольких книжек на одного работника законом не предусматривается.

Использование при увольнении и при приеме на работу образцов заполнения трудовой книжки

Как уже оговаривалось выше, при приеме на работу работодатель, согласно правилам оформления трудовой книжки, не более чем через 5 дней делает в ней запись о его приеме на основании приказа. Если гражданин принимается на работу в первый раз, то он расписывается на титульной странице заведенной работодателем трудовой книжки, чем подтверждает правильность занесенных в нее сведений (но он не отвечает за правильное заполнение трудовой книжки).

Важно: если наниматель — физическое лицо, которое не является предпринимателем, то он не может заводить новые трудовые книжки и делать отметки (записи) в предоставленные ему трудовые книжки. Подтверждением времени рабочей деятельности и стажа в этой ситуации для трудящегося будет трудовой договор, который заключен письменно.

В день окончания трудовых правоотношений (последний день работы) наниматель должен отдать сотруднику трудовую книжку и другие документы, связанные с трудовой деятельностью, а также рассчитать сотрудника.

Когда отдать трудовую книжку по разным причинам нет возможности, наниматель в письменном виде уведомляет трудящегося о том, что необходимо забрать трудовую книжку или направить ему согласие на пересылку трудовой книжки почтой. С момента направления такого сообщения работодатель не ответственен за задержку выдачи трудовой книжки. Кроме сказанного, ответственность снимается, если последний день рабочей деятельности работника не совпадает с датой окончания трудового договора.

Чтобы не допустить ошибки, лицу, ответственному за ведение кадровых дел, имеет смысл ознакомиться с образцами заполнения трудовых книжек, в которых отмечены различные основания для приема на работу и для увольнения. Так будет проще понять, какие формулировки могут использоваться в зависимости от ситуации.

При внесении записи об увольнении следует иметь в виду, что основание увольнения, а также его причина должны в точности соответствовать формулировке закона. Кроме того, под записью об увольнении ставят подписи работодатель и сам работник. Запись заверяется печатью организации.

Настоящая статья раскрывает обобщенные понятия о ведении трудовых книжек, общие правила их заполнения. Информацию о частных случаях, например о внесении записи в связи со сменой фамилии или об исправлении записи, а также о порядке заверки копии трудовой книжки, можно найти в отдельных статьях соответствующего раздела нашего сайта.

Другое